Las mejores indicaciones para capacitar a su recepcionista de IA

Su empresa merece una recepcionista que siempre esté lista para causar una excelente primera impresión. Una recepcionista basada en inteligencia artificial puede brindar asistencia las 24 horas del día, personalizar las interacciones diarias y atender las llamadas mientras estás fuera o estás demasiado ocupado para responder. Sin embargo, como cualquier herramienta poderosa, necesita la orientación adecuada para funcionar al máximo.

Piensa en las indicaciones como las instrucciones que guían cada movimiento de tu IA. Determinan la forma en que tu IA entiende las solicitudes de las personas que llaman, proporciona información e incluso refleja la personalidad de tu marca. Aquí te guiaremos paso a paso a través del arte y la ciencia que hay detrás de la ingeniería rápida, las mejores prácticas y los ejemplos rápidos para ayudarte a empezar.

¿Qué son los recepcionistas de IA?

Los recepcionistas de IA son las voces amables y eficientes que saludan a las personas que llaman, incluso cuando no puedes. Impulsados por la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural, estos recepcionistas virtuales van más allá de los sistemas automatizados básicos: comprenden y responden realmente al lenguaje humano, proporcionando una experiencia personalizada y atractiva para cada persona que llama.

Piense en ellos como los miembros de su equipo siempre activos y listos, capaces de:

• Saludar a las personas que llaman con una cálida bienvenida: Al igual que una cara amable en la recepción, su recepcionista de IA puede saludar a las personas que llaman con una bienvenida personalizada, marcando la pauta para una interacción positiva. Por ejemplo, un bufete de abogados podría usar una voz tranquila y profesional, mientras que un restaurante podría optar por un tono más enérgico y optimista.
• Responder a preguntas frecuentes: ¿Cansado de responder las mismas preguntas una y otra vez? Su recepcionista de inteligencia artificial puede gestionar esas preguntas frecuentes con facilidad, proporcionando respuestas instantáneas sobre su horario comercial, ubicación, servicios o precios. Esto permite a su equipo centrarse en consultas y tareas más complejas.
• Recopilación de información: Ya no tendrás que buscar bolígrafo y papel. Su recepcionista de IA puede recopilar detalles esenciales de las personas que llaman, como su nombre, información de contacto y motivo de la llamada, asegurándose de que tiene toda la información que necesita para realizar un seguimiento eficaz.
• Enrutamiento de llamadas: Su recepcionista de IA puede hacerlo de forma inteligente llamadas directas al departamento o miembro del equipo correcto, minimizando los tiempos de espera y conectando a las personas que llaman con la persona adecuada la primera vez.

Entender las indicaciones de la IA

Al igual que las instrucciones claras conducen a un viaje sin problemas, las indicaciones bien elaboradas son esenciales para un rendimiento óptimo de la IA. Un mensaje vago o ambiguo puede generar respuestas irrelevantes, interpretaciones erróneas e incluso interacciones frustrantes para las personas que llaman.

Por otro lado, un aviso claro, conciso y bien estructurado permite a la IA:

• Comprenda su intención: Interprete con precisión la solicitud de la persona que llama e identifique la acción adecuada a tomar.
• Proporcione respuestas relevantes: Proporcione información precisa, útil y alineada con sus objetivos empresariales.
• Participa en conversaciones naturales: Interactúa con las personas que llaman de una manera que se sienta humana y atractiva.
• Adáptese a diferentes situaciones: Gestione una variedad de escenarios con confianza y flexibilidad.

Principios clave para crear indicaciones de IA eficaces

1. Claridad y especificidad:
Al igual que no darías instrucciones vagas a un nuevo empleado, es importante que seas claro y específico con tu IA. En lugar de generalizar, usar un lenguaje preciso y evita la jerga técnica que pueda confundir a tu IA. Cuanto más refines tu mensaje, mejor entenderá tu IA lo que quieres que haga.

2. El contexto es clave:
Cuanta más información básica proporciones, mejor podrá tu IA entender la situación y responder de una manera que tenga sentido. Esto puede incluir detalles sobre tu empresa, las posibles necesidades de la persona que llama o incluso el tono general que quieres transmitir.

3. Defina la salida deseada:
¿Quieres una respuesta breve y concisa, una explicación detallada o quizás una acción específica, como dirigir la llamada al miembro del equipo adecuado? Al guiar a la IA hacia el resultado deseado, obtendrás respuestas que no solo son precisas, sino que también se adaptan perfectamente a tus necesidades.

4. La iteración es esencial:
No esperes la perfección en el primer intento. Experimenta con diferentes indicaciones, comprueba cómo responde tu IA y usa esas respuestas para refinar tus instrucciones. Cuanto más interactúes con tu IA y observes sus respuestas, mejor entenderás cómo crear indicaciones que realmente den en el clavo.

5. Tono y estilo:
Establece el tono y el estilo deseados para las respuestas de la IA. ¿Quieres que lo sea formal o informal, amable o profesional? Al alinear el estilo de comunicación de la IA con la voz de su marca, se crea una experiencia coherente y positiva para las personas que llaman.

Las mejores indicaciones de IA para su recepcionista de IA

La creación de indicaciones de IA eficaces consiste en comunicar sus necesidades de forma clara y concisa para que la máquina pueda ofrecer resultados excepcionales. Antes de empezar a escribir, ten en cuenta los siguientes principios fundamentales para los recepcionistas de voz basados en la IA:

Saludo a las personas que llaman

Su recepcionista de IA saludo de correo de voz marca la pauta de toda la conversación. Estos son algunos ejemplos que le servirán de inspiración:

• Saludo básico: «Gracias por llamar a [el nombre de su empresa]. ¿Cómo puedo ayudarlo hoy?» (Sencillo, amigable y versátil).
• Saludo del hotel: «Bienvenido a [Nombre del hotel]. Estamos encantados de contar con usted. ¿En qué puedo ayudarlo?» (Cálido, acogedor y orientado al servicio).
• Saludo de peluquería: «Gracias por llamar a [Nombre del salón]. ¿Quieres hacer una cita o quieres saber más sobre nuestros servicios?» (Directo, útil y anticipa las necesidades).

Prueba este mensaje:

«Cuando una persona llame, salude con un tono cálido y entusiasta, utilizando el siguiente guion: '¡Hola y gracias por llamar a [el nombre de su empresa]! Estamos muy contentos de que se haya puesto en contacto con nosotros. ¿Cómo podemos hacer que tu día sea mejor? '»

Programación de citas

Muchos recepcionistas de IA pueden gestionar las reservas sin esfuerzo, pero aun así necesitan indicaciones detalladas para ofrecer una experiencia perfecta.

Prueba estas instrucciones:

Programación básica: «Si la persona que llama pide reservar una limpieza, guíala por los horarios disponibles para las citas y confirma la fecha y hora que prefieren».

Programación específica: «Cuando una persona solicite una limpieza de alfombras para un apartamento de dos habitaciones, ofrézcale opciones de citas los martes y jueves entre las 9:00 a.m. y las 12:00 p.m.»

Cómo dirigirse a un especialista en programación: «Si la persona que llama pide programar una cita, infórmele amablemente de que la pondrás en contacto con nuestro especialista en programación, quien puede ayudarlo más. Asegúrese de que su tono sea amable y profesional. A continuación, transfiera la llamada al siguiente número de teléfono [inserte la extensión del equipo de programación]».

Responder a consultas comunes

Al anticipar las preguntas más comunes, puede ayudar a su IA con los conocimientos necesarios para proporcionar respuestas instantáneas y precisas.

Posibles indicaciones:

Horario comercial: «Cuando la persona que llama pregunte por nuestro horario comercial, responda con: «Nuestro horario comercial habitual es [los días de la semana] desde [hora de inicio] hasta [hora de finalización]. También ofrecemos servicios de emergencia las 24 horas del día. Si tiene una solicitud urgente, diga «emergencia» o pulse [número en el teclado] '».

Servicios: «Si la persona que llama pregunta qué servicios ofrecemos, enumere y describa brevemente cada servicio, incluida la limpieza de alfombras, la limpieza de tapicerías, la eliminación de manchas y la restauración de daños causados por el agua».

Precios: «Cuando la persona que llame pregunte por los precios, indíquele los precios iniciales de nuestros paquetes de limpieza básicos, estándar y premium. Luego, ofrézcase a programar una consulta gratuita para obtener un presupuesto personalizado».

Políticas: «Si la persona que llama pregunta por nuestra política de cancelación, infórmele que las citas se pueden reprogramar o cancelar con al menos 24 horas de antelación. En el caso de las cancelaciones en un plazo de 24 horas, se puede aplicar una tarifa [de importe]».

Ofertas especiales: «Cuando alguien pregunte por descuentos o promociones, infórmele sobre nuestras ofertas actuales, como un 10% de descuento para clientes nuevos o un protector de alfombra gratis con cada limpieza profunda».

Recopilación de información de clientes

Su recepcionista de IA no es solo una voz amigable, sino que también es una herramienta valiosa para recopilar información esencial de los clientes. Con las indicaciones adecuadas, la recopilación de datos es a la vez eficiente y respetuosa.

Intente usar este mensaje:

«Antes de finalizar la llamada, pregúntale amablemente a la persona que llama si desea que la agreguen a tu lista de correo para recibir promociones y actualizaciones futuras. Si está de acuerdo, recopila su nombre y dirección de correo electrónico. Asegúrate de darles las gracias por su tiempo y reiterarles el valor de unirse a tu lista de correo (por ejemplo, descuentos exclusivos o acceso anticipado a nuevos servicios)».

Primeros pasos con los recepcionistas de voz con IA

Recuerda que la clave es crear indicaciones eficaces. Al proporcionar instrucciones claras, un contexto y los resultados deseados, puede guiar a su IA para que brinde un servicio excepcional y una experiencia al cliente que recordarán (y recomendarán a otros).

A continuación te explicamos cómo empezar:

1. Defina sus necesidades: ¿Qué tareas desea que se encargue su recepcionista de IA? Comience por identificar las consultas, solicitudes y situaciones más comunes a las que se enfrenta su empresa.
2. Crea tus indicaciones: Usa los principios y ejemplos que hemos analizado para crear indicaciones claras, concisas e informativas para cada tarea.
3. Pruebe y perfeccione: Experimente con diferentes indicaciones, analice las respuestas de la IA y realice los ajustes necesarios. Recuerde que la iteración es clave para lograr un rendimiento óptimo.
4. Supervise y mejore: Supervise continuamente el desempeño de su recepcionista de inteligencia artificial, recopile comentarios y perfeccione sus indicaciones para garantizar que siempre satisfagan sus necesidades cambiantes.

Upfirst va más allá de la gestión básica de llamadas. Nuestra tecnología avanzada basada en inteligencia artificial entiende el lenguaje natural, entabla conversaciones dinámicas y brinda experiencias personalizadas que pueden deleitar a las personas que llaman.

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