- Su sistema IVR suele ser lo primero que escuchan los clientes cuando llaman, por lo que una configuración confusa puede hacerle perder clientes antes de que alguien conteste el teléfono.
- Las plataformas IVR tradicionales oscilan entre 10 y 35 dólares por usuario al mes, con opciones para todos los presupuestos y tamaños de empresa
- Si a tus clientes no les gusta navegar por los menús del teléfono, un servicio de contestador de IA como Upfirst puede gestionar llamadas con conversaciones reales
When a customer calls your business, your IVR system is often the first thing they hear. Before they ever speak with you or anyone on your team, they’re listening to menus, pressing buttons, and deciding whether to stay on the line or hang up.
A clunky or confusing IVR setup can cost you customers before they even reach a real person. (We’ve all rage-quit a phone call after the third “please listen carefully as our menu options have changed.”) But a well-designed system routes callers quickly, handles simple questions on its own, and makes your business sound professional.
Here are 9 IVR platforms worth looking at, including a few AI-powered options that skip the menu trees entirely.
What is an IVR system?
IVR stands for interactive voice response. It’s the automated phone prompt system that picks up when someone calls and helps them get where they need to go. You’ve used one before. You call a company, hear “Press 1 for sales, press 2 for support,” and punch in your choice.
A good IVR system routes calls to the right person without needing someone to answer every call manually. It handles simple requests on its own, like sharing your business hours or letting customers check an order status. And it works 24/7, even when your team has gone home.
For small businesses, IVR can be a smart way to manage incoming calls without hiring extra staff. But not every platform is the same, and picking the wrong one will frustrate your customers instead of helping them.
Top 9 IVR platforms for your business
We looked at what’s on the market and narrowed it down to these 9. Here’s what each one does well.
1. Upfirst - The best affordable answering service for small business
Upfirst works differently than traditional IVR. Instead of making callers work through menu trees, it uses human-realistic AI voices to have actual conversations with your customers.
When someone calls, they talk to an AI phone assistant that sounds natural and can handle real questions. It takes messages, answers FAQs, schedules appointments, and routes calls to the right person. No “press 1, press 2” maze.
Setup is quite easy, too. In less than 30 minutes, you could have what’s like a virtual receptionist answering every call. No salary, no breaks needed.
And if you still prefer the phone tree experience, you can easily customize your AI receptionist to handle calls that way. It’s all up to you.
- 24/7 AI-powered call answering
- Natural conversations instead of menus
- Message taking and call routing
- Appointment scheduling
- Custom greetings and responses
- Spam call filtering
Pricing: Affordable monthly plans starting at $24.95/mo
Good for small businesses that want a way to answer every single caller, and to make them feel like they’re talking to someone, not fighting a phone tree.
2. Nextiva - Best IVR system for CRM integration
Nextiva is one of the bigger names if you need your phone system to sync with your CRM. Their platform lets you build multi-level IVR menus and connects with Salesforce and HubSpot.
- Multi-level IVR menus
- Call flow builder
- CRM integrations
- AI voicemail transcription
- Video and SMS included
- AI receptionist as an add-on
Pricing: $23 per user per month (Core Plan).
Good for businesses that want their phone system and CRM talking to each other.
3. RingCentral - Best for all-in-one communications
RingCentral is one of the most recognized names in business phones. Their IVR is reliable and easy to set up, with an auto attendant that handles multi-level menus without much fuss.
- Auto attendant with multi-level IVR
- Voicemail-to-text
- Unlimited domestic calling
- Video meetings
- Call recording
- Mobile and desktop apps
- Team messaging built in
Pricing: Around $20 per user per month (contact sales for pricing)
Good for businesses that want a proven system from a name they trust.
4. CloudTalk - Best for international communications
CloudTalk makes sense if you have customers calling from different countries. They offer local phone numbers in over 160 countries and give you analytics to track how calls are going.
- Local numbers in 160+ countries
- Multi-level auto attendant
- Anti-spam detection (Add-on)
- Branded caller ID (Add-on)
- Real-time analytics
- 100+ integrations
- Call recording and monitoring
Pricing: $39 per user per month.
Good for businesses with international customers.
5. MightyCall - Best if you make a lot of outbound calls
MightyCall was built for small and mid-sized businesses. Their plans include unlimited calling in the US and Canada, and setting up the IVR is straightforward.
- Multi-level IVR
- Unlimited US and Canada calling
- Call recording
- Business hours routing
- Voicemail transcription
Pricing: $25 per user per month (Team plan).
Good for US-based small businesses that want simple, reliable call handling.
6. Dialpad - Best if you want transcripts for every call
Dialpad has AI baked in. Beyond basic IVR, it offers real-time transcription, voice intelligence, and smart routing based on what callers actually say.
- AI-powered transcription
- Voice intelligence
- Enrutamiento inteligente de llamadas
- Correo de voz visual
- Llamadas tridireccionales
- Grabación de llamadas
- Interfaz limpia y moderna
- Integraciones de Google y Microsoft
Precios: 27 USD por usuario al mes (plan estándar).
Ideal para: Ideal para equipos que desean transcripciones detalladas de cada llamada.
7. Teléfono Zoom - Lo mejor para las empresas que ya utilizan Zoom
Si ya usa Zoom para reuniones, Zoom Phone añade llamadas de negocios con IVR básico. Es económico y lo mantiene todo en un solo lugar.
- Operador automático
- Llamadas nacionales ilimitadas
- Grabación de llamadas
- Resúmenes posteriores a las llamadas de IA
- Enrutamiento de llamadas
- Correo de voz con transcripción
- Funciona con Zoom
- Llamadas internacionales disponibles
Precios: 15$ por usuario al mes.
Ideal para las empresas que ya utilizan Zoom y desean mantener bajos los costos.
8. Saltamontes - Ideal para cuando solo necesitas un número de empresa
Grasshopper simplifica las cosas. Es un sistema telefónico virtual para emprendedores en solitario y equipos muy pequeños que necesitan lo básico gestión de llamadas y enviar mensajes sin dolor de cabeza.
- Saludos personalizados
- Reenvío de llamadas
- Correo de voz
- Mensajes de texto empresariales
- Múltiples extensiones
Precios: 18$ al mes (plan True Solo).
Ideal para autónomos y tiendas unipersonales que necesitan una presencia telefónica profesional.
9. Llamada aérea - Lo mejor para análisis
Aircall está diseñado para los equipos de ventas y soporte que trabajan por teléfono. Se centra en el análisis de llamadas, las funciones de equipo y las integraciones estrechas con Salesforce, HubSpot y Zendesk.
- IVR y enrutamiento de llamadas
- Análisis e informes de llamadas
- Llamadas ilimitadas dentro de EE. UU. y Canadá
- Gratuito Agente de voz con IA durante 50 minutos
- Integraciones de CRM
- Susurro y monitoreo de llamadas
- Buzón de llamadas compartido
Precios: 40$ al mes.
Ideal para los equipos de ventas que necesitan el seguimiento de llamadas y la sincronización de CRM.
Cómo elegir la plataforma IVR adecuada
Elegir el correcto se reduce a unas pocas preguntas.
¿Cuántas llamadas recibes? Si solo recibes un puñado cada día, algo simple como Grasshopper podría funcionar. Si tienes docenas o cientos de jugadores, necesitas algo que pueda mantener el ritmo.
¿Qué necesitan normalmente las personas que llaman? ¿Están pidiendo horas? ¿Estás intentando contactar a alguien en concreto? ¿Reservando citas? Adapta la plataforma a tus tipos de llamadas habituales.
¿Qué otras herramientas utilizas? Si utilizas un CRM o un servicio de asistencia, asegúrate de que tu IVR pueda conectarse con él. Evita que tengas que copiar información entre sistemas.
¿Cuál es tu presupuesto? La mayoría de las plataformas cobran entre 10 y 35 dólares por usuario al mes. Sume cuántas personas necesitan acceder y tenga en cuenta los extras.
¿Sus clientes quieren menús o conversaciones? El IVR tradicional funciona para un enrutamiento sencillo. Sin embargo, muchas personas prefieren simplemente hablar con alguien, incluso si se trata de IA.
El problema del IVR tradicional
A mucha gente no le gustan los menús de los teléfonos. Todos hemos estado ahí. Atrapados en un árbol de teléfonos, pulsando botones, esperando en espera y, a veces, se desconectan después de tres niveles de opciones. No es exactamente una buena primera impresión.
La mayoría de las personas prefieren hablar con una persona real en lugar de navegar por los menús. Cuando el IVR es demasiado complicado o no tiene las opciones correctas, las personas que llaman se sienten frustradas. Algunos se dan por vencidos y llaman a un competidor. Es un cliente perdido incluso antes de que tuvieras la oportunidad.
El IVR tradicional funciona cuando los tipos de llamadas son predecibles y las personas que llaman saben lo que necesitan. Resulta menos útil cuando las personas tienen preguntas únicas o cuando tu menú no coincide con lo que buscan.
Servicios de respuesta de IA: la alternativa moderna
Servicios de respuesta con IA gestionar las llamadas de forma diferente. En lugar de menús, utilizan inteligencia artificial para mantener conversaciones naturales con las personas que te llaman.
Cuando alguien llama, solo dice lo que necesita. La IA escucha, entiende y responde. Puede responder preguntas, recibir mensajes, programar citas o dirigir las llamadas a la persona adecuada. Sin necesidad de apretar botones.
Las ventajas sobre el IVR tradicional: las personas que llaman obtienen una experiencia más natural, no hay menús confusos y la IA puede gestionar preguntas inesperadas.
Si los clientes se han quejado de tu sistema telefónico o te preocupa perder llamadas debido a una navegación frustrante, podría valer la pena probar un servicio de IA.
Industrias que más se benefician del IVR
Algunas empresas obtienen más valor del IVR que otras. Si el teléfono suena constantemente o si reservas citas por teléfono, un buen sistema se amortiza rápidamente.
Servicios a domicilio - Empresas de climatización, fontaneros, electricistas, techadores, y los contratistas pierden llamadas todo el día mientras están en los sitios de trabajo. Un servicio de respuesta IVR o IA detecta esas llamadas y reserva los trabajos antes de que los clientes pasen a un competidor.
Asistencia sanitaria - Consultorios dentales, clínicas quiroprácticas, veterinarios, y los consultorios de salud mental se ocupan de un gran volumen de llamadas. Los pacientes llaman para programar, reprogramar, confirmar y hacer preguntas. Automatizar incluso una parte de eso ahorra horas al personal de recepción cada semana.
Jurídico - despachos de abogados no puedo permitirme perder clientes potenciales. Cuando alguien necesita un abogado, llama a varias firmas. El que responde primero por lo general gana el negocio.
Bienes inmuebles - Los agentes muestran constantemente las propiedades y no siempre pueden recogerlas. Los compradores y vendedores esperan respuestas rápidas, por lo que es importante que alguien conteste al teléfono.
Salones y barberías - Los estilistas no pueden dejar de cortarse el pelo para reservar una cita. Un sistema de IVR o IA gestiona la programación mientras trabajan.
Administración de propiedades - Los inquilinos llaman a cualquier hora para solicitar información sobre mantenimiento, cierres patronales y emergencias. Un sistema de respuesta 24 horas al día, 7 días a la semana, evita que las cosas se pierdan.
Automoción - Concesionarios, talleres de reparación y compañías de remolque atender llamadas urgentes. Cuando el coche de alguien se avería, no deja un mensaje de voz esperando.
Si su empresa se ajusta a alguna de estas categorías, vale la pena invertir en su sistema telefónico.
Reflexiones finales
Su sistema telefónico es la forma en que los clientes experimentan su negocio por primera vez. Tanto si optas por el IVR tradicional como por una alternativa de IA, el objetivo es el mismo: llevar a las personas que llaman a sus lugares de destino y dejar una buena impresión.
Para un enrutamiento sencillo, Nextiva, RingCentral o MightyCall son opciones confiables. Si quieres algo más conversacional, Upfirst omite los menús por completo.
Pruebe las versiones de prueba gratuitas cuando estén disponibles. Presta atención a la forma en que cada sistema gestiona las llamadas que más recibes. La elección correcta depende de las personas que llamen, de tu presupuesto y de la experiencia que quieras crear.
¿Estás listo para no volver a perder una llamada?
Si eres como muchos propietarios de pequeñas empresas, tienes problemas para responder a las llamadas y, a menudo, dejas que vayan al correo de voz. Afortunadamente, es más fácil que nunca asegurarte de responder a todas las llamadas, captar clientes potenciales y ayudar a tus clientes cuando lo necesitan.
Prueba Upfirst gratis durante 14 días, y nunca más te pierdas una llamada cuando utilices nuestro servicio de contestador de IA.
Compruébelo usted mismo lo que dice la gente acerca de Upfirst
Nick Lau is a copywriter and content lead for Upfirst.ai. A self-starter at heart, he dove into marketing in 2015 by launching an e-commerce company, selling private-labeled products on Amazon and Shopify. When he’s not crafting copy, you might spot him on a winding road trip to the coasts or through forests, in search of unexplored places.
