Dirigir una pequeña empresa significa que no siempre estás en tu escritorio. Puedes reunirte con un cliente, visitar un sitio de trabajo o trabajar desde la sala de estar con pantalones deportivos. La antigua forma de hacer teléfonos, con un teléfono fijo pegado a la pared de la oficina, ya no se ajusta realmente a la forma en que funcionan las empresas.

Es por eso que las soluciones de VoIP para pequeñas empresas son comunes hoy en día. Son las siglas de Voice over Internet Protocol, que es una forma elegante de decir que se hacen llamadas a través de Internet en lugar de a las líneas telefónicas tradicionales. ¿Los grandes triunfos? Por lo general, es mucho más económico, mucho más flexible y te permite atender llamadas de negocios desde cualquier lugar con conexión a Internet. Tu teléfono de escritorio, tu portátil, tu teléfono móvil mientras tomas un café: todo funciona.

Pero este es el problema: hay muchos proveedores de VoIP y todos afirman ser los mejores desde el identificador de llamadas. Entonces, ¿cómo eliges realmente? Hicimos el trabajo preliminar y elaboramos esta lista de 9 soluciones VoIP para pequeñas empresas que realmente valen la pena.

Las mejores soluciones de VoIP para pequeñas empresas

Qué buscar en un sistema telefónico para pequeñas empresas

Antes de entrar en la lista, esto es lo que realmente importa a la hora de elegir un servicio VoIP empresarial.

Tenga cuidado con las tarifas ocultas. Algunos proveedores anuncian un precio bastante bajo y luego te cobran cargos por la configuración, la transferencia de números o las funciones que supusiste que estaban incluidas. De repente, ese plan de 15 dólares al mes se parece mucho más a 25 dólares. Pregúntese siempre cuál es el costo mensual real.

Asegúrate de que tenga lo básico. Querrás enrutamiento de llamadas, correo de voz, una aplicación móvil y transferencias de llamadas como mínimo. Si necesitas videoconferencias, chats de equipo o conexiones de CRM, asegúrate de que no estén bloqueadas por un nivel más caro.

La fiabilidad importa. El audio entrecortado y las llamadas interrumpidas hacen que su empresa parezca poco profesional. Busca proveedores que prometan un tiempo de actividad de al menos el 99,9% y comprueba las reseñas para ver si realmente cumplen con los requisitos.

Mantenlo simple. Si no tiene una persona de TI (y la mayoría de las pequeñas empresas no la tienen), elija un sistema que pueda configurar y administrar usted mismo sin perder la mitad de la semana en espera con soporte técnico.

Piensa en el futuro. Es posible que su negocio crezca. Elija un proveedor que facilite la adición de más usuarios sin tener que pasar por el aro ni renegociar todo su contrato.

Un buen apoyo vale la pena. Cuando algo se estropea, necesitas ayuda ahora, no el próximo martes. Lee las reseñas sobre lo rápido y útil que es realmente su equipo de soporte. Esto importa más de lo que piensas.

Las 9 mejores soluciones de VoIP para pequeñas empresas

1. Primero - El mejor servicio de contestador impulsado por IA

Upfirst funciona de manera diferente a la mayoría de las soluciones de telefonía empresarial. No es una verdadera solución de VoIP, en el sentido de que no puedas hacer llamadas o mensajes de texto salientes con ella. Algunos propietarios de negocios que buscan una solución de VoIP para pequeñas empresas solo necesitan una forma de responder a más llamadas y evitar que los clientes potenciales accedan al correo de voz. Por lo tanto, en lugar de simplemente enviarte llamadas esperando que estés disponible para atenderlas, en realidad las responde por ti.

Es una IA asequible servicio de recepcionista virtual que atiende sus llamadas desde el primer timbre, recibe mensajes, responde preguntas, programa citas, califica clientes potenciales y más. Si siempre quisiste que alguien atendiera el teléfono por ti, pero no pudiste encontrar la manera de pagarlo, ahora puedes hacerlo.

Ideal para: Pequeñas empresas que pierden llamadas, necesitan cobertura fuera del horario de atención o recepción de desbordamiento, o no tengas a alguien sentado al lado del teléfono todo el día.

Características principales:

• La IA responde a tus llamadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana
• Saludos personalizados que se asemejan a los tuyos
• Toma mensajes y transfiere llamadas importantes
• Reserva citas para ti
• Califica a los clientes potenciales antes de devolverles la llamada
• Fácil de configurar
• Sin contratos a largo plazo

Precios: A partir de 24,95$ al mes

Por qué se destaca: Esto es lo que pasa con VoIP de lo que nadie habla. Te dirige las llamadas, pero aun así tienes que contestarlas. Si estás con un cliente, en una reunión o estás trabajando hasta los codos, la llamada pasa al correo de voz. Y seamos sinceros, la mayoría de las personas ya no dejan mensajes de voz. De hecho, Upfirst responde, habla con las personas que llaman y se encarga de todo para que no pierdas la oportunidad.

2. Nextiva - La mejor VoIP tradicional en general

Nextiva existe desde hace un tiempo y se ha ganado una sólida reputación. Es un sistema telefónico completo en la nube con llamadas, videos, mensajes y prácticamente todo lo que un equipo pequeño necesita para mantenerse conectado.

Ideal para: Equipos que quieren el teléfono, el vídeo y la mensajería en un solo lugar sin tener que hacer malabares con varias aplicaciones.

Características principales:

• Tiempo de actividad del 99,999%, que es lo más confiable posible
• Videollamadas y mensajes de equipo integrados
• Gestión de contactos y CRM básico incluidos
• Informes que muestran los patrones de llamadas y el rendimiento
• Soporte disponible las 24 horas

Precios: A partir de 23 USD por usuario al mes

Por qué se destaca: Su atención al cliente es realmente buena. Eso suena como un listón bajo, pero si alguna vez has estado esperando 45 minutos con una compañía telefónica, sabes que no es así. Cuando tienes un problema, puedes llamar por teléfono a alguien que te ayude de verdad.

3. Ring Central - Lo mejor para integraciones

Si su empresa utiliza software como Salesforce, HubSpot o Slack, RingCentral conecta su sistema telefónico a todo. Tienen más de 300 integraciones, más que prácticamente todas las demás del juego.

Ideal para: Empresas que utilizan muchas herramientas de software diferentes y están cansadas de que todo viva en silos separados.

Características principales:

• Más de 300 integraciones de aplicaciones
• Menús de teléfono y colas de llamadas para enrutar a las personas que llaman
• Herramientas para supervisar las llamadas y realizar un seguimiento del rendimiento
• Reuniones por vídeo con hasta 200 personas
• Mensajería de equipo y uso compartido de archivos

Precios: A partir de 30$ por usuario al mes por 100 minutos gratuitos

Por qué se destaca: Si quieres que tu sistema telefónico registre automáticamente las llamadas en tu CRM, envíe notificaciones a Slack o se sincronice con tu calendario, RingCentral lo hace sin que tengas que recurrir a un montón de soluciones.

4. Teléfono Zoom - Lo mejor para los usuarios actuales de Zoom

¿Ya utilizas Zoom para videoconferencias? Añadir Zoom Phone significa que puede gestionar llamadas, mensajes de texto y reuniones desde una aplicación que ya sabe usar. No se requiere una nueva curva de aprendizaje.

Ideal para: Equipos que ya viven en Zoom y no quieren otra plataforma para aprender.

Características principales:

• Funciona a la perfección con Zoom Meetings
• Escucha las llamadas o interviene cuando sea necesario
• Los correos de voz se transcriben automáticamente
• Configurar los menús del teléfono y los operadores automáticos
• Graba llamadas cuando lo necesites

Precios: Los planes de pago por minuto comienzan en 15 USD por usuario al mes, hay planes ilimitados disponibles

Por qué se destaca: Puede convertir una llamada telefónica en una videoconferencia con un solo clic. Y dado que tu equipo ya usa Zoom, nadie tiene que asistir a otro curso de formación sobre software. Eso por sí solo vale algo.

5. Oficina de Ooma - Lo mejor para una configuración sencilla

Ooma Office está hecho para personas que no quieren lidiar con tecnología complicada. Te envían equipos que ya están configurados. Lo conectas y empiezas a hacer llamadas. Eso es todo.

Ideal para: Propietarios de empresas que quieren algo que funcione sin tener que llamar al departamento de TI ni ver tutoriales de YouTube.

Características principales:

• Llamadas ilimitadas en EE. UU., Canadá, México y Puerto Rico
• Recepcionista virtual para saludar a las personas que llaman
• Aplicación móvil para que puedas recibir llamadas en cualquier lugar
• Reenvía llamadas a cualquier teléfono o haz sonar varios teléfonos a la vez
• Correos de voz enviados a tu correo electrónico

Precios: A partir de 19,95 USD/usuario al mes

Por qué se destaca: La configuración es realmente sencilla. Ooma preconfigura todo antes de enviártelo, por lo que incluso si tus habilidades técnicas no son suficientes para reiniciar el router, puedes hacerlo funcionar en cuestión de minutos.

6. Saltamontes - Lo mejor para emprendedores en solitario

Grasshopper es un sistema telefónico virtual para personas que trabajan solas o tienen un equipo pequeño. Le brinda un número comercial profesional sin la complejidad de una plataforma VoIP completa. Sin teléfonos de escritorio, sin menús complicados, solo una línea de negocios que funciona.

Ideal para: Propietarios de negocios en solitario y equipos de 1 a 3 personas que desean tener un aspecto más profesional.

Características principales:

• Un número de empresa real con extensiones
• Reenvío de llamadas a tu teléfono móvil personal
• Enviar y recibir mensajes de texto comerciales
• Mensajes de voz transcritos y enviados a usted
• Saludos profesionales para que suenes establecido

Precios: A partir de 18$ al mes para un número y una extensión

Por qué se destaca: Usas tu teléfono actual. Sin hardware nuevo, sin aplicaciones complicadas. Solo tienes que obtener un número comercial que te hace parecer una empresa real, incluso si trabajas desde la mesa de la cocina.

7. 8x8 - Lo mejor para llamadas internacionales

Si tienes clientes o miembros de tu equipo en otros países, el 8x8 es difícil de superar. Obtienes llamadas ilimitadas a hasta 48 países incluidos en tu plan. Sin mirar el reloj, sin facturas sorpresa.

Ideal para: Empresas que realizan muchas llamadas internacionales o tienen equipos remotos repartidos por todo el mundo.

Características principales:

• Llamadas ilimitadas a 48 países
• Videoconferencia incluida
• Mensajería de equipo
• Funciones del centro de contacto si las necesita
• Análisis para ver cómo van las llamadas

Precios: Póngase en contacto para conocer los precios

Por qué se destaca: La mayoría de los proveedores de VoIP le cobran cada vez que llama internacionalmente, y esas tarifas por minuto se acumulan rápidamente. Con 8x8, las llamadas a los principales países son solo una parte de tu plan. Si haces negocios a nivel mundial, los cálculos funcionan.

8. Phone.com - Lo mejor para la flexibilidad presupuestaria

Phone.com te permite asignar diferentes niveles de planes a diferentes personas de tu equipo. El gerente de tu oficina, que está de llamadas todo el día, puede tener minutos ilimitados, mientras que los trabajadores de campo que rara vez usan el teléfono pueden quedarse con un plan básico con minutos acumulados. No tienes que pagar la misma tarifa para todos.

Ideal para: Pequeñas empresas que vigilan su presupuesto y tienen diferentes necesidades por empleado.

Características principales:

• Combina planes para cada usuario
• Videoconferencia incluida
• Correos de voz enviados al correo electrónico
• Enrutamiento y colas de llamadas
• Aplicaciones para el teléfono y el ordenador

Precios: A partir de 18$ por usuario al mes

Por qué se destaca: Los precios de VoIP generalmente significan que todos pagan lo mismo ya sea que usen 100 minutos o 1000. Phone.com te permite ahorrar dinero al hacer coincidir el plan de cada persona con lo que realmente usa. Tu contador lo agradecerá.

9. Vonage - Lo mejor para empresas en crecimiento

Vonage está diseñado para escalar. Ya sea que tengas 5 empleados ahora o 50 el año que viene, agregar usuarios y funciones es sencillo. No lo superará y tendrá que cambiar de sistema justo cuando esté más ocupado.

Ideal para: Pequeñas empresas que esperan crecer y no quieren tener que preocuparse por cambiar de sistema más adelante.

Características principales:

• Más de 50 funciones de llamadas
• Se conecta con los CRM más populares
• Acceso a la API si quieres crear cosas personalizadas
• Mensajería de equipo
• Grabación y análisis de llamadas

Precios: A partir de 19,99 USD por usuario al mes

Por qué se destaca: No vas a dejar de crecer a Vonage. Tienen planes para equipos pequeños y grandes empresas, por lo que puedes permanecer en la misma plataforma a medida que creces. Una cosa menos de la que preocuparse cuando el negocio se recupere.

Cómo elegir la solución de VoIP adecuada para su empresa

Con nueve buenas soluciones de VoIP para pequeñas empresas, aquí te explicamos cómo averiguar cuál es la que realmente se ajusta:

Piensa en el número de llamadas que haces. Si tu equipo está hablando por teléfono constantemente, obtén un plan ilimitado. Si las llamadas son ocasionales, un plan con contador podría hacerte ahorrar mucho dinero. No pagues por los minutos que no vayas a usar.

Pregúntate quién responde. VoIP te envía llamadas, pero alguien todavía tiene que contestar. Si pierdes llamadas porque estás ocupado, cerrado o simplemente no puedes atender el teléfono a tiempo, un Servicio de contestador telefónico con IA ya que Upfirst podría resolver el verdadero problema.

Haz los cálculos reales. Esa tarifa de 15$ por usuario al mes se ve muy bien en el anuncio. Pero multiplícalo por el tamaño de tu equipo y añade impuestos y tasas. Un equipo de 10 personas puede alcanzar fácilmente los 200$ al mes o más. Conoce tu número real antes de firmar cualquier cosa.

Considera lo que ya usas. Si su empresa depende de Salesforce, Microsoft Teams u otras herramientas, elija un proveedor que se conecte fácilmente a ellas. Luchar contra las integraciones de software no es la forma en la que quieres pasar las tardes.

Pruébalo antes de comprar. La mayoría de estos proveedores ofrecen pruebas gratuitas. Utilízalos. Haz clic, haz algunas llamadas de prueba y comprueba cómo funciona realmente el sistema antes de confirmar.

Conclusión

El sistema telefónico adecuado para pequeñas empresas depende de lo que realmente necesite. Para una plataforma VoIP con todas las funciones, Nextiva y RingCentral son opciones sólidas. Si te quedas con cada dólar, Phone.com te ofrece flexibilidad. A los operadores solitarios les suele ir bien con Grasshopper.

Pero he aquí una pregunta que vale la pena hacerse: ¿qué pasa cuando nadie puede responder? La VoIP es excelente para enrutar llamadas, pero si estás ocupado con clientes, estás atrapado en reuniones o estás cerrado durante el día, esas llamadas seguirán yendo al correo de voz. Y la mayoría de las personas cuelgan.

Ahí es donde Upfirst es diferente. No solo enruta tus llamadas. Las responde, atiende a las personas que llaman, reserva citas y se asegura de que nunca pierda una oportunidad. Si las llamadas perdidas le están costando dinero, vale la pena echarle un vistazo.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta VoIP para una pequeña empresa?

La mayoría de los planes cuestan entre 10 y 35 dólares por usuario al mes. Los planes básicos con solo llamadas y correo de voz cuestan entre 10 y 15$. Si quieres vídeos, análisis e integraciones, prepárate para pagar entre 25 y 35 dólares. Y cuidado: añade entre 5 y 10$ más por usuario para pagar impuestos y tasas que no siempre se muestran por adelantado.

¿Puedo conservar mi número de teléfono comercial actual?

Sí. Casi todos los proveedores de VoIP te permiten transferir tu número actual. Por lo general, tarda una o dos semanas en completarse, y algunos cobran una pequeña tarifa por ello. Pero no perderás el número que tus clientes ya conocen. La otra opción es simplemente desviar las llamadas de su teléfono a un número de VoIP.

¿Qué velocidad de Internet necesito para VoIP?

No mucho. Necesitas unos 100 Kbps por línea telefónica, algo que la mayoría de las conexiones a Internet empresariales gestionan fácilmente. Si tienes 10 personas haciendo llamadas al mismo tiempo, eso equivale a aproximadamente 1 Mbps para el tráfico de voz. A menos que utilices el acceso telefónico, probablemente estés bien.

¿Cuál es la diferencia entre VoIP y un servicio de contestador de IA?

VoIP es la tecnología que hace que tu teléfono suene a través de Internet. Alguien todavía tiene que responder. Un servicio de respuesta de inteligencia artificial como Upfirst realmente contesta el teléfono, habla con las personas que llaman, recibe los mensajes y gestiona las solicitudes. Piense en VoIP como las canalizaciones que entregan la llamada. Un servicio de contestador de IA es como tener a alguien ahí para atender cuando no puedes.