¿Qué es el desvío de llamadas? Significado, beneficios y cómo funciona

Mantenerse conectado es una parte importante de la experiencia del cliente, pero cuando los negocios lo empujan en diferentes direcciones, puede resultar difícil estar al teléfono las 24 horas del día, los 7 días de la semana. El desvío de llamadas podría ser una función adicional que garantice que nunca te pierdas una llamada importante, ya sea que estés en una reunión, de viaje o simplemente lejos de tu escritorio. Si eres un profesional ocupado, propietario de una pequeña empresa o simplemente alguien que valora mantener fluidas las líneas de comunicación, el desvío de llamadas puede simplificar tu día a día y crear una experiencia perfecta para las personas que llaman. Analizaremos todo lo que necesitas saber sobre el desvío de llamadas, desde lo básico hasta los beneficios y mucho más.

¿Qué es el desvío de llamadas?

El desvío de llamadas es una función que te permite redirigir las llamadas entrantes de tu número principal a otro teléfono. Interviene cuando alguien llama a la línea de tu oficina pero estás lejos de tu escritorio. En lugar de dejar que suene el teléfono (o enviar a la persona que llama a mensaje de voz), el desvío de llamadas envía automáticamente esa llamada a tu teléfono móvil para que puedas responderla estés donde estés.

El desvío de llamadas también es una herramienta poderosa para las empresas. Puede:

• Impulse el servicio de atención al cliente: Asegúrese de que todas las llamadas se respondan con prontitud, incluso durante las horas pico o cuando el personal no esté disponible.
• Aumente la eficiencia: Dirige las llamadas directamente al departamento o persona adecuada, lo que reduce los tiempos de espera y mantiene la productividad como una prioridad.
• Ofrezca flexibilidad: Permita que los empleados trabajen de forma remota sin perder llamadas importantes.
• Mantenga la continuidad del negocio: Mantenga las operaciones funcionando sin problemas, incluso durante eventos inesperados o interrupciones.

¿Cómo funciona el desvío de llamadas?

1. Alguien marca el número de teléfono principal de tu empresa.
2. El sistema telefónico reconoce la configuración de desvío y redirige automáticamente la llamada entrante a otro número que hayas preseleccionado.
3. En lugar de hacer sonar tu teléfono de escritorio, la llamada suena en un teléfono móvil o en cualquier dispositivo que hayas configurado para el desvío.
4. Tú, o un servicio de contestador dedicado como Primero, responde a la llamada como si se hubiera marcado directamente a ese número.

Reglas de reenvío de llamadas

El desvío de llamadas no consiste solo en enviar todas tus llamadas a un solo lugar. Se trata de hacer que la llamada correcta llegue al lugar correcto en el momento correcto, creando un sistema de comunicación verdaderamente personalizado.

Las reglas de desvío de llamadas son un conjunto específico de instrucciones que le das a tu sistema telefónico sobre dónde enviar llamadas según diferentes criterios.

¿En qué se pueden basar estas reglas?

• Hora del día: Reenvía las llamadas a tu teléfono móvil durante el horario laboral y a tu correo de voz o a un teléfono dedicado servicio de contestador fuera de horario.
• Identificador de llamadas: Dirija las llamadas de los clientes VIP a su línea personal mientras envía consultas generales a una línea de servicio al cliente.
• Tipo de llamada: Desvía las llamadas internacionales a un departamento específico o las llamadas no respondidas a un servicio de correo de voz.
• Reenvío secuencial: Haz sonar varios números en un orden específico hasta que alguien responda.

¿Cómo puede el desvío de llamadas ayudar a tu empresa?

Puedes ofrecer una experiencia de llamadas profesional y fluida con los servicios de desvío de llamadas. Durante el día, las llamadas a tu línea comercial principal suenan en el teléfono de tu oficina. Pero fuera del horario de atención y los fines de semana, esas llamadas se reenviarán automáticamente a tu teléfono móvil, para que nunca te pierdas ninguna solicitud importante de un cliente.

Los clientes importantes o los miembros de la familia pueden saltarse la cola principal y comunicarse contigo directamente haciendo que sus llamadas se transfieran directamente a tu teléfono móvil, sin importar la hora. Además, si no respondes a una llamada en unos pocos timbres, la llamada se puede transferir automáticamente a un compañero. La persona que llama recibe la ayuda que necesita rápidamente y tú no pierdes ninguna oportunidad (ni ingresos).

Ventajas del desvío de llamadas

Ya sea que sea una pequeña empresa emergente o una gran corporación, el desvío de llamadas puede aumentar la eficiencia y mejorar servicio al cliente, y empodera a tu equipo.

Siempre disponible, siempre conectado: No te pierdas ninguna llamada importante, incluso cuando no estés en tu escritorio. Reenvía las llamadas a tu teléfono móvil para asegurarte de que estás localizable estés donde estés.

Comodidad al alcance de tu mano: Gestione sus llamadas con facilidad, dirigiéndolas a la persona o departamento más adecuado según la hora del día, el identificador de llamadas u otros criterios.

Diga adiós a las oportunidades perdidas: Las llamadas perdidas pueden significar oportunidades perdidas. El desvío de llamadas te ayuda a gestionar todas las llamadas, evitando que los posibles clientes potenciales o las consultas de los clientes lleguen a tu correo de voz.

Clientes satisfechos, negocios prósperos: No más largos tiempos de espera ni frustrantes laberintos de correo de voz. El desvío de llamadas garantiza que los clientes se conecten rápidamente con la persona adecuada, lo que mejora su experiencia general.

Continuidad empresarial ininterrumpida: Mantenga sus operaciones empresariales funcionando sin problemas, incluso durante eventos inesperados o interrupciones: redirija las llamadas a ubicaciones o dispositivos alternativos, mantenga la comunicación y minimice el tiempo de inactividad.

Comunicación rentable: Reduzca los costos de comunicación al eliminar la necesidad de varias líneas telefónicas o hardware caro, especialmente para los empleados remotos o los equipos distribuidos.

El desvío de llamadas es esencial

¿Cuánto cuesta una llamada perdida? Con el desvío de llamadas, nunca tendrás que averiguarlo. Manténgase conectado, aproveche todas las oportunidades y haga que su empresa avance, sin importar dónde se encuentre. ¿Quiere mantener la capacidad de respuesta para sus clientes y clientes en cualquier circunstancia? El desvío de llamadas es una solución simple pero eficaz que puede marcar una gran diferencia en la forma en que te conectas con los demás.

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Preguntas frecuentes sobre el desvío de llamadas

¿Debo activar o desactivar el desvío de llamadas?

La belleza del desvío de llamadas es su flexibilidad. Puedes activarlo o desactivarlo fácilmente según sea necesario, o establecer reglas específicas para controlar la forma en que se gestionan las llamadas. Si necesitas estar localizable en todo momento, incluso cuando estás lejos de tu escritorio, o si quieres asegurarte de que ninguna llamada quede sin responder, mantenla activada. Si prefieres concentrarte en tareas específicas sin interrupciones o quieres limitar las llamadas a determinadas horas del día, desactívala.

¿El desvío de llamadas es seguro o no?

Sí, el desvío de llamadas suele ser seguro cuando utilizas proveedores de confianza y contraseñas seguras para la configuración. Sin embargo, ten cuidado con las confirmaciones inesperadas de transferencia de llamadas o con el enrutamiento inusual de las llamadas, y ponte en contacto con tu proveedor de inmediato si observas algo sospechoso.

¿Se puede rastrear el desvío de llamadas?

Sí, el proveedor de servicios de telefonía, los servicios de desvío de llamadas y los registros de detalles de llamadas (CDR) pueden rastrear el desvío de llamadas. Estos registros muestran los números reenviados y la duración de las llamadas, principalmente para solucionar problemas.

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