¿Cómo funciona un servicio de contestador?

Imagina que intentas gestionar las llamadas telefónicas, los correos electrónicos, los proyectos y las preguntas de los clientes al mismo tiempo que intentas administrar tu negocio. Es abrumador, ¿verdad? Ahí es donde entra en juego un servicio de contestador.

En esta publicación, descubrirás exactamente cómo funciona un servicio de contestador, por qué es importante y cómo elegir el que mejor se adapte a tu empresa. Cubriremos todo, desde las definiciones básicas hasta los casos de uso específicos de la industria, para que al final estés preparado para tomar una decisión informada que te permita concentrarte en lo que mejor sabes hacer.

¿Qué es un servicio de contestador?

En esencia, un servicio de contestador es una solución de terceros que gestiona las llamadas entrantes en nombre de su empresa. En lugar de hacer que los clientes esperen para recibir el correo de voz o que pierdan llamadas fuera del horario de oficina, una persona o un sistema automatizado responde, captura los detalles esenciales y envía los mensajes a donde tienen que ir.

¿Cómo funcionan los servicios de contestador?

Los servicios de contestador se adaptan perfectamente al flujo de gestión de llamadas de su empresa. Cuando un cliente te llame, siempre será recibido por alguien que parezca un miembro de tu equipo. Se pueden configurar para que atiendan todas las llamadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, o solo las que te pierdes, para que nadie quede en el correo de voz.

1. Las llamadas se envían a un servicio de contestador cuando las personas llaman a tu número comercial

Cuando alguien marca tu número comercial, la llamada se desvía al contestador. Según la configuración, puede ir a una recepcionista virtual o a un menú de IVR.

2. El agente del servicio de contestador saluda al cliente

Si optas por la opción de la recepcionista, ellos saludarán al cliente con un mensaje de saludo amistoso que suena como el de tu empresa. A continuación, el agente o el sistema les preguntan cómo pueden ayudar al cliente y formulan las preguntas pertinentes: piense en el motivo de la llamada, los detalles del proyecto o la información básica de contacto.

3. El agente recibe mensajes, reserva citas y más

Los servicios de contestador están diseñados para funcionar con su flujo de llamadas personalizado: le ayudarán a reservar citas, calificar clientes potenciales y capturar información que es importante para usted (nombre de la persona que llama, motivo de la llamada, urgencia, etc.). Recibirás un resumen por correo electrónico, SMS o un panel de control específico. Algunos servicios ofrecen notificaciones push en tiempo real.

4. Transfiera la llamada, si es necesario

Si es necesario, las llamadas pueden transferirse directamente al personal de guardia o programarse para que se devuelva la llamada. De esa forma, los problemas urgentes se abordan de inmediato.

5. Revise la grabación, la transcripción y el análisis de la llamada en cualquier momento

La mayoría de los servicios ofrecen paneles que muestran el volumen de llamadas, los tiempos de respuesta, las métricas de satisfacción de las personas que llaman y las grabaciones de llamadas, lo que le ayuda a detectar tendencias, optimizar la experiencia del cliente y asegurarse de que las llamadas se realicen como usted desea.

¿Cómo facilita un servicio de contestador la gestión de mi empresa?

Muchas empresas confían en la gestión de llamadas para prestar servicio al cliente y conseguir nuevos clientes, todo ello para que puedan hacer crecer sus negocios. Sin embargo, tanto si se trata de una empresa unipersonal como de un equipo que trabaja con usted, responder a todas las llamadas no siempre es fácil.

Así es como las empresas se benefician cada día de una buena servicio de gestión de llamadas:

Ahorra dinero

• Rentabilidad: La contratación de una recepcionista a tiempo completo puede costar entre 30 000 y 40 000 dólares al año, más beneficios. Un servicio de contestador tradicional con agentes humanos suele costar entre 200 y 600 dólares al mes, mientras que los recepcionistas virtuales basados en IA pueden costar entre 25 y 100 dólares al mes.
  
• Sin gastos generales: Evita los gastos relacionados con el espacio de oficina, el equipo y la capacitación.

Responde a todas las llamadas, a cualquier hora

• Disponibilidad 24/7: No te pierdas ninguna llamada, ni siquiera los fines de semana, los días festivos o durante los picos de volumen.
  
• Soporte escalable: Ya sea que recibas cinco o quinientas llamadas, el servicio se ajusta sin que tengas que esforzarte por encontrar personal temporal.

Elimine las distracciones de las llamadas telefónicas y concéntrese en el trabajo principal

• Centrarse en las tareas principales: Su equipo puede dedicar su energía a las ventas, los proyectos, el trabajo con los clientes y otras tareas laboriosas, en lugar de responder llamadas no esenciales.
  
• Disminución de las interrupciones: La gestión fluida de las llamadas desde un servicio de contestador significa menos distracciones para usted, pero también garantiza que las personas que llaman puedan obtener las respuestas que necesitan y reservar sus servicios.

Califique y capte clientes potenciales con facilidad

• Seguimiento constante: Un buen servicio de contestador ayuda a capturar la información que deseas de las personas que llaman y registra todos los detalles para que no se te escape ninguna pista.
  
• Mayor conversión: Una respuesta más rápida aumenta la probabilidad de que los clientes potenciales se conviertan en clientes. De hecho, las tasas de conversión son 8 veces más altas para tiempos de respuesta de 5 minutos.

Mejor experiencia para los clientes

• Primera impresión profesional: Los saludos de marca y los amables agentes marcan la pauta correcta desde el principio. Piénsalo: como cliente, ¿te sentirías mejor con respecto a una empresa si, en vez de eso, te pusieras en contacto con un correo de voz o con una voz útil?
  
• Servicio personalizado: Los agentes siguen tus directrices personalizadas para que las personas que llaman reciban la información específica que necesitan.

¿Cuáles son los diferentes tipos de servicios de contestador que debo conocer?

Antes de empezar a buscar un servicio de contestador, es bueno saber qué tipos puedes encontrar en la web:

1. Servicios de contestador digital
   
   • Qué es: plataformas basadas en la web que combinan agentes en vivo con notificaciones de texto, correo electrónico y aplicaciones. (Piensa en los chats que ves en algunos sitios web).
     
   • Lo mejor para: Empresas que desean enviar mensajes multicanal a sus consumidores. Tener muchos puntos de contacto puede mejorar el servicio para los clientes.
     
2. Servicios automatizados/IVR
   
   • Qué es: Menús pregrabados y sistemas de avisos telefónicos guíe a las personas que llaman hacia las opciones de autoservicio. Sé que has escuchado esto antes: «Presiona 1 para ver el horario de la tienda, presiona 2 para hablar con un representante...».
     
   • Lo mejor para: Consultas rutinarias de gran volumen (por ejemplo, horarios bancarios, saldos de cuentas).
     
3. Servicios de recepcionista virtual
   
   • Qué es: Los recepcionistas capacitados gestionan llamadas complejas, programan citas e incluso aumentan las ventas.
     
   • Lo mejor para: Servicios profesionales (bufetes de abogados, consultorios médicos) que necesitan asistencia con cuestiones complejas.
     
4. Servicios de respuesta con IA
   
   • Qué es: Impulsado por IA, similar al humano servicio de recepcionista virtual que puede hacer casi todo lo que hace un sistema tradicional, como gestionar las preguntas frecuentes, reservar citas, recopilar información sobre clientes potenciales y enrutar llamadas, pero de forma más asequible.
     
   • Lo mejor para: Pequeñas empresas y servicios profesionales que buscan una forma asequible de responder a las llamadas y gestionar la captación de clientes.
     
5. Servicios de call center
   
   • Qué es: operaciones a gran escala que gestionan llamadas entrantes y salientes, a menudo para campañas de soporte o ventas.
     
   • Lo mejor para: Empresas que necesitan un gran volumen de soporte o telemarketing.
     

¿Cuál es el más adecuado para mi negocio?

Todos gestionan sus negocios de forma diferente. Cuando se trata de elegir el servicio de contestador adecuado para su empresa, es importante que se pregunte qué necesitará de uno. Esta es una lista que te ayudará a empezar:

¿Cuál es mi volumen de llamadas y horas pico típicos?
Calcula cuántas llamadas recibes por día (y cuándo) para asegurarte de que el servicio pueda ampliarse o reducirse sin tiempos de espera prolongados.

¿Necesito integraciones de software?
Enumere las integraciones imprescindibles (CRM, servicio de asistencia, calendario, alertas por SMS) para que los mensajes y los clientes potenciales fluyan directamente a sus flujos de trabajo actuales. Esto te ayuda a eliminar una gran cantidad de trabajo manual.

¿Cuál es mi presupuesto y mi modelo de precios preferido?
Compara los planes por minuto, los planes por llamada y los de tarifa plana, y toma en cuenta cualquier tarifa de instalación o excedente para encontrar la opción más rentable.

¿Qué horas de cobertura necesito realmente?
Determine si necesita asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, solo cobertura fuera del horario de atención, respaldo los fines de semana o servicio de recepción desbordante durante los períodos de mayor actividad, por lo que nunca tendrá que pagar por el tiempo no utilizado.

Consejo: Si tienes una pequeña empresa preocupada por los costos, pero quieres una cobertura confiable y necesitas ayuda para responder llamadas, comienza con un servicio de contestador de IA como Primero. Ayudamos a nuestros clientes todos los días a responder llamadas, reservar citas y recopilar información sobre clientes potenciales. Le enviaremos los resúmenes y transcripciones de las llamadas por SMS o correo electrónico al instante después de cada llamada.

¿Qué industrias utilizan los servicios de contestador todos los días?

He aquí un vistazo a las industrias que utilizan los servicios de contestador para ayudar a administrar sus negocios:

• Servicios de salud y prácticas médicas
• Firmas legales y de abogados
• Agencias inmobiliarias
• Administración de propiedades
• Servicios a domicilio (fontanería, CLIMATIZACIÓN, eléctrico, techumbre, etc.)
• Servicios financieros y contabilidad
• Soporte técnico y de TI
• Comercio electrónico y venta minorista
• Organizaciones sin fines de lucro y asociaciones
• Viajes y hospitalidad
• Consultoría profesional
• Automóviles y concesionarios
• Agencias de seguros
• Veterinarios
• Cerrajero
• Y mucho más

¿Cómo suelen utilizar las empresas los servicios de contestador?

Estos son los casos de uso más comunes:

• Servicio de toma de mensajes: Capture mensajes detallados cuando el personal esté ocupado o desconectado.
• Servicio de calificación de líderes: Los agentes le hacen preguntas específicas y recopilan información importante sobre los clientes potenciales
• Transferencias de llamadas: Dirija las llamadas urgentes o especializadas directamente a la persona adecuada.
• Servicio de contestador fuera del horario de atención: Brinde cobertura de emergencia de guardia o simplemente una voz amigable por la noche.
• Servicio de programación de citas: Las integraciones de calendario permiten a los agentes reservar reuniones en tiempo real.
• Servicio de recepción de pedidos: Los agentes anotan los pedidos o los detalles de pago de forma segura.
• Resúmenes y transcripciones de llamadas: Informes y grabaciones detallados para el control de calidad y para mantenerse al día con las llamadas.
• Servicio de contestador bilingüe: Responda llamadas en inglés, español y más para aquellas empresas que atienden a una clientela diversa.

Importante a tener en cuenta: Para muchos servicios de contestador, muchas de estas funciones pueden ser complementos. Si su empresa necesita, por ejemplo, responder las 24 horas del día, programar citas o recibir asistencia bilingüe, lea la letra pequeña y prepárese para pagar un poco más por esos servicios.

Con un Servicio de contestador telefónico con IA al igual que Upfirst, puedes acceder a esas funciones sin tener que pagar más. Vienen como parte de la base plan de precios.

Conclusión

Elegir el servicio de respuesta correcto no consiste solo en atender las llamadas, sino en crear una extensión confiable de su equipo que mantenga a los clientes satisfechos y a los posibles clientes comprometidos. Si comprendes las necesidades de respuesta telefónica, encontrarás una solución que se adapte a tu flujo de trabajo y a tu presupuesto. Ya sea que opte por la inteligencia artificial o por agentes en tiempo real, el socio adecuado le permitirá centrarse en el crecimiento de su negocio. Confíe en el proceso, utilice los períodos de prueba para comprobar si es adecuado y pronto verá cómo un servicio de contestador puede ayudar a que su empresa funcione mejor.