¿Qué es una recepcionista virtual? ¿Y deberías contratar una?

Si tienes una empresa que recibe muchas llamadas, conoces el desafío: el teléfono suena sin parar y no puedes dejar que las llamadas pasen al correo de voz, ya que podría tratarse de una posible venta o de un cliente que necesite ayuda. Aquí es exactamente donde una recepcionista virtual resulta útil.

¿Qué es una recepcionista virtual?

UN recepcionista virtual es un servicio o un software que gestiona las llamadas entrantes por ti. Pueden responder preguntas básicas, programar citas y enrutar las llamadas para asegurarse de que las llamadas lleguen a la persona adecuada de la empresa.

¿Por qué contratar a una recepcionista virtual?

La contratación de una recepcionista virtual trae varios beneficios:

1. Ahorro de costos: Emplear personal a tiempo completo es caro: piense en los salarios, los beneficios y el espacio de oficina. Las recepcionistas virtuales pueden ser una opción más económica, especialmente las que utilizan inteligencia artificial, que son ideales para las pequeñas empresas.
2. Ahorro de tiempo: Muchos propietarios de negocios se encuentran atados a las tareas de recepción. Al subcontratar esta tarea, pueden centrarse en hacer crecer su negocio.
3. Disponibilidad ininterrumpida: Los recepcionistas virtuales pueden atender llamadas fuera del horario laboral, durante los fines de semana y los días festivos, para que nunca se pierda una llamada importante.
4. Escalabilidad: Estos servicios pueden ampliarse con su empresa, lo que le ayuda a gestionar el volumen de llamadas a medida que su empresa crece o durante los períodos de mayor actividad sin necesidad de contratar o despedir personal.
5. Mejor experiencia del cliente: De acuerdo con estadísticas de reseñas en línea, el 37% de las críticas negativas provienen de una mala comunicación. Al ofrecer una mejor asistencia telefónica, puedes mejorar la reputación y la experiencia de tus clientes.
6. Múltiples idiomas: Si su empresa recibe llamadas entrantes de clientes que hablan diferentes idiomas, un servicio de recepcionista virtual puede ayudarlo a aumentar la satisfacción de los clientes.

Tipos de recepcionistas virtuales

Las empresas que anuncian un «servicio de recepcionista virtual» suelen referirse a varios tipos de servicios. Algunos pueden estar pensando en un centro de llamadas grande, mientras que otros pueden tener un centro de llamadas simple asistente de correo de voz aplicación en mente. La calidad, el costo y la experiencia del cliente pueden variar ampliamente. Es fundamental conocer las diferencias.

Sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR)

Probablemente te hayas topado con un IVR cuando llamas a una gran empresa, como un banco. «Para el servicio de atención al cliente, pulse 1. Para comprobar su saldo, pulse 2.» Los IVR utilizan mensajes pregrabados y permiten a las personas que llaman navegar por un menú pulsando los botones del teléfono. No son recepcionistas tradicionales, pero muchas empresas utilizan los IVR con la etiqueta de «recepcionista virtual» porque, al igual que un servicio de recepcionista virtual, pueden garantizar que la persona que llama llegue al departamento correcto. Los IVR también se conocen como servicios de respuesta automática.

Recepcionistas virtuales impulsados por humanos

Estos son servicios que emplean a personas para responder sus llamadas de forma remota. Son «virtuales» en el sentido de que no están en su oficina, pero siguen actuando como su recepción. Otro término que se usa con frecuencia es recepcionista remota. El empleado promedio de una empresa de recepcionistas virtuales atiende llamadas de 10 a 30 empresas diferentes, por lo que, si bien puedes establecer instrucciones básicas, no están dedicadas solo a tu negocio. Su trabajo principal consiste en recibir mensajes y gestionar los seguimientos básicos, aunque, por una tarifa adicional, pueden encargarse de algunas tareas administrativas, como reservar citas.

Recepcionistas virtuales de IA

Un Servicio de contestador con IA puede hacer mucho de lo que puede hacer un servicio impulsado por humanos, pero a menudo a un costo menor. Utilizan inteligencia artificial para interactuar con las personas que llaman, proporcionando una experiencia perfecta que a veces puede imitar la interacción humana real.

¿Es lo mismo una recepcionista virtual que una asistente virtual?

No del todo. Una recepcionista virtual se centra principalmente en gestionar las llamadas entrantes. Son su primera línea para las interacciones telefónicas, la gestión de las citas y el enrutamiento de las llamadas.

Por otro lado, un asistente virtual ofrece un soporte más amplio para las operaciones comerciales, como la administración de correos electrónicos, la gestión de las citas del calendario y, a veces, incluso las redes sociales o la gestión de proyectos. Si bien ambos son profesionales capacitados, piense en una recepcionista virtual como un tipo especializado de asistente virtual que se centra en las comunicaciones de voz.

¿Cuál es la diferencia entre una recepcionista virtual y un call center?

La principal diferencia radica en el alcance y la escala. Un servicio de recepcionista virtual suele estar diseñado para gestionar las llamadas de pequeñas y medianas empresas. Es posible que se encarguen de otras tareas de comunicación, pero su función principal es actuar como su mostrador de recepción.

UN centro de llamadas, sin embargo, está equipado para gestionar un volumen de llamadas mucho mayor y, por lo general, brinda soporte a organizaciones o empresas más grandes con un gran volumen de llamadas.

Los centros de llamadas pueden gestionar el servicio al cliente iConsultas, soporte técnico y más, a través de múltiples canales, más allá de las llamadas telefónicas.

¿Los recepcionistas virtuales solo atienden las llamadas telefónicas?

Principalmente, sí, pero algunos servicios de recepcionista virtual pueden ofrecer otras formas de comunicación. Según el proveedor de servicios, la recepcionista virtual en vivo que contrate también puede administrar el chat en vivo, los mensajes de texto y las interacciones por correo electrónico.

¿Qué hace una recepcionista virtual?

En resumen, una recepcionista virtual responde a las llamadas de otras empresas según un guion y recibe los mensajes. Se les puede capacitar para transferir llamadas a otros miembros de un equipo interno. Algunas empresas pueden tener una recepcionista virtual que puede realizar otras tareas administrativas: gestionar calendarios, concertar citas, introducir la información de nuevos clientes en los CRM o responder a las consultas de los clientes.

¿Qué sectores se benefician más de las recepcionistas virtuales?

Si bien prácticamente cualquier empresa puede beneficiarse de una gestión profesional de las llamadas, algunos sectores consideran que los servicios de recepcionista virtual son particularmente valiosos:

• Servicios financieros: La temporada de impuestos puede abrumar a las pequeñas firmas de contabilidad con llamadas entrantes de clientes impacientes. Un servicio de contestador contable ayuda a gestionar las llamadas excesivas durante las temporadas altas y, al mismo tiempo, mantiene una comunicación profesional con los clientes.
• Práctica legal: Para los bufetes de abogados, una sola llamada perdida podría significar una pérdida significativa de ingresos, razón por la cual un servicio de contestador de bufete de abogados es una inversión crucial. Estos servicios garantizan que cada cliente potencial reciba una atención rápida y profesional.
• Tecnología y empresas emergentes: Muchos proveedores de servicios gestionados están cambiando Servicios de respuesta informática para gestionar sus operaciones de mesa de ayuda. Estos servicios recopilan de manera eficiente la información esencial y crean tickets de soporte, lo que agiliza el proceso de atención al cliente.
• Asistencia sanitaria: Los consultorios médicos se benefician de recepcionistas virtuales que pueden gestionar la programación de citas, la verificación del seguro y el enrutamiento de llamadas urgentes sin dejar de cumplir con la HIPAA. Esto garantiza tanto la eficiencia como la privacidad del paciente.
• Bienes inmuebles: Los agentes y corredores confían en recepcionistas virtuales de bienes raíces para captar todas las consultas de posibles compradores o vendedores, especialmente durante las exposiciones de propiedades o las reuniones con los clientes. Esto garantiza que no se pierda ninguna oportunidad cuando los agentes no estén disponibles.

¿Deberías contratar un servicio de recepcionista virtual?

Puede resultar abrumador considerar las diferentes servicio de contestador opciones disponibles para usted. Si tienes el presupuesto y las necesidades de tu empresa van mucho más allá de responder llamadas y recibir mensajes, entonces un empleado a tiempo completo puede ser la mejor opción para ti.

Si necesita ayuda con los correos electrónicos, el contacto con los clientes y la administración de su agenda, el alcance de una recepcionista virtual puede ser demasiado limitado para sus necesidades. En vez de eso, necesitas un asistente.

Sin embargo, si necesita ayuda para contestar el teléfono y recibir un mensaje, una empresa impulsada por humanos o una recepcionista virtual de inteligencia artificial puede ser la solución adecuada para garantizar que sus líneas telefónicas reciban una respuesta rápida.

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