- Un asistente virtual puede ayudarlo con otras tareas administrativas o creativas, como administrar correos electrónicos y calendarios, mientras que un agente del centro de llamadas solo se ocupa de sus llamadas telefónicas.
- La elección entre un asistente virtual y un centro de llamadas depende principalmente de las necesidades de su empresa
- Si contestar el teléfono es un gran problema para su empresa, debe optar por un centro de llamadas o un servicio de contestador de IA
Responder al teléfono de su empresa no es negociable, pero la forma en que gestione esas llamadas puede mejorar o arruinar la experiencia del cliente. ¿Deberías invertir en una solución de asistente virtual o optar por una solución tradicional call center para pequeñas empresas?
Dejemos de lado el ruido y descubramos qué opción realmente tiene sentido para su situación específica.
¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual se encarga de una variedad de tareas administrativas sin estar físicamente presente en su oficina. Piense en ello como tener un asistente que trabaja de forma remota para responder llamadas, gestionar calendarios, ofrecer asistencia al cliente, crear publicaciones en redes sociales, introducir nuevos datos en una hoja de cálculo, prácticamente cualquier tarea administrativa o creativa en la que pueda necesitar ayuda en su empresa.
¿Es lo mismo un asistente virtual que un representante de servicio al cliente?
La respuesta: no son exactamente iguales, pero pueden serlo. El objetivo principal de un representante de servicio al cliente es ayudar a los clientes a través del chat, el teléfono, el correo electrónico o los SMS.
Ahora, no cabe duda de que puede contratar a un VA para que desempeñe la misma función de atención al cliente, pero un VA le proporcionaría más flexibilidad si necesita realizar otras tareas fuera del servicio de atención al cliente.
¿Qué es un call center?
Un call center es un equipo de agentes humanos que manejan grandes volúmenes de llamadas. Tradicionalmente ubicados en ubicaciones físicas con docenas o cientos de estaciones de trabajo, muchos centros de llamadas modernos ahora funcionan con personal remoto mediante sistemas basados en la nube.
Los centros de llamadas son excelentes para gestionar las interacciones con los clientes que requieren un juicio matizado. Por ejemplo, un agente de un centro de llamadas puede detectar la frustración en la voz de una persona que llama, gestionar situaciones inesperadas y ayudar a resolver las quejas de los clientes.
Los centros de llamadas funcionan bien para empresas con productos o servicios complejos en los que las personas que llaman con frecuencia necesitan una solución de problemas detallada. Si su empresa se enfrenta con regularidad a problemas de servicio al cliente cargados de emociones, el toque humano de un centro de llamadas podría justificar el aumento del costo.
¿Cuál es la diferencia entre un asistente virtual y un agente de call center?
Analicemos las diferencias prácticas que experimentará día a día:
.png)
Cuándo elegir un asistente virtual
Es probable que un asistente virtual sea tu mejor opción si:
1. Necesita algo más que la gestión de llamadas, necesita flexibilidad
Si necesita a alguien que pueda administrar sus correos electrónicos, calendarios, entrada de datos y otras tareas además de la gestión de llamadas, entonces un asistente virtual es su mejor opción.
2. Tener una personalización adicional es importante para ti
Tal vez prefieras trabajar con alguien uno a uno y desarrollar una relación laboral cercana. De esta manera, el VA conoce su empresa y a sus clientes a un nivel más profundo, lo que puede impulsar un mejor servicio general. Una persona que conoce bien su empresa suele preocuparse más por el éxito de su empresa y puede convertirse en un activo muy valioso para las funciones diarias de su empresa.
3. Precios predecibles todos los meses
A menos que su VA trabaje horas extras cada semana, sabrá cuánto pagará por su asistente virtual cada mes. Un salario para un asistente virtual. Sin sorpresas, tarifas ocultas.
4. Necesitas a alguien con experiencia especializada
Dependiendo de tu sector, es probable que encuentres un asistente virtual con experiencia en tu campo, de modo que puedas dedicar menos tiempo a capacitarlo y empezar a trabajar mucho más rápido.
Cuándo elegir un centro de llamadas
Un centro de llamadas tiene más sentido cuando:
1. Mantenerse al día con sus llamadas telefónicas es un problema constante
Dirigir un negocio significa tener el plato lleno y algo más. ¿Tienes tiempo para responder a todas las llamadas? Casi imposible. Si tienes problemas para mantenerte al día con las llamadas, puede que sea el momento de contratar un centro de llamadas, servicio de recepcionista virtual, o un servicio de contestador.
No solo responderán a las llamadas, sino que también pueden programar citas en su calendario, recopilar información importante sobre clientes potenciales y recibir mensajes. Algunos incluso pueden ofrecer recepcionistas bilingües si tienes una base de clientes diversa.
2. Su empresa gestiona problemas complejos con los clientes
Si las personas que llaman con frecuencia tienen problemas complicados que requieren juicios y una resolución creativa de los problemas, los agentes del centro de llamadas brindan un valor que podría justificar su costo más alto.
3. Necesita llamar al servicio de asistencia fuera del horario de atención
¿Su empresa necesita estar preparada para responder a los clientes por las tardes, a altas horas de la noche y los fines de semana? ¿Un servicio de gestión de llamadas fuera de horario es mejor que tener un asistente virtual cuando se trata de consultas fuera del horario laboral.
4. Tienes un negocio de comercio electrónico con productos físicos
¿La gente se pone en contacto contigo con frecuencia para hacerte preguntas sobre productos? Un servicio de call center o servicio de toma de pedidos es ideal para ello, ya que los agentes pueden responder a las preguntas que puedan tener las personas que llaman e incluso seguir guiones que les guían a la hora de realizar pedidos por teléfono e incluso realizar ventas adicionales o cruzadas de sus productos.
¿Qué pasa si necesito un asistente virtual y agentes de call center, pero no tengo el presupuesto?
Alternativamente, si realmente necesitas ambas cosas, pero no tienes el flujo de caja de Zuckerberg para pagar la ayuda adicional, puedes probar un servicio de contestador telefónico con IA para gestionar tus llamadas telefónicas.
Con una recepcionista basada en la IA, pagarías una suscripción mensual como la de Netflix (Upfirst tiene planes asequibles que van desde 24,95$ al mes a 159,95$ al mes), lo que dejaría espacio en el presupuesto para que tu empresa pudiera contratar la ayuda de un asistente virtual.
Las empresas, desde contratistas de techos hasta veterinarios y empresas de administración de propiedades, utilizan los servicios de respuesta de IA todos los días para ayudar a recibir llamadas, recopilar información de clientes potenciales, transferir llamadas y programar citas.
Vea aquí para qué industrias utilizan los servicios de respuesta de IA.
En pocas palabras: elija en función de sus necesidades específicas
La mejor elección depende totalmente de sus requisitos específicos y de sus restricciones presupuestarias.
Si necesita gestionar estrictamente las llamadas, luego diríjase a un centro de llamadas. Mejor aún, regístrate en un Servicio de contestador con IA como Upfirst. Empezar es rápido y ahorrarás dinero.
Si solo necesita contestar el teléfono además de otras tareas administrativas, entonces es el momento de contratar a un asistente virtual.
Nick Lau is a copywriter and content lead for Upfirst.ai. A self-starter at heart, he dove into marketing in 2015 by launching an e-commerce company, selling private-labeled products on Amazon and Shopify. When he’s not crafting copy, you might spot him on a winding road trip to the coasts or through forests, in search of unexplored places.
