Cómo grabar una llamada de negocios

¿Cómo empiezo a grabar las llamadas de teléfono de la empresa?

Recibes muchas llamadas de negocios y ganas nuevos negocios. Nos encanta para ti, solo que ahora tienes tanta carga de trabajo que pierdes la noción de los detalles. Lo que te trae hasta aquí: aprender a grabar llamadas de trabajo para que puedas volver a escuchar una conversación cuando lo necesites.

Llevar un registro de las grabaciones de llamadas es excelente porque puedes usarlas para otras cosas, como capacitar a los nuevos miembros del equipo, resolver un desacuerdo con un cliente o notificar a otros miembros del equipo sobre las actualizaciones de los clientes.

En esta guía, aprenderá:

• Cómo grabar una llamada telefónica de negocios
• Cómo las grabaciones de llamadas empresariales ayudan a su empresa
• Requisitos legales para la grabación de llamadas telefónicas empresariales

Vamos a sumergirnos ahora mismo.

Cómo entender la grabación de llamadas para empresas

¿Qué es la grabación de llamadas?

La grabación de llamadas te permite capturar y almacenar audio (o vídeo) de conversaciones telefónicas y virtuales. Puedes grabar las llamadas entrantes y salientes, e incluso grabar las reuniones internas del equipo. Está pensada para que puedas reproducirla cuando necesites recordar detalles o compartirlos con tu equipo.

¿Para qué se utilizan las grabaciones de llamadas?

La mayoría de las personas graban las llamadas porque quieren poder escucharlas en lugar de distraerse tomando notas. Sin embargo, grabar llamadas puede resultar útil de otras maneras:

Proporcione una formación útil a su equipo - Grabar las llamadas telefónicas de la empresa es una excelente manera de capacitar a tu equipo. Son conversaciones naturales y ejemplos de la vida real que pueden escuchar para aprender a resolver problemas y entender cómo interactuar mejor con las personas que llaman.

Asegúrese de que las llamadas sean realmente útiles para los clientes - ¿Tienes curiosidad por saber si tu equipo está ofreciendo el mejor servicio posible? Las grabaciones de llamadas te permiten revisar las interacciones telefónicas para que puedas escucharlas y ver en qué áreas necesitas mejorar. Utilízalas para saber cómo puedes ayudar mejor a tus clientes y hacer que vuelvan.

Evite la falta de comunicación y las disputas - ¿Alguna vez te has visto atrapado en una situación en la que alguien dice que has dicho una cosa pero estás absolutamente seguro de que has dicho otra? Esto ocurre más a menudo de lo que nos gustaría. Aquí es donde la grabación de llamadas puede resultar útil y reducir los dolores de cabeza. Ya no tendrá que depender de la memoria.

Usa las palabras de tus clientes en tu sitio web - Las llamadas grabadas pueden ser una mina de oro. Suelen contener las palabras exactas de los clientes sobre el problema que quieren resolver. La próxima vez que escribas un texto para un sitio web, no es necesario que te devanes los sesos tratando de encontrar la forma de hablar sobre tu producto. Conecta con tu audiencia y usa las palabras exactas de tus clientes.

Requerimientos legales

Antes de grabar, tómate un momento para revisar las leyes locales e internacionales sobre la grabación de llamadas. En muchos casos, es necesario que todos sepan que la llamada se está grabando y, a veces, incluso se necesita el consentimiento explícito de todas las partes.

Mejores prácticas

Pida su consentimiento: Notifique siempre a todos los participantes de la llamada. Un mensaje rápido y automático, como «Esta llamada se está grabando para garantizar la calidad», al principio puede ser suficiente.

Mantén tus archivos seguros: Almacene las grabaciones de forma segura para proteger los datos confidenciales y respete las directrices legales de retención.

La privacidad importa: Asegúrese de que su software de grabación tenga funciones para gestionar los datos personales de forma responsable.

Tipos de grabación de llamadas

Grabación automática de llamadas - La grabación automática de llamadas funciona silenciosamente en segundo plano al inicio de cada llamada sin tener que pulsar un botón. La mayoría de las personas utilizan la grabación automática de llamadas porque siempre está activa y es fácil de usar.

Grabación de llamadas bajo demanda - A veces solo quieres grabar una parte de una llamada telefónica. Tal vez estés hablando de un tema delicado que no quieres que se grabe. Si este es el caso, querrá una solución que ofrezca grabación bajo demanda.

Grabación de videoconferencias - La grabación de videoconferencias se ha convertido en una opción imprescindible para los entornos de trabajo remoto. Esto es increíblemente útil para las sesiones de formación y las llamadas de ventas. Puede grabar fácilmente videoconferencias con herramientas de uso gratuito como Fathom.

Cómo grabar llamadas de negocios con tu iPhone

Si eres un ávido usuario de Apple, estás de suerte porque han hecho que sea extremadamente fácil para los usuarios de iPhone grabar sus llamadas de forma nativa. Este es el desglose completo paso a paso:

1. Comience por hacer su llamada.
2. Durante la llamada, mira en la esquina superior izquierda y verás un icono.

3. Hazle saber a la otra persona que grabarás la llamada y, a continuación, pulsa el icono para empezar a grabar la llamada telefónica.
4. Finalice la grabación pulsando de nuevo el icono o simplemente cuelgue.
5. La grabación de voz y la transcripción aparecerán en tus notas, que podrás volver a escuchar, leer o compartir con otra persona en cualquier momento.

Cómo grabar llamadas de negocios con tu teléfono Android

Android también ha hecho que la grabación de llamadas comerciales sea muy fácil para sus usuarios. He aquí cómo hacerlo:

1. Abre la aplicación del teléfono e inicia la llamada.
2. Empieza a grabar la llamada pulsando el botón de grabación.
3. Detenga la grabación pulsando el botón de grabación o cuelgue.

Android incluso tiene otras funciones útiles, como configurar Always Record para llamadas desconocidas o contactos seleccionados, para que puedas configurar la grabación automática de llamadas.

Cómo grabar llamadas de negocios con Upfirst

Hemos explorado algunas formas realmente sencillas de grabar llamadas de negocios. Para algunos, eso es todo lo que necesitan. Basta con hacer clic en un botón rápido y listo. No se necesitan aplicaciones adicionales.

Sin embargo, algunas personas necesitan una forma de transferir las llamadas a otra persona y grabarlas, porque seamos sinceros, no siempre puedes estar ahí para responder a todas las llamadas telefónicas.

Upfirst facilita la grabación de sus llamadas telefónicas y la respuesta a todas las llamadas. Lo sustituimos cuando asiste a una reunión importante o intenta disfrutar del partido de béisbol de su hijo. Es una forma económica de responder y grabar todas las llamadas.

Esta es una guía paso a paso increíblemente simplificada para empezar a grabar tus llamadas de negocios:

1. Inscríbase: Dirígete al sitio web de Upfirst y crea una cuenta; es gratis probar nuestro servicio de grabación de llamadas. Justo después de registrarte, solo tienes que proporcionar información básica sobre tu empresa.
2. Personaliza tu IA: Una vez que esté dentro, complete su base de conocimientos de IA con detalles como los protocolos de gestión de llamadas, las reglas de enrutamiento o las preguntas sobre la calificación de los clientes potenciales. Incluso puede reservar citas en tu calendario para ti. Cuanta más información proporciones sobre tu negocio, mejor será el desempeño de tu recepcionista.

3. Transmite en directo: Tras la configuración, tu IA recepcionista virtual graba automáticamente cada llamada. No es necesario activar o desactivar nada, sus llamadas se capturan de forma segura y están listas para su revisión. Puedes acceder a las grabaciones de llamadas, transcripciones de voz, y resúmenes detallados de cada llamada en cualquier momento y lugar.

Empieza a grabar tus llamadas de negocios con Upfirst

Con Upfirst, todas las interacciones se graban automáticamente, lo que le permite utilizarlas para mejorar la captación de clientes, mantener un registro de cada interacción, detectar nuevas tendencias y asegurarse de que una llamada nunca llegue al correo de voz.

Prueba Upfirst hoy de forma gratuita y empieza a grabar tus llamadas de negocios. Configure en cuestión de minutos y mejore la experiencia de sus clientes.

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