La solución de 30 segundos que elimina para siempre las llamadas perdidas en Follow Up Boss

Si trabajas en el sector inmobiliario, sabes lo útil que es Follow Up Boss (FUB) para mantener tus llamadas, clientes potenciales y seguimientos en un solo lugar. Te mantiene organizado y te ayuda a mantenerte en contacto con los clientes.

Pero cuando se trata de llamadas entrantes, las cosas pueden complicarse.

Con jornadas de puertas abiertas, presentaciones y citas consecutivas, es muy fácil perder una llamada, lo que puede significar perder un cliente valioso. Puede que ya estés atendiendo una llamada o que tu teléfono no suene a tiempo. Cuando escuches el correo de voz, es posible que ese cliente potencial ya haya encontrado a otra persona.

Estas son las buenas noticias: Follow Up Boss tiene una solución rápida y fácil que puede ayudarte a dejar de perder llamadas importantes para siempre.

El problema: perder llamadas significa perder negocios

Solo se necesitan unas pocas llamadas perdidas para lograr un impacto real. En el sector inmobiliario, la velocidad importa. Ser el primero en responder a menudo gana al cliente. Pero no siempre puedes estar cerca de tu teléfono.

Estas son las razones más comunes por las que se pierden llamadas en Follow Up Boss:

• Las llamadas solo van a tu computadora de escritorio o a tu móvil, no a ambos.
• El correo de voz de tu operador se contesta antes de que Follow Up Boss termine de sonar.
• No hay respaldo si tú o tu compañero de equipo no pueden responder.
• No se te notifica de inmediato sobre las llamadas perdidas.

Estas pequeñas cosas se suman. Pero la buena noticia es que hay una configuración rápida que puede solucionar la mayoría de ellas en menos de un minuto.

La solución en 30 segundos: activa el timbre doble o el desvío de llamadas en Follow Up Boss

Este es el cambio más rápido y sencillo que puedes hacer, y en realidad solo lleva unos 30 segundos.

He aquí cómo hacerlo:

1. En tu cuenta de Follow Up Boss, ve a Ajustes → Teléfono.
2. Encender «Haz sonar mi ordenador de sobremesa y mi móvil al mismo tiempo».
3. (Opcional) En Configuración de bandeja de entrada del equipo, habilitar «Reenviar llamadas perdidas» y elige un compañero de equipo o un número de respaldo, como un Agente de voz con IA.

Eso es todo lo que hay que hacer.

Ahora, cada vez que alguien llame a tu número de Follow Up Boss, tanto tu computadora como tu teléfono sonarán al mismo tiempo. Eso significa que tienes el doble de posibilidades de responder antes de que la llamada pase al correo de voz.

Si estás en un equipo, el desvío de llamadas significa que, si no puedes responder, la llamada puede ir a otra persona. De esa forma, ningún cliente potencial llegará a un callejón sin salida.

Consejo profesional:
Si las llamadas siguen yendo directamente al correo de voz, prueba a activar la opción «Presiona 1 para responder» en la configuración de la bandeja de entrada de tu equipo. Esto evita que tu correo de voz personal conteste las llamadas antes de que Follow Up Boss pueda hacerlo.

Cómo Upfirst AI se asegura de que recibas todas las llamadas que no puedes responder

Incluso con la mejor configuración, no puedes responder a todas las llamadas. Ahí es donde un poco de automatización ayuda mucho.

Al reenviar las llamadas perdidas a Primero, tu servicio de contestador con IA disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, todas las personas que llaman reciben un cordial saludo, incluso si estás ocupado o fuera de la oficina.

Así es como funciona:

1. En tu Buzón del equipo, establece tu número de desvío de llamadas perdidas en tu Línea Upfirst AI.
2. Si nadie responde, su recepcionista virtual de Upfirst responde de inmediato.
3. Personalizas el saludo para que reciba a la persona que llama de la manera que desees y formule preguntas sencillas como:

«Hola, gracias por llamar a la oficina de [Nombre del agente]. ¿Me puede decir su nombre y la propiedad por la que llama?»

1. Recopila detalles importantes (nombre, número de teléfono, motivo por el que llaman y cualquier otra cosa que sea importante que recopiles) y luego envía todo directamente a tu bandeja de entrada o CRM a través de Zapier.

Recibirás una alerta instantánea con toda la información que necesitas, para que puedas volver a llamar mientras el cliente potencial siga interesado.

Ejemplo de flujo de trabajo:
Llamada entrante → Suena en ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles → No responde → Se reenvía a Upfirst → La IA responde → Recibes un correo electrónico con el resumen del cliente potencial

Integración con Zapier: automatiza tu seguimiento después de la llamada

Una vez que Upfirst gestione tus llamadas perdidas, puedes conectarlo a Follow Up Boss usando Zapier. Esto le ayuda a actualizar su CRM o enviar seguimientos inmediatos de forma automática.

Estas son algunas ideas sencillas de Zap para empezar:

• Llamada perdida → Crear un nuevo contacto en Follow Up Boss
  Cuando Upfirst responde a un nuevo cliente potencial, Zapier lo agrega a tus contactos junto con los detalles de la llamada.
• Llamada perdida → Añadir a la fase «Hot Leads»
  Etiqueta a las personas que no llaman como «clientes potenciales» en Follow Up Boss para que puedas hacer un seguimiento rápido.
• Llamada perdida → Enviar SMS instantáneos
  Activa un texto como:

«¡Hola! Acabo de ver tu llamada. Este es [Nombre del agente]. ¡Me pondré en contacto con usted en breve!»

Con estas automatizaciones, ningún cliente potencial se te escapa, incluso cuando estás lejos de tu teléfono.

Bonificación: lista de verificación rápida para asegurarse de que sus llamadas siempre lleguen

Esta es una lista de verificación rápida para asegurarse de que está cubierto:

✅ El anillo doble está encendido (escritorio o dispositivo móvil)
✅ Presionar 1 para responder está activado en la bandeja de entrada del equipo
✅ El desvío de llamadas perdidas está configurado como Upfirst o a un compañero de equipo
✅ El tiempo de llamada de tu transportista está establecido en al menos 25 a 30 segundos
✅ Estás recibiendo notificaciones automáticas o por correo electrónico de llamadas perdidas
✅ Prueba tu número mensualmente para asegurarte de que todo funciona bien

La conclusión: 30 segundos para dejar de perder clientes potenciales para siempre

¡Eso es! Una configuración rápida en Follow Up Boss, más una configuración sencilla de Upfirst, y ya está.

Ahora, todas las llamadas son respondidas en vivo o por tu asistente de inteligencia artificial, y nunca perderás otra oportunidad ni perderás otro trato.

Intenta reenviar tus llamadas perdidas a Upfirst hoy y comprueba cuánto más fácil es estar al tanto de cada cliente potencial, en todo momento.

Preguntas frecuentes: tus preguntas sobre cómo solucionar llamadas perdidas en Follow Up Boss

Pregunta 1: ¿Puedo usar esta solución de 30 segundos si soy un agente en solitario?
¡Sí! Aunque no utilices la bandeja de entrada de un equipo, si activas la opción «Llamar a mi ordenador y a mi móvil al mismo tiempo», recibirás todas las llamadas. También puedes reenviar las llamadas perdidas directamente a tu Upfirst servicio de contestador inmobiliario.

P2: ¿Qué pasa si el correo de voz de mi teléfono celular sigue atendiendo demasiado pronto?
Por lo general, esto significa que el correo de voz de su operador está captando la llamada antes de que FUB termine de sonar. Llama a tu operador (como AT&T, Verizon, T-Mobile) y pídele que extienda el tiempo de llamada a 25-30 segundos.

Pregunta 3: ¿Funcionará esto si mi equipo usa diferentes códigos de área o números de teléfono?
¡Sí! Follow Up Boss llama a todos los números seleccionados al mismo tiempo, sin importar el código de área. La primera persona que conteste recibe la llamada.

Pregunta 4: ¿Cómo puedo reenviar las llamadas perdidas a Upfirst?
Ir a Bandeja de entrada del equipo → Ajustes → Reenviar llamadas perdidas e introduce tu número de Upfirst, que recibirás al registrarte. Después de la configuración, todas las llamadas no respondidas irán directamente a tu Asistente telefónico con IA.

Q5: ¿Upfirst se sincroniza con los contactos de Follow Up Boss?
Sí, usando integraciones de Zapier. Siempre que tu IA responde a una llamada, puede crear o actualizar un contacto en FUB automáticamente.

Q6: ¿Puedo grabar llamadas o correos de voz automáticamente?
Sí. Follow Up Boss graba las llamadas realizadas a través de su sistema y los mensajes de voz aparecen en su bandeja de entrada. Upfirst también te envía resúmenes de llamadas mediante IA con todos los detalles clave.