Cómo contratar a una recepcionista virtual para su pequeña empresa

Sabes que necesitas ayuda para contestar el teléfono. Las llamadas se te escapan mientras estás ocupado haciendo algo importante, los mensajes de voz se acumulan y estás bastante seguro de que perdiste un cliente la semana pasada porque estabas trabajando hasta los codos cuando te llamaron. Una recepcionista virtual parece la respuesta, pero ¿por dónde empezar?

Hay muchas opciones disponibles. En vivo servicios de contestador, soluciones impulsadas por inteligencia artificial, autónomos en Upwork, contratación de alguien en Filipinas. Puede resultar abrumador. Esta guía lo guiará para averiguar qué es lo que realmente necesita y dónde encontrarlo, para que no se limite a adivinar.

Antes de empezar a buscar, sepa lo que necesita

Este es el error que cometen la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas: buscan en Google «mejor recepcionista virtual» y comienzan a comparar servicios de recepcionista virtual incluso antes de que sepan lo que buscan. Entonces todo parece igual, nada parece estar bien, y terminan más confundidos que cuando empezaron.

No hagas eso Primero sigue estos seis pasos. Tardarás unos 20 minutos y al final sabrás lo que necesitas.

1. Calcula cuántas llamadas recibes al mes

Esto importa más de lo que piensas. Su volumen de llamadas básicamente determina qué opciones vale la pena considerar.

Revisa tus registros telefónicos de los últimos meses, o simplemente hazlo basándote en una semana típica.

¿Menos de 50 llamadas al mes? Tienes opciones y es probable que no necesites nada lujoso.

¿Entre 50 y 200? Los planes mensuales comienzan a tener más sentido. Querrás encontrar servicios con paquetes de ese rango.

¿Más de 200? Necesitas algo que pueda manejar el volumen. Los planes ilimitados o una recepcionista dedicada comienzan a parecer atractivos.

Consigue este número. Te evitará tener que pagar de más por una capacidad que no necesitas o quedarte con un servicio que no puede mantener el ritmo.

2. Establezca su presupuesto

Hablemos de dinero. Esto es lo que estás viendo:

Servicios de respuesta con IA cuestan entre 25 y más de 160 dólares al mes. Los servicios de recepcionista en vivo cuestan entre 250 y 800 dólares al mes para la mayoría de las pequeñas empresas. Contratar a alguien en Filipinas cuesta entre 400 y 800 dólares al mes a tiempo completo. Los autónomos de Upwork cobran entre 5 y 15 dólares por hora.

Mientras tanto, contratar a alguien para que se siente en un escritorio de tu oficina cuesta entre 3000 y 4000 dólares al mes, una vez que sumas el salario, los beneficios y los gastos generales. Lo virtual siempre gana en precio.

Averigua cuánto te sientes cómodo gastando antes de empezar a buscar. De lo contrario, te enamorarás de un servicio de 400 dólares al mes cuando tu presupuesto es realmente de 150 dólares.

3. Enumera las funciones que realmente necesitas

Aquí es donde la gente se tropieza. Ven una lista de características con 47 artículos y piensan que los necesitan todos. Probablemente no lo hagas.

Lo básico es responder a las llamadas de forma profesional, servicios de recepción de mensajes, y transferir llamadas. Eso es lo que está en juego.

Más allá de eso, pregúntese: ¿Necesita reservar citas directamente en su calendario? ¿Quieres captar clientes potenciales y calificarlos antes de que lleguen a ti? ¿Recibes llamadas fuera del horario laboral que no tienes en ese momento? ¿Necesitas español u otro idioma? ¿Tiene guiones específicos o preguntas frecuentes que la recepcionista deba conocer?

Si la mayoría de tus llamadas son de personas que intentan reservar citas, la programación no es negociable. Si cierras a las 5 de la tarde y, de todos modos, nadie llama después de esa hora, no pagues más por la cobertura las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

4. Compruebe sus necesidades de integración

Si administras tu negocio con herramientas específicas, asegúrate de que tu recepcionista virtual pueda hablar con ellas.

Las cosas del calendario son importantes si quieres que las citas se reserven automáticamente. Google Calendar, Calendly, Acuity, lo que sea que uses. Las integraciones de CRM son importantes si quieres que la información de los clientes potenciales fluya a HubSpot o Salesforce sin necesidad de introducirla manualmente. Algunas industrias también tienen software específico, como los sistemas de gestión de prácticas legales o de programación médica.

Y piensa en cómo quieres recibir realmente los mensajes. ¿Enviar un mensaje de texto a tu teléfono? ¿Correo electrónico? ¿Slack? ¿Una notificación de aplicación?

Esto puede reducir sus opciones rápidamente. Algunos servicios se integran con todo. Otros apenas se integran con nada.

5. Planifica cómo quieres que se gestionen las llamadas

Este paso requiere un poco de reflexión, pero vale la pena.

¿Qué tipo de llamadas recibes realmente? En la mayoría de las pequeñas empresas, se desglosan de la siguiente manera: consultas de clientes nuevos (personas que preguntan por los servicios, precios o disponibilidad), cuestiones relacionadas con las citas (reservas, reprogramaciones, cancelaciones), preguntas de clientes existentes (comprobar los pedidos, preguntar sobre las políticas), situaciones urgentes que requieren atención inmediata y llamadas de ventas y correo no deseado.

Ahora, para cada tipo, ¿qué quieres que suceda?

Llega una nueva consulta. ¿Debería ir directamente a ti? ¿O puede la recepcionista recopilar su información y tú volverás a llamar? Alguien quiere concertar una cita. ¿La recepcionista puede encargarse de eso sin molestarlo o es necesario que usted participe? El cliente tiene una pregunta sobre tu política de devoluciones. ¿Se puede responder a eso desde un guion?

Anota estas cosas. Se convierte en tu manual de estrategias y te ayuda a determinar si un servicio realmente puede hacer lo que necesitas. Algunos recepcionistas virtuales pueden seguir instrucciones detalladas y tomar decisiones. Otros simplemente reciben mensajes y eso es todo.

6. Decide entre recepcionistas en vivo e IA

Vale, esta es la gran decisión.

Recepcionistas virtuales en vivo son seres humanos reales que responden a tus llamadas desde otro lugar. Son mejores cuando las conversaciones se complican, cuando trabajas en un sector delicado como el legal o el sanitario, cuando las personas que llaman pueden estar molestas o emocionadas, o cuando el toque personal es realmente importante para tu empresa.

Servicios de respuesta con IA usa tecnología de voz. Son mejores cuando necesitas cobertura las 24 horas del día, los 7 días de la semana sin tener que pagar un dineral, cuando quieres que todas las llamadas se gestionen exactamente de la misma manera, cuando la mayoría de las llamadas son rutinarias, como programar o hacer preguntas básicas, o cuando el presupuesto es una verdadera preocupación. Se está convirtiendo en la solución ideal para muchas pequeñas empresas y profesionales independientes que no podían pagar un precio caro servicios de gestión de llamadas antes.

Seré honesto: la IA se ha vuelto sorprendentemente buena. Pueden atender llamadas de rutina sin sudar (literalmente). La gestión compleja de llamadas también está mejorando mucho. Y cuesta entre un 50 y un 70 por ciento menos que los servicios en vivo.

¿No puedes decidir? Algunos proveedores ofrecen configuraciones híbridas en las que la IA se encarga de las tareas rutinarias y envía llamadas complejas a un humano. Vale la pena considerarlo.

Dónde encontrar una recepcionista virtual

Muy bien, ya sabes lo que necesitas. Aquí es donde realmente lo puedes encontrar.

Servicios de contestador en vivo

Se trata de empresas con equipos de recepcionistas capacitados que responden a las llamadas de un montón de empresas diferentes. Conocen su negocio, siguen sus guiones y lo representan por teléfono.

Rubí, Smith.ai, AnswerConnect, y Nexa son los nombres que más verás. Paga mensualmente según los minutos o la cantidad de llamadas. La mayoría ofrecen personalización, transferencias, programación, etc.

Esto es para ti si quieres una persona real en cada llamada. Solo debes saber que pagarás precios superiores. Presupueste entre 250 y 800 dólares al mes.

Servicios de respuesta con IA

Estos utilizan la inteligencia artificial para responder llamadas, reservar citas, captar clientes potenciales y enrutar llamadas. Funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana sin cobrar más por noches y fines de semana, lo cual es bueno.

En primer lugar, la opción AI de Smith.ai y Dialzara son opciones sólidas. La configuración suele ser rápida y puedes personalizar los saludos y las respuestas para que se adapten a tu negocio.

Esto es para ti si te preocupa tu presupuesto, tienes muchas llamadas, tienes casos de uso sencillos, tienes una pequeña empresa o realmente necesitas esa cobertura fuera del horario laboral. Cuente con entre 25 y 150 dólares al mes.

Freelancers en Upwork

Puedes contratar a una recepcionista individual a través de Upwork o plataformas similares. Entrevistas a personas, eliges a las que te gustan y las entrenas tú mismo.

La ventaja: una persona dedicada que realmente conoce tu negocio. La desventaja es que los administras y, si se enferman o dejan de fumar, estás luchando.

Esto funciona si quieres a alguien a quien puedas moldear exactamente como quieras. Cuesta entre 5 y 15 dólares por hora, según la experiencia.

Contratación en el extranjero

Filipinas es el lugar ideal para los recepcionistas virtuales de habla inglesa. Un costo de vida más bajo significa que obtiene una persona dedicada a tiempo completo por mucho menos que las tarifas estadounidenses.

Onlinejobs.ph es la plataforma principal, o puede acudir a las agencias de VA. De hecho, lo de la zona horaria puede funcionar a tu favor para la cobertura fuera del horario laboral.

Esto es para ti si quieres ayuda dedicada a tiempo completo y estás de acuerdo con gestionar a alguien de forma remota. Espera entre 400 y 800 dólares al mes.

Toma de tu decisión final

Has hecho los deberes. Ahora elige algo.

Usa una prueba gratuita si la ofrecen. La mayoría de los servicios lo hacen. Comience con un plan más pequeño y actualícelo si es necesario. Espera al menos de dos a cuatro semanas antes de decidir si funciona, no dos días. Realiza un seguimiento de tus llamadas perdidas antes y después para ver la diferencia.

¿Y honestamente? No lo pienses demasiado. Cualquiera de estas opciones es mejor que dejar que las llamadas pasen al buzón de voz.

Por qué los servicios de respuesta de IA funcionan bien para la mayoría de las pequeñas empresas

Si ha llegado hasta aquí y aún no está seguro, esta es nuestra opinión: para la mayoría de las pequeñas empresas, los servicios de respuesta de IA ofrecen la mejor combinación de calidad, funciones y asequibilidad.

La matemática es sencilla. Obtienes cobertura las 24 horas del día, los 7 días de la semana por una fracción de lo que cobran los servicios en vivo. No hay tarifas premium para noches y fines de semana. No hay contratos que lo bloqueen durante un año.

La configuración lleva minutos, no días. Puedes personalizar la forma en que se gestionan las llamadas, la información que se recopila y la forma en que te llegan los mensajes.

Y la tecnología se ha vuelto realmente buena. La IA puede gestionar la programación, responder preguntas comunes, captar clientes potenciales y enrutar las llamadas. En el caso de las llamadas rutinarias que representan la mayor parte de tu volumen, las personas que llaman no notarán la diferencia.

Upfirst se creó específicamente para las pequeñas empresas que desean una gestión profesional de las llamadas sin tener que pagar un alto precio. Es asequible, fácil de configurar y gestiona las llamadas que son importantes para su empresa.

Pruébalo gratis y compruebe usted mismo la diferencia.

Comience hoy

Contratar a una recepcionista virtual realmente no es tan complicado una vez que lo analizas. Calcula tu volumen de llamadas, establece un presupuesto, haz una lista de las funciones que necesitas, comprueba tus integraciones, planifica cómo quieres que se gestionen las llamadas y decide entre las llamadas en vivo o mediante IA.

La respuesta correcta depende de su situación. Pero si quieres una cobertura sólida sin un precio elevado o una configuración complicada, los servicios de respuesta con IA como Upfirst son un buen punto de partida.