Cómo crear un agente telefónico de IA para su pequeña empresa

La falta de llamadas telefónicas es una de las partes más frustrantes de administrar una pequeña empresa. Estás ayudando a un cliente, en un lugar de trabajo o, por fin, haciendo progresos en tu lista de tareas pendientes, y el teléfono suena en el momento más inconveniente. Conoces el estrés. Esa llamada perdida podría haber sido la de un nuevo cliente que se impacienta y, en cambio, llamó a su competidor.

Un Agente telefónico con IA resuelve este problema. Responde a sus llamadas, ayuda a sus clientes y se asegura de que nunca pierda clientes solo por no poder atender el teléfono. La buena noticia es que configurar uno es mucho más fácil de lo que parece.

En esta guía, le mostraremos exactamente cómo crear un agente telefónico de IA para su empresa con Upfirst. No se requiere codificación. No se necesitan conocimientos técnicos. Creamos esta plataforma para el propietario de una pequeña empresa que tiene mucho que hacer, tiene poco tiempo y necesita algo que sea fácil de configurar. Estamos hablando de tener una recepcionista virtual basada en inteligencia artificial lista para responder al teléfono en menos de 30 minutos.

Si puede llenar un formulario en línea, puede hacerlo.

¿Qué es un agente telefónico de IA?

Un agente telefónico de IA es un software que responde a sus llamadas de negocios mediante inteligencia artificial conversacional. Piense en ello como tener una recepcionista que nunca se toma descansos, nunca llama para decir que está enferma y no necesita seguro médico. Simplemente funciona las 24 horas del día.

Cuando alguien llama a su empresa, el Asistente telefónico con IA recoge de inmediato. Saluda a la persona que llama, escucha lo que necesita y responde de forma natural. Puede responder preguntas sobre su empresa, recibir mensajes, programar citas y transferirle llamadas cuando sea necesario.

Es posible que escuche que estas herramientas reciben nombres diferentes. Agentes de voz de IA, recepcionistas de IA, IA de recepcionistas virtuales o IA servicios de contestador de llamadas todos se refieren a lo mismo: una IA que gestiona tus llamadas telefónicas para que puedas concentrarte en la gestión de tu negocio.

Cómo funcionan realmente los agentes telefónicos de IA

No es necesario que comprenda todos los aspectos técnicos para utilizar un sistema de contestador telefónico con IA. Pero si tienes curiosidad, aquí tienes la versión sencilla de lo que ocurre cuando alguien llama.

Cuando la persona que llama habla, la IA escucha y convierte sus palabras en texto. Esto ocurre al instante, en tiempo real.

Luego, la IA descubre qué es lo que realmente necesita la persona que llama. ¿Te están preguntando por tus horas? ¿Quieren concertar una cita? ¿Tienen alguna pregunta sobre los precios? La IA lee la situación y decide la mejor manera de ayudar.

A continuación, la IA crea una respuesta utilizando la información que le has enseñado sobre tu empresa. Se basa en detalles como tus servicios, precios, ubicación y respuestas a preguntas comunes.

Por último, la IA responde a la persona que llama con una voz natural. Desde la perspectiva de la persona que llama, es como hablar con una persona amable y servicial.

Por qué las empresas utilizan agentes telefónicos con IA

Esta es una estadística que podría afectar de cerca: las pequeñas y medianas empresas pierden aproximadamente 62% de las llamadas. No es un error tipográfico. Es posible que más de la mitad de las llamadas que llegan a su empresa queden sin respuesta.

Piensa en lo que eso significa. Si recibes 20 llamadas al día, 12 de ellas van al correo de voz o suenan. Algunas de las personas que llaman volverán a intentarlo. Pero muchos de ellos simplemente llamarán a la siguiente empresa de su lista.

Las razones son bastante comprensibles. Estás con un cliente. Estás conduciendo. Estás almorzando por fin. Estás trabajando y tus manos están cubiertas de grasa o polvo de yeso. La vida pasa y no siempre puedes coger el teléfono.

Esa es exactamente la razón por la que las empresas recurren a agentes telefónicos de inteligencia artificial. Responden a todas las llamadas, sin importar la hora o lo ocupado que esté. No más oportunidades perdidas porque no pudiste responder.

Más allá de responder llamadas, los agentes telefónicos de IA ayudan a las empresas a:

• Ahorra dinero en personal. Contratar a una recepcionista a tiempo completo cuesta 35 000 dólares o más al año. Un agente telefónico basado en inteligencia artificial cuesta una fracción de lo que cuesta.
• Amplíe sus horarios. Es posible que su empresa cierre a las 5 p. m., pero un agente telefónico de IA trabaja por las noches, los fines de semana y los días festivos.
• Mantén la coherencia. La IA siempre brinda la misma respuesta amable y profesional. No hay días malos ni respuestas apresuradas cuando las cosas se ponen feas.
• Libere tiempo. Cuando no respondes constantemente a las mismas preguntas, puedes concentrarte en el trabajo que realmente hace crecer tu negocio.

Casos de uso comunes para agentes telefónicos de IA

Las pequeñas empresas utilizan agentes telefónicos de IA de muchas maneras diferentes. Estas son algunas de las más comunes.

Responder a las preguntas más frecuentes. La gente llama para preguntar lo mismo todos los días. ¿A qué hora abres? ¿Dónde se encuentra? ¿Cuánto cuesta? Un agente telefónico de inteligencia artificial se encarga de todo al instante para que no te repitas ni una centésima vez.

Programación de citas. Si dirige un negocio basado en citas, la IA puede reservar, reprogramar y cancelar citas por sí sola. Revisa tu calendario y encuentra las horas que funcionan. No más etiquetas telefónicas intentando precisar una hora.

Captura de leads. Cuando un posible nuevo cliente llama, la IA recopila su información de contacto y hace las preguntas correctas. Obtienes todo lo que necesitas para hacer un seguimiento, incluso si no puedes responder la llamada tú mismo. Se acabaron las notas adhesivas con números de teléfono poco legibles.

Cobertura fuera del horario laboral. Es posible que tu empresa cierre a las 5 p. m., pero los clientes seguirán llamando a las 8 p. m. Un sistema telefónico de IA para pequeñas empresas responde a esas llamadas, recibe mensajes y se asegura de que no pierdas oportunidades solo porque tienes una vida fuera del trabajo.

Desbordamiento de llamadas. Cuando tu equipo y tú estáis desbordados, la IA contesta las llamadas a las que no podéis acceder. Ya no tendrás que enviar clientes al correo de voz durante las horas de mayor actividad.

Toma de mensajes. Cuando alguien necesita dejarte un mensaje, la IA recopila los detalles y te los envía de inmediato por mensaje de texto o correo electrónico. Es mucho más fiable que esperar que te acuerdes de revisar el correo de voz.

Enrutamiento de llamadas. Algunas llamadas tienen que llegar a ti o a un miembro específico del equipo de forma inmediata. La IA puede detectar situaciones urgentes y transferir esas llamadas a la persona adecuada.

Cómo configurar tu agente telefónico de IA con Upfirst

Configurar un agente telefónico de IA con Upfirst solo requiere unos pocos pasos. Puedes probarlo gratis durante 14 días para ver cómo funciona para tu negocio. No se requiere tarjeta de crédito para empezar.

1. Regístrate y crea tu agente

Empieza por registrarte para una prueba gratuita en Upfirst. El proceso de configuración lo guía a través de algunas opciones sencillas para preparar a su agente.

• Añadirás información básica sobre tu empresa. Esto ayuda a la IA a entender quién eres y qué ofreces.
• Escogerás la voz de tu agente. Elige una que se adapte a tu negocio y que suene bien para tus clientes.
• Escribirás un saludo personalizado para las personas que llamen. Esto es lo primero que escucha la gente, así que sé amable y profesional.
• Por último, también recibirás un número de teléfono gratuito para tu agente. Este es el número al que irán tus llamadas transferidas, o puedes usarlo directamente en tu sitio.

2. Personalice la base de conocimientos de su agente

Este es el paso que realmente importa. La base de conocimientos es donde enseñas a tu IA todo lo que necesita saber sobre tu negocio.

Agregue detalles sobre sus servicios, precios, horarios, ubicación y cualquier otra cosa que las personas que llaman normalmente pregunten. Piensa en las preguntas a las que respondes por teléfono todos los días y asegúrate de que tu IA pueda responderlas.

También darás instrucciones sobre cómo la IA debe gestionar diferentes situaciones. ¿Qué debe hacer cuando alguien quiere reservar una cita? ¿Cómo debe responder a una queja?

He aquí un consejo útil: crea entradas que expliquen los diferentes tipos de llamadas que recibes y cómo gestionar cada una de ellas. Los nuevos clientes potenciales suelen necesitar un tratamiento diferente al de los clientes actuales. Es posible que un nuevo cliente potencial quiera obtener información sobre tus servicios, mientras que un cliente actual puede necesitar ayuda con algo específico. Agregar este contexto ayuda a la IA a responder siempre de la manera correcta.

3. Configure las funciones opcionales

Upfirst incluye varias funciones adicionales en cada plan. Configúralos en función de las necesidades de tu empresa.

Reglas de llamadas de transferencia. Dígale a su IA cuándo transferir las llamadas a usted o a alguien de su equipo. Es posible que desees que las llamadas urgentes se envíen de inmediato o que ciertos tipos de clientes se dirijan a personas específicas.

Integración de calendarios. Conecta tu calendario de Google o Outlook para que la IA pueda programar citas directamente. Comprueba tu disponibilidad y reserva a las personas que llaman en franjas horarias abiertas. Sin reservas dobles, sin correos electrónicos de ida y vuelta.

Mensajería de texto. Tu IA puede enviar mensajes de texto a las personas que llaman durante la llamada. Muchas empresas lo utilizan para enviar enlaces de reservas, indicaciones o enlaces a sitios web para obtener más información. Es un detalle agradable que los clientes aprecian.

4. Conecta el número de teléfono de tu empresa

El último paso es conectar el número de teléfono de su empresa actual con su agente de Upfirst. Para ello, configurará el desvío de llamadas.

Tu proveedor de telefonía te ofrecerá diferentes opciones según tu plan.

Puedes reenviar todas las llamadas a tu agente de IA. De esta forma, la IA responde automáticamente a todas tus llamadas.

O puedes reenviar solo las llamadas no respondidas. Esto te permite responder cuando estás disponible y la IA interviene cuando no puedes responder. Es una buena opción si quieres gestionar algunas llamadas tú mismo, pero disponer de una copia de seguridad fiable para el resto.

Consulta con tu proveedor de telefonía para ver qué opciones de reenvío funcionan mejor para ti.

Industrias que utilizan agentes telefónicos de IA

Los agentes telefónicos de IA funcionan bien para todo tipo de pequeñas empresas. Estas son algunas industrias en las que son especialmente útiles.

Consultorios médicos y de atención médica utilice recepcionistas de inteligencia artificial para programar citas, responder preguntas sobre seguros y gestionar las llamadas de los pacientes sin tener que esperar a las personas para siempre.

Empresas de servicios a domicilio como CLIMATIZACIÓN, los plomeros y los electricistas los utilizan para captar clientes potenciales y reservar las llamadas de servicio mientras los técnicos están sobre el terreno realizando su trabajo real.

Jurídico y despachos de abogados utilice agentes telefónicos de inteligencia artificial para evaluar a los clientes potenciales, responder preguntas básicas y programar consultas sin alejar a los abogados de las horas facturables.

Profesionales inmobiliarios utilícelos para gestionar consultas sobre propiedades y visitas de libros sin interrumpir las reuniones con los clientes o las jornadas de puertas abiertas.

Salones y spas confíe en los servicios de respuesta de llamadas de IA para gestionar las reservas y responder a las preguntas sobre los servicios y la disponibilidad, especialmente durante las horas punta de las citas.

Concesionarios y talleres de reparación de automóviles úselos para programar pruebas de manejo, citas de servicio y responder preguntas sobre el inventario cuando el equipo de ventas esté ocupado con los clientes en el lote.

Empresas de administración de propiedades utilice agentes telefónicos de inteligencia artificial para gestionar las llamadas de los inquilinos y las solicitudes de mantenimiento de manera eficiente, incluso cuando la oficina esté cerrada.

Si tu empresa recibe llamadas telefónicas, es probable que un agente telefónico de IA pueda ayudarte a gestionarlas mejor. Consulta la lista completa de sectores servimos todos los días.

Comience con su agente telefónico de IA

La creación de un agente telefónico de inteligencia artificial para su pequeña empresa no requiere conocimientos técnicos ni de programación. Con Upfirst, puedes configurar uno en solo unos minutos y empezar a recibir llamadas de inmediato.

Pruébalo gratis durante 14 días y vea la diferencia que hace. Te sorprenderá cuánto tiempo ahorras y cuántas llamadas te faltaban antes.