¿Qué es la detección de llamadas y cómo funciona?

¿Alguna vez cogiste el teléfono y viste que te llamaba un número desconocido? Sin duda, es solo otra molesta llamada de spam. El estadounidense promedio recibe ahora alrededor de 14 llamadas de spam al mes, y algunos desafortunados reportan hasta 80 llamadas no deseadas al día. Ahí es donde entra en juego la detección de llamadas.

Vamos a explicarte qué detección de llamadas es, cómo funciona y por qué podría ser la solución que no sabía que necesitaba.

¿Qué es la detección de llamadas?

Imagina tener un portero digital que comprueba tus llamadas entrantes y decide si deja que se pongan en contacto contigo o no, separando las llamadas que son spam de las que realmente merecen tu atención, es decir, la detección de llamadas.

En su forma más simple, la detección de llamadas es lo que haces cuando miras tu teléfono, ves un número desconocido y decides si respondes. En su versión más avanzada, es un sistema que puede interactuar con las personas que llaman, tomar mensajes, y solo te molestan cuando es necesario, como tener un asistente personal o una recepcionista virtual.

No se trata solo de evitar a los estafadores (aunque eso es una gran ventaja). La detección de llamadas te ayuda a administrar tu tiempo y tu atención en un mundo en el que el teléfono puede sonar en cualquier momento, independientemente de lo que estés haciendo.

Piénsalo: ¿cuántas veces tu teléfono ha interrumpido una reunión importante, una cena familiar o tu concentración en una tarea crucial? La detección de llamadas te permite recuperar el control de esos momentos.

¿Cómo funciona la detección de llamadas?

La detección de llamadas es cualquier método que te permite evaluar las llamadas antes de decidir si las contestas. Va desde lo básico (como comprobar el identificador de llamadas) hasta lo sofisticado (sistemas de inteligencia artificial que pueden mantener conversaciones completas con las personas que llaman en tu nombre).

El proceso de selección de llamadas

La detección de llamadas moderna suele seguir un proceso de cuatro pasos:

En primer lugar, el sistema detecta una llamada entrante. Esto ocurre tanto si utilizas una función básica de un smartphone como si utilizas un servicio de detección avanzado.

Luego viene la identificación de llamadas. El sistema compara el número con tus contactos, bases de datos de spam conocidas u otras fuentes de información.

Luego está la evaluación. En función de las reglas que hayas establecido (o de la inteligencia artificial), el sistema determina qué hacer con la llamada.

Por último, se toman medidas. Es posible que la llamada te la pongas tú, que la envíes al buzón de voz, que la bloquees por completo o que la gestione un asistente automático que recopila información de la persona que llama.

Por ejemplo, cuando se recibe una llamada en un sistema como Upfirst (un servicio de respuesta basado en inteligencia artificial para pequeñas empresas), este puede responder con un saludo profesional, mantener una conversación natural con la persona que llama para entender sus necesidades y, a continuación, recibir un mensaje detallado o reenviarte llamadas verdaderamente urgentes.

Por qué las empresas necesitan la detección de llamadas

Para particulares

El beneficio más inmediato es evidente: menos interrupciones por spam y llamadas no deseadas. Sin embargo, las ventajas van más allá.

La detección de llamadas proporciona una zona de amortiguamiento entre usted y el mundo exterior. Tú decides cuándo y cómo interactuar con las personas que llaman según tus condiciones.

Por ejemplo, supongamos que eres un fotógrafo local. Puede responder a todas las llamadas pase lo que pase porque puede ser un cliente nuevo. Con un servicio de detección de llamadas, puedes dejar que ellos se ocupen de la conversación inicial y luego solo enviar las oportunidades reales a tu celular.

Con menos interrupciones, puede seguir siendo productivo y sin problemas (eso nos encanta), sin preocuparse por perder oportunidades potenciales.

Para empresas

Para las pequeñas empresas, los beneficios son aún mayores.

En primer lugar, hay un factor de eficiencia. Los dueños de negocios suelen trabajar muchas horas con muy poco tiempo libre. Cuando las personas llaman con preguntas básicas, eso les quita tiempo productivo. Para empresas como bufetes de abogados, una recepcionista virtual podría ahorrarles muchas horas a la semana al filtrar las llamadas que reciben.

Luego hay un aumento de profesionalismo. Incluso las empresas más pequeñas ahora pueden recibir llamadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con un saludo profesional, en lugar de enviar a las personas que llaman directamente al correo de voz fuera del horario habitual.

Posiblemente la pieza más importante: la detección de llamadas garantiza que nunca pierda oportunidades potenciales. Un servicio de detección de llamadas ayuda a identificar rápidamente nuevos clientes potenciales, para que puedas priorizar las respuestas rápidas a estas llamadas. Algunos servicios avanzados, como Upfirst, pueden incluso fijar citas para ti mientras pasas el día sin interrupciones.

¿Cómo puedo filtrar las llamadas?

En la actualidad, hay muchas formas diferentes de filtrar las llamadas. Vamos a desglosarlas:

Detección básica de llamadas

La forma más sencilla es el identificador de llamadas con el que ya estás familiarizado. Tu teléfono muestra el número y el nombre (si están disponibles) de las llamadas entrantes, lo que te permite tomar una decisión rápida.

La mayoría de los teléfonos también ofrecen funciones básicas de bloqueo, lo que te permite crear una lista de números que no pueden comunicarse contigo. Esto funciona bien para las llamadas no deseadas persistentes, pero no ayuda con los números nuevos.

Algunas maneras de filtrar manualmente las llamadas:

• Configuración de no molestar: puede configurarla en su teléfono celular para silenciar todas las llamadas excepto ciertos contactos.
• Detección del correo de voz: no es la forma más eficaz de hacerlo, pero dejar que las llamadas desconocidas pasen al correo de voz y comprobar el mensaje para decidir si justifica que se devuelva la llamada.

Detección avanzada de llamadas

Aquí es donde las cosas se ponen interesantes. La detección de llamadas moderna ha evolucionado drásticamente en los últimos años.

Impulsado por IA recepcionistas virtuales puede responder a las llamadas de forma natural y conversacional. A diferencia de los torpes sistemas automatizados del pasado («Presiona 1 para vender...»), estos sistemas pueden entender la intención de la persona que llama, hacer preguntas aclaratorias e incluso gestionar tareas rutinarias.

Por ejemplo, cuando un cliente llama a un cabello salón Al utilizar un servicio de selección avanzado, la IA puede responder preguntas comunes, programar reservas e incluso enviar mensajes de texto de confirmación, todo ello sin intervención humana.

La transcripción en tiempo real es otra función poderosa. Algunos servicios proporcionan transcripciones de texto instantáneas de los mensajes de voz o las llamadas en curso, lo que te permite hojear el contenido rápidamente para determinar su importancia.

Las reglas de filtrado personalizadas te permiten crear filtros inteligentes: enviar llamadas desde ciertos códigos de área al correo de voz durante el horario laboral, hacer que un asistente revise números desconocidos o crear listas VIP para las llamadas que siempre deberían llegar a ti.

Algunos otros servicios que filtran las llamadas:

• Recepcionistas virtuales: Los recepcionistas virtuales, ya sean impulsados por la IA o operados por humanos, pueden gestionar las consultas básicas antes de desviar las llamadas a la persona o el departamento correctos.
• Sistemas IVR: Si alguna vez has escuchado un menú del teléfono y marcaste el 1 para hablar con una persona, has utilizado un sistema IVR. Son útiles para las llamadas automáticas, ya que no permiten marcar ningún número.
• Aplicaciones de filtrado de llamadas de terceros: Aplicaciones como Truecaller facilitan la identificación de números desconocidos, para que sepas si se trata de una llamada de spam o de una persona real.

Configurar la detección de llamadas

Comenzar con la detección de llamadas es más fácil de lo que piensa.

En teléfonos inteligentes

La mayoría de los teléfonos inteligentes modernos tienen funciones de detección integradas que puede activar en cuestión de minutos.

Acabo de enterarme de esto, así que me complace compartir esto: en los iPhones, puedes activar la opción «Silenciar a personas desconocidas» en la configuración de tu teléfono. Esto envía automáticamente las llamadas de números que no están en tus contactos al correo de voz.

Solo tienes que ir a Ajustes > Aplicaciones > Teléfono > Silenciar llamadas desconocidas > y, a continuación, activarlo.

Los teléfonos Android ofrecen aún más opciones a través de la aplicación Teléfono, incluida la función «Pantalla de llamadas» con tecnología del Asistente de Google, que puede responder llamadas y proporcionar transcripciones de la conversación en tiempo real.

Ambas plataformas también admiten aplicaciones de terceros que añaden capacidades de detección adicionales. Algunas opciones populares incluyen Hiya, Truecaller y RoboKiller, cada una de las cuales ofrece diferentes enfoques para la administración de llamadas.

Para sistemas empresariales

En el caso de las empresas, el proceso depende de su sistema telefónico actual.

Si utilizas una línea telefónica tradicional para tu empresa, la forma más sencilla es desviar las llamadas a un servicio de detección como Primero. Esto puede requerir obtener un número de reenvío de su proveedor.

En el caso de los sistemas VoIP, la integración suele ser más sencilla. Muchos servicios de VoIP ofrecen conexiones API directas a plataformas populares como RingCentral.

Cómo elegir un servicio de detección de llamadas

Si estás considerando una solución de detección de llamadas, esto es lo que debes buscar:

Calidad de conversación es clave. Pruebe el servicio llamándolo usted mismo. ¿Suena natural o robótico? ¿Puede gestionar preguntas inesperadas? ¿Suena amigable?

Opciones de personalización determine qué tan bien el servicio representa a su empresa. ¿Puedes personalizar los saludos? ¿Conoce sus horarios comerciales, servicios y precios? ¿Se puede actualizar fácilmente cuando la información cambia?

Capacidades de integración asunto para las operaciones laborales. ¿Se conecta con tu calendario para programar? ¿Puede enviar notificaciones a tus canales preferidos (correo electrónico, SMS, Slack)?

Estructura de costos varía ampliamente. Los servicios de contestador tradicionales con operadores humanos suelen cobrar entre 1 y 2 dólares por llamada o entre 200 y 500 dólares al mes. Las alternativas modernas basadas en inteligencia artificial pueden ofrecer un servicio similar o mejor a una fracción del costo, por lo que incluso las pequeñas empresas pueden permitirse los servicios de contestador y de recepcionista virtual.

Cómo la detección de llamadas con Upfirst puede ayudar a su empresa

La detección de llamadas ha avanzado mucho desde que simplemente se comprobó el identificador de llamadas. Ahora hay muchas herramientas útiles disponibles que ayudan a ahogar el ruido de las llamadas no deseadas.

Ya sea que desee evitar interrupciones, no perder nunca llamadas importantes o responder las 24 horas del día, los 7 días de la semana sin los costosos costos, los servicios de respuesta como Upfirst brindan a las pequeñas empresas una manera fácil y asequible de comenzar.

Con esta solución totalmente personalizable, puede configurar la detección de llamadas y permitir que solo clientes reales se comuniquen con usted. Vaya un paso más allá y permítanos programar citas en su nombre, para que pueda concentrarse en su día con el mínimo de distracciones y eliminar las molestas llamadas de spam.

Con Upfirst puede:

• Ahorra tiempo al evitar llamadas no deseadas, automatizar la programación de citas, permitirnos responder consultas básicas y mucho más.
• Mejore su servicio de atención al cliente con el enrutamiento de llamadas y solo reenvíe las llamadas reales a usted o a su equipo.
• Responde a las llamadas fuera del horario de atención, lo que ayuda a más clientes y capta más clientes potenciales.
• Ahorra dinero en comparación con los recepcionistas internos u otros servicios de contestador tradicionales, con planes que comienzan en 24,95 dólares al mes.

¿Estás listo para empezar? Prueba Upfirst hoy gratis!