¿Cuáles son las dos ventajas de un servicio de contestador? Lo que aprendimos al hablar con cientos de pequeñas empresas.

Si eres propietario de una pequeña empresa, conoces la sensación. Estás en medio de un trabajo, reuniéndote con un cliente o, finalmente, sentándote a cenar y suena el teléfono. Te apresuras a responder, preocupado de que pueda ser una pista importante. O peor aún, te lo pierdes por completo y pasas el resto del día preguntándote quién era.

Ya sea que esté buscando un nuevo servicio de contestador o el propietario de un negocio que intenta decidir si vale la pena, ha venido al lugar correcto. Hemos hablado con cientos de propietarios de pequeñas empresas sobre sus problemas con el teléfono, y lo que nos dicen es sorprendentemente coherente: quieren algo asequible que responda a las llamadas con precisión, de la manera que quieren, para que puedan dejar de distraerse y centrarse realmente en la gestión de su negocio.

En esta guía, analizaremos las dos ventajas principales de un servicios de respuesta automática, las características que realmente marcan la diferencia y qué buscar al elegir una.

¿Cuáles son las dos ventajas de un servicio de contestador?

Las dos ventajas principales de un servicio de contestador son:

Tranquilidad — Saber que un servicio profesional responde a cada llamada las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para que nunca te pierdas a un cliente importante.

Crecimiento empresarial — Captar más clientes y oportunidades que, de otro modo, se te escaparían.

Vamos a profundizar en cada una de ellas.

Ventaja 1: tranquilidad gracias a una cobertura profesional ininterrumpida

Ser responsable de cada llamada telefónica que recibe tu empresa conlleva un peso mental. Incluso cuando no estás hablando por teléfono de forma activa, una parte de tu cerebro siempre está alerta. ¿Me he perdido algo importante? ¿Debo volver a revisar mi correo de voz? ¿Qué pasaría si se me presentara una gran oportunidad mientras estaba ocupado?

Una respuesta o servicio de recepcionista virtual alivia esa carga por completo.

Cuando tienes profesionales que atienden tus llamadas las 24 horas del día, por fin puedes concentrarte en tu trabajo real. Ya sea un contratista en un lugar de trabajo, un consultor en una reunión con un cliente o el propietario de un negocio que solo quiere cenar sin interrupciones, sus llamadas están cubiertas.

La clave aquí es que las llamadas se respondan de la forma en que quieres que se respondan. Un servicio de contestador de calidad sigue sus instrucciones, utiliza sus guiones y representa a su empresa de la manera en que lo haría usted. Las personas que llaman reciben una respuesta profesional y útil, ya sea que llamen a las 10 de la mañana o a las 10 de la noche.

De nuestras conversaciones con propietarios de pequeñas empresas, esta tranquilidad suele ser el mayor alivio. No buscan algo complicado. Solo quieren saber que cuando alguien llama a su empresa, esa llamada se gestiona sin que tengan que dejarlo todo.

¿Esa libertad para concentrarse en su día, su trabajo y su vida sin tener que usar el teléfono constantemente? Esa es la primera gran ventaja.

Ventaja 2: Haga crecer su negocio mediante la captación de más clientes

Esta es la realidad: cada llamada que pierde es potencialmente un cliente que, en cambio, acude a su competidor.

Cuando alguien coge el teléfono para llamar a una empresa, por lo general quiere hablar con alguien ahora mismo. Tienen un problema, una pregunta o están listos para comprar. Si reciben un mensaje de voz o un timbre sin fin, la mayoría simplemente pasará a la siguiente opción.

Un servicio de contestador cambia esa ecuación por completo.

Cada llamada es respondida por una voz servicial que puede ayudar. Esto se traduce en más clientes potenciales capturados, más citas reservadas y más clientes que te eligen porque estabas ahí cuando te necesitaban.

Piénsalo desde la perspectiva del cliente. Llaman a dos empresas. Uno los envía al correo de voz. El otro responde de inmediato, escucha sus necesidades y programa una cita en el acto. ¿Qué negocio van a elegir?

Esta ventaja se agrava con el tiempo. Más llamadas capturadas significan más clientes. Más clientes significan más ingresos. Más ingresos significa que puede hacer crecer su negocio, contratar ayuda o simplemente ganar lo que su arduo trabajo se merece.

Para las empresas que se basan en los servicios, especialmente los contratistas, los servicios domiciliarios y los proveedores de atención médica, las llamadas que llegan fuera del horario de atención o mientras está trabajando suelen ser las más valiosas. Se trata de personas con necesidades urgentes que están dispuestas a comprometerse. Un servicio de contestador se asegura de que nunca pierda esas oportunidades.

Características que realmente marcan la diferencia

No todos los servicios de contestador se crean de la misma manera. Tras hablar con cientos de propietarios de pequeñas empresas, hemos identificado las características que realmente mueven la balanza. Esto es lo que debes buscar:

Gestión de llamadas 24/7

Sus clientes no solo tienen necesidades durante el horario laboral. Las emergencias ocurren por la noche. Las decisiones de compra se toman los fines de semana. Alguien que busca un servicio a las 11 de la noche suele estar más motivado que alguien que navega casualmente al mediodía.

Un verdadero servicio de respuesta 24 horas al día, 7 días a la semana, significa que todas las llamadas reciben el mismo tratamiento profesional, ya sea a las 2 de la tarde o a las 2 de la mañana. Sin correo de voz. No diga «por favor, vuelva a llamar durante el horario laboral». Solo un agente experto listo para ayudar.

Esta es la base sobre la que se construye todo lo demás. Si su servicio de contestador no está disponible cuando sus clientes llaman, las demás funciones no importan demasiado.

Captura de leads

Hay una gran diferencia entre recibir un mensaje y captar realmente un cliente potencial.

Una buena captura de clientes potenciales significa obtener la información correcta: el nombre de la persona que llama, los detalles de contacto, lo que necesita y la urgencia. Significa hacer las preguntas de calificación correctas para que sepas cuáles son las que debes priorizar a la hora de hacer un seguimiento.

El objetivo no es solo grabar la llamada de alguien. Se trata de convertir esa llamada en una oportunidad real con toda la información que necesitas para cerrar el trato.

Programación de citas

Cuando la persona que llama está lista para reservar, lo último que quieres es tener problemas.

Con las capacidades de programación de citas, su servicio de contestador para programar citas puedes reservar clientes directamente en tu calendario. No tendrás que esperar a que te llamen. Sin idas y venidas tratando de encontrar un momento que funcione. La persona que llama obtiene lo que quiere de inmediato y usted obtiene una cita confirmada.

Esta función es especialmente valiosa para las empresas de servicios, los consultorios médicos y cualquier persona cuyo negocio funcione con citas programadas. Elimina un paso más en el recorrido del cliente y aumenta la probabilidad de que las personas interesadas que llaman se conviertan realmente en clientes que pagan.

Integración con CRM

La información solo es útil si termina en el lugar correcto.

La integración de CRM significa que los detalles de las llamadas, la información de los clientes potenciales y las notas de los clientes fluyen directamente a sus sistemas empresariales existentes. Sin entrada manual de datos. Sin notas adhesivas que se pierdan. Sin registros duplicados ni información faltante.

Cuando su servicio de contestador se integra con su CRM, tiene una imagen completa de cada interacción con el cliente justo donde la necesita. Su seguimiento se vuelve más rápido y más informado, y nada pasa desapercibido.

Toma de mensajes

A veces, la persona que llama no necesita reservar una cita ni calificar como cliente potencial, solo tiene que dejar un mensaje. Sin embargo, hay una enorme diferencia entre un mensaje de voz confuso y un mensaje claro y preciso recibido por un profesional.

Una buena recepción de mensajes significa que su servicio de respuesta hace las preguntas correctas, captura los detalles con precisión y entrega el mensaje en un formato que es realmente útil. Ya no tendrás que reproducir los mensajes de voz tres veces para intentar captar un número de teléfono. Ya no tendrás que preguntarte qué es lo que realmente quiere la persona que llama.

Los mensajes deben entregarse de la forma que prefieras, ya sea por correo electrónico, mensaje de texto o mediante una aplicación, para que puedas revisarlos según tu horario y responderlos de forma adecuada.

Notificaciones y actualizaciones instantáneas de llamadas

No deberías tener que preguntarte si están recibiendo llamadas. Con las notificaciones instantáneas, sabrá inmediatamente si alguien ha llamado a su empresa.

Las alertas en tiempo real le permiten ver de un vistazo quién llamó, qué necesitaba y si es urgente. Puedes revisar los resúmenes de las llamadas, escuchar las grabaciones, si están disponibles, y decidir con qué rapidez debes responder, todo ello sin tener que estar conectado al teléfono.

Esto te da el control. Permanece informado sobre su negocio sin que este lo interrumpa constantemente. Puede consultar las notificaciones entre trabajos, durante los descansos o al final del día. Lo que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.

¿Quién se beneficia más de un servicio de contestador?

Si bien casi cualquier empresa puede beneficiarse de una gestión profesional de las llamadas, algunas obtienen resultados particularmente buenos.

Propietarios de pequeñas empresas y emprendedores independientes

Cuando diriges un negocio solo o con un equipo pequeño, llevas muchos sombreros. Usted es el proveedor de servicios, el vendedor, el contador y, sí, también el recepcionista.

Pero tratar de responder cada llamada por ti mismo significa interrupciones constantes. Te aleja del trabajo que realmente genera ingresos. Y cuando estás ocupado con un cliente o te concentras en un proyecto, las llamadas quedan sin respuesta.

Un servicio de contestador brinda a las pequeñas empresas la presencia telefónica profesional de una empresa mucho más grande, sin el costo de contratar personal. Obtiene una cobertura confiable, una experiencia de cliente uniforme y la libertad de concentrarse en lo que mejor sabe hacer.

Empresas basadas en servicios

Contratistas, fontaneros, electricistas, técnicos de HVAC, paisajistas: si su trabajo lo lleva a lugares de trabajo, conoce el desafío. No puedes contestar el teléfono cuando estás en una escalera, debajo de un lavabo o en medio de una reparación.

Sin embargo, las llamadas que recibes mientras trabajas suelen ser las más valiosas. Alguien con un aire acondicionado roto en julio o con una tubería rota no va a quedarse esperando. Llamarán a la siguiente empresa de la lista.

Un servicio de contestador captura esas llamadas, recopila la información que necesitas e incluso puede programar el trabajo mientras terminas tu trabajo actual. Le devuelves la llamada a un cliente que ya ha reservado, en lugar de perder una oportunidad.

Servicios de salud y prácticas médicas

Las llamadas de atención médica requieren cuidado y precisión. Los pacientes pueden estar ansiosos, confundidos o tener síntomas urgentes. Necesitan sentirse escuchados y ayudados, incluso cuando llaman fuera del horario de atención.

Un servicio de contestador profesional puede atender las llamadas de los pacientes con el nivel de atención adecuado, recopilar la información necesaria y escalar los asuntos urgentes de acuerdo con sus protocolos. Para los consultorios que lo necesitan, las opciones que cumplen con la HIPAA garantizan la protección de la información de los pacientes.

Esto también alivia la presión del personal clínico, que puede centrarse en la atención del paciente en el consultorio en lugar de tener que quedarse solo para contestar el teléfono.

Servicios legales y profesionales

Para bufetes de abogados, asesores financieros, consultores y otros servicios profesionales, la primera llamada telefónica suele determinar si alguien se convierte en cliente.

Un servicio de contestador garantiza que la primera impresión sea profesional y acogedora. Los clientes potenciales contratan a un agente que puede recopilar información de admisión, responder preguntas básicas y programar consultas. Los asuntos urgentes se escalan de manera adecuada y se mantiene la confidencialidad.

En campos donde la confianza y el profesionalismo lo son todo, tener una cobertura telefónica confiable puede ser una verdadera ventaja competitiva.

Qué buscar en un servicio de contestador

Si estás pensando en contratar un servicio de contestador, estos son los factores clave que debes evaluar:

Asequibilidad. No deberías necesitar un presupuesto empresarial para obtener una cobertura de llamadas de calidad. Busca precios transparentes sin cargos ocultos y asegúrate de que el costo se ajuste a tu volumen de llamadas. Para las pequeñas empresas, Servicios de respuesta con IA están haciendo que sea más fácil pagar todas las llamadas.

Personalización. Tus llamadas deben responderse a tu manera. El servicio debería permitirte configurar guiones, definir cómo se gestionan los diferentes tipos de llamadas y dar instrucciones específicas para tu empresa.

Precisión. Las personas que contestan sus teléfonos representan a su empresa. Deben sonar profesionales, seguir sus protocolos y gestionar las llamadas de una manera que se refleje bien en usted.

Configuración sencilla. Empezar no debería requerir semanas de incorporación ni de una complicada integración técnica. Un buen servicio te permite ponerte en marcha rápidamente.

Notificaciones confiables. Necesitas conocer las llamadas en tiempo real. Busca opciones de notificación flexibles (mensajes de texto, correo electrónico o aplicaciones) para mantenerte informado de la forma que más te convenga.

Flexibilidad. Lo ideal es que no te quedes atrapado en un contrato a largo plazo. La posibilidad de probar un servicio y ajustarlo según sea necesario le da la confianza de que está tomando la decisión correcta.

¿Estás listo para no volver a perder una llamada?

Las dos ventajas de un servicio de contestador se reducen a esto: tranquilidad y crecimiento. Tienes la libertad de concentrarte en tu trabajo sin preocuparte por las llamadas perdidas y captas más clientes porque cada llamada recibe una respuesta profesional.

Al hablar con cientos de propietarios de pequeñas empresas, sabemos qué es lo que más importa. Quieres algo asequible. Quieres que las llamadas se respondan con precisión, de la manera que deseas. Y quieres dejar de distraerte para poder dirigir tu negocio de verdad.

Precisamente por eso creamos Upfirst, el servicio de respuesta de IA para pequeñas empresas.

Diseñamos nuestro servicio de contestador específicamente para pequeñas empresas que desean una cobertura de llamadas confiable y profesional sin la complejidad ni los altos costos. Cada llamada es atendida la primera vez que suena con una voz servicial. Notificaciones instantáneas para que estés siempre al tanto. Configuración sencilla que le permite empezar en cuestión de minutos. Y sin contratos a largo plazo, porque deberías poder probarlo y ver los resultados por ti mismo.

¿Estás listo para disfrutar de la tranquilidad y el crecimiento que se obtienen al no perder nunca más una llamada?

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Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las dos ventajas principales de un servicio de contestador?

Las dos ventajas principales son la tranquilidad y el crecimiento empresarial. La tranquilidad proviene de saber que cada llamada se responde las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que nunca tendrá que preocuparse por perder clientes importantes. El crecimiento empresarial se debe a la captación de más clientes potenciales y oportunidades que, de otro modo, se perderían debido al correo de voz o a las llamadas sin respuesta.

¿Cuánto cuesta un servicio de contestador?

Los servicios de contestador para pequeñas empresas suelen oscilar entre 200 y 700 dólares al mes para los servicios de respuesta en vivo, y entre 25 y 160 dólares al mes para los servicios de contestador telefónico con IA. Esto es mucho menos que contratar personal incluso a tiempo parcial, y no tienes que preocuparte por la formación, las prestaciones o la cobertura cuando los empleados están enfermos o de vacaciones.

¿Puede un servicio de contestador atender las llamadas de la manera que yo quiera?

Sí. Los servicios de contestador de calidad le permiten personalizar guiones, establecer instrucciones específicas y definir exactamente cómo deben gestionarse los diferentes tipos de llamadas. El objetivo es que el servicio represente a su empresa como lo haría usted mismo.

¿Qué tipos de empresas utilizan los servicios de contestador?

Los servicios de contestador son populares entre las pequeñas empresas de todo tipo, incluidos los contratistas de servicios (plomeros, HVAC, electricistas), los consultorios de atención médica, las firmas legales, los agentes inmobiliarios y, en realidad, cualquier empresa que no pueda darse el lujo de perder llamadas o quiera brindar un mejor servicio al cliente.

¿Tengo que firmar un contrato a largo plazo?

La verdad es que depende del servicio. Algunos requieren un contrato mínimo de tres, seis o doce meses, mientras que otros servicios de contestador como Upfirst te permiten pagar mensualmente y comenzar con una prueba gratuita de 14 días, para que puedas probar el servicio y asegurarte de que es el adecuado para ti antes de comprometerte.