Cómo enviar un correo de voz a un correo electrónico

Todos hemos pasado por eso: pierdes una llamada y ves que te han dejado un nuevo mensaje en el buzón de voz. Tal vez veas la transcripción automática en tu correo de voz visual y veas que es de alguien importante. Te dices a ti mismo que lo escucharás cuando tengas un momento y, tres días después, recuerdas: «Oh, sí... ese mensaje de voz, me olvidé por completo de devolverle la llamada». Si te cuesta mantenerte al tanto de las llamadas perdidas y de la bandeja de entrada de tu correo de voz, aprender a enviar mensajes de voz a correos electrónicos puede ser la solución que necesitas.

¿Qué es el correo de voz al correo electrónico y cómo funciona?

Un servicio de correo de voz a correo electrónico es una función que te permite recibir notificaciones y transcripciones de tus mensajes de correo de voz directamente en la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Esta funcionalidad puede formar parte de un sistema telefónico VoIP o de una aplicación independiente de correo de voz a correo electrónico. Exploremos las dos opciones principales:

Función del sistema telefónico VoIP

Si utilizas sistemas telefónicos VoIP como Google Voice, Dialpad u OpenPhone, el envío del correo de voz al correo electrónico suele estar incluido como una función integrada. Cuando están habilitados, estos sistemas reenviarán automáticamente el correo de voz a las direcciones de correo electrónico que elijas. Según tu proveedor, recibirás una de las siguientes opciones:

• Una transcripción de texto del correo de voz
• Tanto una transcripción como un archivo de audio MP3 del mensaje

Por ejemplo, con Google Voice puedes habilitar esta función de la siguiente manera:

1. Abrir la aplicación Google Voice
2. Pulsa Menú en la parte superior izquierda
3. Cómo encontrar la sección «Correo de voz»
4. Activar «Recibir correo de voz por correo electrónico»

Asistente de correo de voz para VoIP, iPhone, Android y teléfonos fijos

Si no utilizas un servicio de VoIP pero quieres reenviar el correo de voz al correo electrónico, un servicio de asistente de correo de voz podría ser la solución adecuada. El de Upfirst servicio de contestador le permiten:

• Reenviar llamadas desde tu dispositivo iPhone o Android
• Haga que una recepcionista virtual de IA tome los mensajes
• Reciba correos electrónicos que contengan:
  • El contenido del mensaje
  • Una grabación de la llamada
  • Una transcripción completa

Una ventaja importante de servicios como Upfirst es la posibilidad de personalizar el comportamiento de la recepcionista virtual. A diferencia del correo de voz tradicional, en el que las personas que llaman pueden omitir información crucial, puedes programar a la recepcionista virtual para que haga preguntas específicas a fin de recopilar los detalles que necesitas para el seguimiento.

Cómo reenviar el correo de voz a un correo electrónico

A diferencia del correo de voz tradicional al correo electrónico, el asistente de inteligencia artificial de Upfirst interactúa activamente con las personas que llaman, recopila información y proporciona respuestas según sus instrucciones. A continuación, te explicamos cómo configurarlo:

1. Regístrese para obtener una cuenta Upfirst

Esto le da acceso a una IA asistente de correo de voz que gestionará tus llamadas perdidas y recibirá los mensajes por ti.

2. Personaliza tu saludo

Upfirst ofrece varias voces de IA realistas entre las que elegir, lo que le permite seleccionar la que mejor represente su negocio. Puedes crear mensajes de saludo y de despedida personalizados para garantizar una experiencia uniforme para las personas que llaman.

3. Agregue instrucciones o conocimientos personalizados

A través del panel de información, puede proporcionar instrucciones específicas sobre cómo Servicio de contestador con IA debe interactuar con las personas que llaman. Piensa en tu asistente virtual como una recepcionista humana y dale pautas claras. Por ejemplo:

• «Pida su dirección a la persona que llama»
• «Si la persona que llama pregunta por los precios, dígale que haremos un seguimiento con una cotización y recopilaremos su correo electrónico»
• «Indique el horario comercial cuando se le pregunte por la disponibilidad»

4. Activa las notificaciones por correo electrónico

Buenas noticias: este paso ya está hecho para ti. Las notificaciones por correo electrónico están habilitadas de forma predeterminada en Upfirst. Después de cada llamada, recibirás un correo electrónico con:

• Transcripción de la conversación
• Un resumen de los puntos clave
• Un enlace para escuchar la llamada telefónica completa

5. Reenvía tus llamadas

El último paso es configurar el desvío de llamadas desde tu número de teléfono actual a Upfirst. El proceso varía según tu operador:

Para T-Mobile:

1. Abre el marcador en tu teléfono móvil
2. Esfera *004 (no presiones llamar todavía)
3. Ingresa tu número de teléfono de 10 dígitos de Upfirst
4. Agregar *11#
5. Pulsa llamar y espera la confirmación del operador automático

Para Verizon:

1. Marca el *71 en tu teléfono
2. Ingresa el número Upfirst de 10 dígitos
3. Pulsa Llamar y escucha el mensaje de confirmación Importante: Recuerde desactivar primero la función de correo de voz visual

Para ver otros transportistas o instrucciones de reenvío más detalladas, visita Upfirst guía completa para el desvío de llamadas. Una vez que haya completado estos pasos, Upfirst comenzará a responder sus llamadas perdidas. Su asistente de inteligencia artificial recibirá a las personas que llamen con su mensaje personalizado, recopilará información según sus instrucciones y le enviará por correo electrónico resúmenes detallados de cada interacción.

6 beneficios de un servicio de correo de voz a correo electrónico

Administrar tanto los correos electrónicos como los de voz, incluidas las llamadas telefónicas, puede hacer que tu día sea ajetreado. Con todo lo que ya tienes que gestionar, tener que hacer malabares entre diferentes bandejas de entrada no hace más que aumentar el caos. Al enviar los mensajes de voz directamente a tu correo electrónico, guardas todos los mensajes importantes en un solo lugar, lo que facilita la organización y mejora tu flujo de trabajo.

1. Tiempos de respuesta más rápidos

Los clientes esperan que estés ahí para ellos cuando más te necesitan. Si constantemente respondes tarde a un cliente, se envía un mal mensaje.

Cuando transfieres el correo de voz al correo electrónico, puedes responder más rápido. No es necesario que llames a tu sistema de correo de voz; solo tienes que abrir el correo electrónico, escucharlo o leerlo y ponerte en contacto con tu cliente lo antes posible. Esta velocidad puede marcar la diferencia a la hora de conseguir nuevos negocios o mantener relaciones sólidas.

2. Movilidad

Ya sea que estés en la oficina o en el cumpleaños de tu hijo, recibir tus mensajes de voz por correo electrónico garantiza que recibas los mensajes de tus clientes desde cualquier lugar.

¿Estás en una cafetería abarrotada y no puedes escuchar el audio? Con el correo de voz enviado a un correo electrónico, puedes leer fácilmente una transcripción o un resumen detallado de tu mensaje. Una mayor movilidad puede conducir a una comunicación más eficaz y a una clientela más feliz.

3. Mejores seguimientos

Puede resultar molesto para un cliente si devuelves la llamada sin escuchar realmente el correo de voz. ¿De verdad quieren volver a repetirse? ¿Cómo te hace mirar al cliente si no te has tomado el tiempo de escuchar el motivo por el que te llama?

Tener el correo de voz en tu correo electrónico significa que puedes consultarlo en cualquier momento. Puedes volver a escucharlo o simplemente leer la transcripción para captar detalles que quizás te hayas perdido. Esto garantiza que devuelvas las llamadas con toda la información necesaria, lo que hace que las conversaciones sean más fluidas y productivas y, al mismo tiempo, crea una mejor experiencia para el cliente.

4. Eficiencia mejorada

Es mucho más fácil responder a un correo electrónico que a un correo de voz. De hecho, la mayoría de los profesionales gastan un promedio de2,6 horas al día leyendo y respondiendo correos electrónicos.

Al enviar tu correo de voz a un correo electrónico, simplificas tu flujo de trabajo. Todos tus mensajes están en un solo lugar (tu bandeja de entrada), lo que te permite ahorrar tiempo y mantenerte organizado. Con una transcripción legible o un resumen detallado de las llamadas, puedes revisar fácilmente cada mensaje de voz y elegir entre enviar un correo electrónico o devolver la llamada.

5. Reenvío automático: mantenga informado a su equipo

¿Necesitas que alguien más de tu equipo gestione una llamada? Con el correo de voz a correo electrónico, puedes reenviar fácilmente el mensaje a un colega agregándolo como destinatario en tu configuración. Esto mantiene a todos informados y garantiza que las llamadas importantes se atiendan con prontitud, incluso si no estás disponible.

6. Mantenimiento de registros más sencillo

Los correos electrónicos son fáciles de ordenar, buscar y archivar. Al incluir mensajes de voz en tu correo electrónico, puedes clasificarlos, establecer recordatorios o marcar los mensajes importantes. Este nivel de organización te ayuda a gestionar las comunicaciones con los clientes de forma más eficaz.

Cómo la IA puede ayudarlo a hacer más que un servicio tradicional de correo de voz a correo electrónico

La IA solo mejora día a día. Entonces, ¿cómo podemos implementar la IA para crear un mejor sistema de correo de voz a correo electrónico? Al llevar los correos de voz un paso más allá, los servicios de correo de voz de IA como Primero ofrecen aún más ventajas. Es como tener un sistema de correo de voz inteligente que actúa simultáneamente como su propia plataforma de comunicaciones unificadas, integrando varias herramientas de comunicación, como sistemas telefónicos, videoconferencias y mensajería, en una única interfaz de usuario.

• Reúna más información: Imagina un servicio de correo de voz que realmente pueden hablar con las personas que llaman. La IA puede interactuar con las personas que llaman y pedirles detalles adicionales. Esto significa que tienes mucho más contexto sobre las necesidades de la persona que llama incluso antes de que cojas el teléfono.
• Haga preguntas calificativas: El correo de voz de IA puede hacer preguntas específicas para determinar si la persona que llama es un posible cliente potencial o si necesita asistencia inmediata. Esto ayuda a priorizar las devoluciones de llamadas y a administrar tu tiempo de manera eficiente.
• Proporcione información: La IA puede proporcionar a las personas que llaman información básica sobre tus servicios, horarios o preguntas frecuentes. Esto podría incluso resolver su consulta sin necesidad de que les devuelvan la llamada.
• Programar citas: ¿Un correo de voz que puede programar citas para ti? Con la incorporación de la IA a su VoIP, Upfirst puede integrarse con su software de calendario y programar citas para ti. Sin necesidad de volver a llamar, puede ahorrar tiempo y dedicarse a otras tareas.
• Más personalización del correo de voz: ¿No quieres que tu correo de voz formule preguntas que cumplan los requisitos o brinde información? Puedes personalizarlo de la forma que desees. Simplemente configúralo para recopilar los datos básicos, como el nombre y el número de teléfono, recibir la transcripción en tu correo electrónico y responder cuando quieras.

Enviar tus mensajes de voz a tu correo electrónico es una forma sencilla de acceder a tus mensajes de correo de voz, en cualquier momento y lugar. Con un correo de voz basado en inteligencia artificial como Upfirst, puedes revitalizar la productividad de tu trabajo, responder a los clientes con mayor rapidez y brindarles un mejor soporte general. Además, Upfirst ofrece la transcripción del correo de voz, utilizando tecnología avanzada de conversión de voz a texto para convertir los mensajes del correo de voz a formato de texto. Si bien no es perfecta, la precisión de la transcripción del correo de voz ha mejorado significativamente gracias a los avances en el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, lo que la convierte en una función valiosa tanto para empresas como para particulares.

Formatos y almacenamiento de mensajes de correo de voz

Al configurar un sistema para reenviar el correo de voz al correo electrónico, tienes varias opciones para entregar y almacenar los mensajes del correo de voz. Muchas personas se preguntan «¿cómo puedo enviar el correo de voz a un correo electrónico?» y la respuesta depende de sus necesidades específicas y de las capacidades del servicio que elija. La comprensión de estas opciones le ayudará a elegir la mejor configuración para sus necesidades.

Archivos de audio, transcripciones de texto y opciones de almacenamiento

1. Archivos de audio: Los mensajes de correo de voz se pueden enviar como archivos de audio, normalmente en formato MP3 o WAV. Esto le permite escuchar el mensaje directamente desde la bandeja de entrada de su correo electrónico. Los archivos de audio son excelentes para capturar el tono y los matices de la voz de la persona que llama.
2. Transcripciones de textos: Algunos servicios de correo de voz a correo electrónico ofrecen transcripciones de texto de los mensajes de correo de voz. Estas transcripciones pueden incluirse en el cuerpo del correo electrónico o enviarse como un archivo de texto independiente. Las transcripciones de texto facilitan la lectura y la comprensión rápidas del mensaje sin tener que escuchar el audio.
3. Opciones de almacenamiento: Los mensajes del correo de voz se pueden almacenar en su sistema telefónico o en los servidores del proveedor de servicios de VoIP, o puede optar por almacenarlos localmente en su dispositivo. Al elegir las opciones de almacenamiento, ten en cuenta los siguientes factores:

• Tamaño y calidad del archivo de audio: Los archivos de audio de mayor calidad pueden ocupar más espacio de almacenamiento.
• Precisión y formato de la transcripción del texto: Asegúrese de que las transcripciones sean precisas y fáciles de leer.
• Políticas de retención y capacidad de almacenamiento: Comprueba los límites de almacenamiento de tu proveedor y cuánto tiempo retienen los mensajes.
• Cumplimiento de las normas de la industria: Si perteneces a un sector regulado, asegúrate de que el almacenamiento de tu correo de voz cumpla con las normativas pertinentes (por ejemplo, la HIPAA para las organizaciones sanitarias).

Al comprender estos formatos de mensajes de correo de voz y opciones de almacenamiento, puede optimizar su configuración de correo de voz a correo electrónico para satisfacer las necesidades de comunicación de su empresa.