- Un servicio de contestador ayuda a las pequeñas empresas a capturar las llamadas perdidas, mejorar la experiencia del cliente y administrar su tiempo.
- Que valga la pena depende del volumen de llamadas, del presupuesto y de la frecuencia con la que omitas las consultas de los clientes.
- Con el aumento de los costos de los servicios en vivo, las opciones de IA asequibles como Upfirst ahora hacen que la cobertura de llamadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sea accesible para cualquier pequeña empresa.
Si tienes una pequeña empresa, sabes lo agitadas que pueden llegar a ser las cosas. ¿Además de eso, añadir un teléfono que no deje de sonar? Es difícil gestionar todo por ti mismo. Tal vez estés con un cliente, trabajando o usando tres sombreros a la vez. El teléfono pasa al buzón de voz, te prometes que volverás a llamar, pero la vida se interpone. Para cuando por fin tengas la oportunidad, es probable que ese cliente potencial ya se haya marchado.
Escucharás esto en todos los demás blogs de esta industria, pero las llamadas perdidas hacer significa pérdida de negocios. Pero contratar a una recepcionista a tiempo completo puede resultar caro, y nadie quiere estar de guardia todo el día, todos los días.
Entonces, ¿vale la pena un servicio de contestador para su empresa?
La respuesta breve: para muchas pequeñas empresas, sí; si eliges el servicio correcto, puede amortizarse solo y algo más.
Veamos qué hacen los servicios de contestador, cuánto cuestan y cómo saber si son los adecuados para usted.
¿Qué es un servicio de contestador?
Un servicio de contestador es un equipo o un software que interviene para atender tus llamadas cuando no puedes atender el teléfono. Según lo que elijas, pueden:
- Toma los mensajes y entrégalos
- Transfiere las llamadas importantes a la persona adecuada
- Programa citas en tu calendario
- Responda a las preguntas frecuentes de los clientes
- Enruta llamadas urgentes
- Manejar servicio de contestador fuera del horario de atención o llamadas de fin de semana
Hay algunos tipos principales:
- Servicios de contestador en vivo — Personas reales responden a tus llamadas, normalmente desde un centro de llamadas.
- Servicios de respuesta con IA — Los recepcionistas virtuales de IA gestionan las conversaciones automáticamente mediante guiones, indicaciones e información de su empresa.
- Servicios híbridos — La IA se encarga de las llamadas rutinarias, mientras que los humanos intervienen en situaciones más complicadas o delicadas.
Esto no es lo mismo que un call center para pequeñas empresas (que normalmente gestiona grandes volúmenes de llamadas) o un asistente virtual (que ayuda con el trabajo administrativo). El objetivo de los servicios de contestador es garantizar que su empresa nunca pierda la llamada de un cliente y que siempre suene profesional.
El verdadero costo de un servicio de contestador
Servicios de contestador suelen ser más asequibles de lo que piensas, pero los precios y los planes pueden variar. Así es como cobran la mayoría:
- Por minuto: Pague por el tiempo que pasa hablando por teléfono (a menudo entre 0,75 y más de 1,50 dólares por minuto).
- Por llamada: Algunos servicios cobran una tarifa plana por cada llamada atendida.
- Planes mensuales: Los paquetes para pequeñas empresas suelen costar entre 100 y 400 dólares al mes y permiten una cierta cantidad de minutos o llamadas al mes.
Esté atento a los cargos adicionales, como los cargos de instalación, las tarifas fuera del horario laboral o los cargos por exceso de uso si recibe más llamadas de las que cubre su plan.
He aquí un vistazo rápido a los costos en paralelo:
✅ Los beneficios, cuando vale la pena
Entonces, ¿qué obtienes realmente al hacer que otra persona conteste tu teléfono?
1. No te pierdas una pista
Cada llamada perdida es un cliente que quizás no devuelva la llamada. Los servicios de contestador garantizan que todas las llamadas sean atendidas, lo que significa más posibilidades de conseguir nuevos clientes.
2. Siempre disponible, de día o de noche
Las personas llaman cuando les resulta conveniente, no solo durante el horario laboral. Un servicio de contestador hace que su empresa esté accesible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que le brinda una ventaja sobre la competencia.
3. Luce más profesional
Una voz amable y bien informada les muestra a los clientes que eres organizado y confiable.
4. Menos estrés para tu equipo
Su personal puede concentrarse en sus principales trabajos sin interrupciones constantes por teléfono.
5. Maneje fácilmente los picos estacionales
¿Temporada alta? No hay necesidad de apresurarse a contratar ayuda adicional. Puedes aumentar o reducir tu servicio de contestador según sea necesario. Una excelente opción para recepción de desbordamiento.
6. Crece con su negocio
A medida que su empresa se expande, su servicio de contestador puede atender más llamadas, lo que alivia la presión de una línea telefónica cada vez más concurrida.
7. Tranquilidad
No tiene que preocuparse por perder esa gran llamada mientras está en una reunión o en un trabajo.
8. Más tiempo para lo que importa
Con las llamadas gestionadas, puedes concentrarte en administrar y hacer crecer tu negocio en lugar de estar atado al teléfono.
¿Lo sabía? Hasta El 85% de las personas que llaman y no se comunican con una persona en vivo no devuelven la llamada. Responder a todas las llamadas puede marcar una diferencia real en sus resultados.
⚠️ Los inconvenientes: cuando puede que no valga la pena
Los servicios de contestador no son perfectos para todas las empresas. Estas son algunas cosas que debes tener en cuenta:
1. Un toque menos personal
Es posible que la persona que responde no conozca a sus clientes por su nombre ni comprenda su negocio tan bien como usted.
2. Menos control sobre cada llamada
Confías en que otra persona causará una buena primera impresión en tu negocio.
3. No a todo el mundo le importa como a ti.
A veces, los agentes de servicio (especialmente en las grandes empresas) se apresuran a atender las llamadas o se pierden los pequeños detalles que importan. No todos los agentes pondrán el mismo cuidado y atención en una llamada que lo haría alguien de su empresa.
4. La calidad del servicio puede variar
Esto es algo que escucho todo el tiempo de nuestros clientes: algunas empresas informan de problemas con los agentes que no son amables o no siguen las instrucciones, lo que perjudica su imagen y reputación.
5. Conocimiento limitado del producto
A menos que dediques tiempo a capacitar al servicio, es posible que no puedan responder preguntas detalladas.
6. Contratos y tarifas adicionales
Algunos proveedores te obligan a tener contratos largos o te cobran más por cosas como saludos personalizados o la entrega de mensajes.
7. Bajo volumen de llamadas, bajo valor
Si solo recibes unas pocas llamadas a la semana, es posible que no veas suficientes beneficios para justificar el costo.
💡 Verificación de la realidad: Un servicio de contestador es muy valioso si pierdes llamadas con regularidad o necesitas cobertura fuera del horario normal.
Cómo decidir si vale la pena para tu negocio
Esta es una sencilla lista de verificación que te ayudará a averiguarlo:
- ¿Pierdes 10 o más llamadas a la semana?
- ¿Los clientes se quejan de que la respuesta es lenta o nula?
- ¿Su equipo está demasiado ocupado para responder a todas las llamadas?
- ¿Las llamadas llegan fuera del horario de atención o los fines de semana?
Si respondió «sí» a dos o más, el servicio de contestador podría amortizarse fácilmente.
Ejemplo rápido de costo-beneficio
Digamos:
- Cada nuevo cliente vale 200$
- Su servicio de contestador cuesta 150 dólares al mes
Solo necesita un cliente adicional al mes para cubrir el costo. Todo lo demás son ganancias, y obtienes menos estrés y clientes más felices.
La inteligencia artificial frente a los servicios de respuesta humana
¿Deberías elegir una persona real o una recepcionista de IA?
Los servicios humanos son ideales cuando la empatía y el toque personal son esenciales, como en el cuidado de la salud. Sin embargo, para la mayoría de las llamadas diarias, los servicios de IA ahora pueden gestionar con la misma eficacia entre el 80 y el 99% de las preguntas, la programación y el enrutamiento de llamadas.
Los modelos híbridos (IA para las llamadas rutinarias, humanos para las complejas) ofrecen lo mejor de ambos mundos.
Cómo elegir el servicio adecuado
¿Está listo para explorar sus opciones? Esto es lo que debes buscar:
- Secuencias de comandos personalizadas: El servicio debe sonar como si realmente formara parte de tu negocio.
- Integraciones: Busca servicios que funcionen con tu calendario o CRM.
- Soporte multilingüe: Útil si tienes una base de clientes diversa.
- Precios sencillos: Tenga cuidado con los cargos ocultos o los contratos complicados.
- Informes fáciles de leer: De este modo, puedes controlar el volumen de llamadas y las llamadas perdidas de un vistazo.
- Espacio para crecer: Asegúrese de poder actualizar su plan a medida que vaya ocupando más.
Y no olvides evitar los contratos a largo plazo o los precios poco claros. La mayoría de los proveedores acreditados te permiten probar antes de comprometerte con pruebas gratuitas u opciones mensuales.
Por qué cada vez más pequeñas empresas eligen los servicios de respuesta de IA
Los servicios tradicionales de respuesta en vivo son cada vez más caros. Muchos ahora cobran entre 1 y 2 dólares por minuto y requieren que te comprometas a pagar entre 300 y 500 dólares al mes para empezar. Agregue cargos adicionales por la asistencia bilingüe o fuera del horario de atención, y todo se suma.
Para una pequeña empresa, eso puede resultar difícil de justificar, especialmente si el volumen de llamadas no es enorme.
Es por eso que cada vez más empresas están optando por servicios de respuesta de IA, como Primero.
Obtiene todos los beneficios principales: cobertura 24 horas al día, 7 días a la semana, toma de mensajes, la programación de citas y el enrutamiento de llamadas, todo por una fracción del precio de los servicios de contestador tradicionales. No hay cargos por minuto, tarifas de instalación ni contratos a largo plazo.
He aquí una comparación rápida:
Para las empresas emergentes, los contratistas locales y las oficinas pequeñas, esto hace que tener una recepcionista profesional finalmente vuelva a ser asequible.
Ver lo que dicen nuestros clientes sobre el uso de una recepcionista virtual con IA de Upfirst.
En resumen: ¿vale la pena un servicio de contestador?
Entonces, ¿vale la pena un servicio de contestador para las pequeñas empresas?
Para la mayoría, sí, especialmente si pierdes llamadas, realizas demasiadas tareas o quieres que tu empresa suene más profesional. Incluso una pequeña inversión puede amortizarse rápidamente.
Solo recuerda que no todos los servicios son iguales. Los servicios tradicionales en vivo aún existen, pero las nuevas opciones impulsadas por la inteligencia artificial, como Upfirst, ofrecen los mismos resultados por mucho menos.
¿Cuál es la mejor manera de saber si es adecuado para ti? Pruébalo.
Haz los cálculos. Calcula cuántas llamadas pierdes cada mes y cuánto valen esas llamadas. Si el ahorro de un solo cliente cubre el costo, tienes la respuesta.
¿Está listo para dejar de perder llamadas para su empresa y conseguir una recepcionista asequible?
👉 Prueba Upfirst gratis hoy y compruebe lo fácil que es asegurarse de que todas las llamadas sean atendidas sin sobrepasar su presupuesto.
Nick Lau is a copywriter and content lead for Upfirst.ai. A self-starter at heart, he dove into marketing in 2015 by launching an e-commerce company, selling private-labeled products on Amazon and Shopify. When he’s not crafting copy, you might spot him on a winding road trip to the coasts or through forests, in search of unexplored places.
