Cómo automatizar las llamadas telefónicas con IA y Zapier

¿Se esfuerza por captar los teléfonos que suenan mientras intenta administrar el resto de su negocio? No eres el único. Las llamadas perdidas o mal gestionadas se traducen en una pérdida de ingresos y clientes frustrados, pero muy pocos equipos pequeños pueden pagar una recepcionista a tiempo completo.

Incluso el precio de lo tradicional servicios de contestador no tiene sentido para los propietarios de pequeñas empresas que necesitan ayuda con una pequeña cantidad de llamadas cada mes.

Ahí es donde entra en juego el doblete de la IA y Zapier. Aproximadamente en el tiempo que tardas en terminar tu carrera matutina, configuras un Servicio de contestador con IA que responde a cada llamada, captura exactamente lo que la persona que llama necesita, reserva citas y publica esos datos directamente en las herramientas con las que ya trabaja su equipo.

En esta guía, analizaremos:

• Cómo Agentes de voz de IA como Upfirst, se combinan con Zapier para automatizar los flujos de llamadas
  
• Los beneficios empresariales que puede esperar (más allá de un menor número de correos de voz)
  
• Una configuración paso a paso que cualquiera puede seguir
  
• Plantillas de Zap del mundo real que puedes copiar hoy
  

Al final, tendrás un manual práctico para recuperar tu tiempo y ofrecer una experiencia de llamada profesional las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin tener que contratar a otro humano.

Cómo colaboran AI y Zapier para automatizar las llamadas telefónicas

¿Qué es un disparador de Zapier?

Piense en Zapier como el conector universal para diferentes programas. Elige casi cualquier aplicación (tu CRM, calendario o servicio de asistencia) y Zapier puede escuchar si ocurre algo en esa aplicación (a desencadenar) y responder haciendo algo en otra aplicación (una acción).

Más de 7000 aplicaciones se conectan a través de Zapier, por lo que, una vez que los datos de tu teléfono lleguen allí, todo es posible.

¿Qué es un servicio de contestador de IA?

La pieza que falta es la era de la voz de la IAnt o asistente de correo de voz que convierte las llamadas en vivo en datos estructurados. Upfirst hace exactamente eso. Cuando recibe una llamada, saluda a la persona que llama con una voz natural similar a la humana, hace preguntas de seguimiento y resume la conversación.

En el fondo, funciona con grandes modelos lingüísticos, por lo que puede consultar las preguntas frecuentes, la lista de precios o la base de conocimientos y responder con precisión a las personas que llaman. Y dado que Upfirst es un software, funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por una tarifa mensual fija que comienza en 24,95 dólares.

Es como tener una recepcionista virtual dedicada a su negocio, excepto que en realidad es asequible para casi cualquier propietario de una pequeña empresa.

Combine esos dos servicios y desbloqueará flujos de trabajo de llamadas infinitamente personalizables:

1. La persona que llama solicita un presupuesto → Upfirst recopila los detalles del proyecto → Zapier envía los datos a HubSpot como una nueva oferta.
   
2. El paciente llama fuera de horario → Upfirst reserva una cita → Zapier crea un evento de Google Calendar y envía un formulario de admisión por correo electrónico.
   
3. Llamadas de personas que buscan empleo → Upfirst lo etiqueta como contratación → Zapier dirige la transcripción al canal de contratación de Slack.
   

No hay recursos de desarrollo. Sin menús de teléfono. Solo llamadas felices y seguimiento automático.

Ventajas de la automatización de las llamadas telefónicas

Paso a paso: configurar la automatización telefónica con IA con Zapier

1. Crea tu cuenta Upfirst

1. Dirígete a upfirst.ai y haz clic en «Probar gratis», o haga clic aquí.
   
2. Responda algunas preguntas sobre su empresa y lo que hace.
   
3. Entrene a su recepcionista de IA cargando preguntas frecuentes, hojas de precios o añadiendo artículos rápidos a la base de conocimientos.
4. Personalízala de la forma que mejor se adapte a tu negocio. Configúralo para que simplemente recopile información y reciba un mensaje, formule las preguntas necesarias o incluso como un agente de «recepción» que pueda escuchar las necesidades de la persona que llama y luego enviarlas al departamento correcto. Todo depende de ti.
   
5. Realiza algunas llamadas de prueba para asegurarte de que tus llamadas se gestionan exactamente como quieres.

2. Habilite la integración con Zapier

1. En Upfirst, abre Ajustes → Integraciones → Zapier.
2. Busca el botón de activación y haz clic en él.
   

1. A continuación, te llevarán a Zapier. Crea una cuenta gratuita con Zapier, o inicia sesión si ya tienes uno.
2. Tras iniciar sesión, accederás al flujo de trabajo de Zap. Desde aquí, seleccionarás Cuenta y luego Otorgar acceso para Upfirst. Es posible que se te pida que inicies sesión en tu cuenta de Upfirst.

3. Crea tu primer zap

1. Inicia sesión en Zapier y haz clic Crear Zap.
   
2. Activador: buscar Primero y elige Llamada finalizada (se activa cada vez que finaliza una llamada) o Llamada iniciada.
   
3. Conecta tu cuenta de Upfirst; Zapier mostrará una llamada reciente como datos de muestra.
   
4. Acción: elige la aplicación de destino (Google Calendar, HubSpot, Slack, etc.) y mapea los campos mostrados por Upfirst.
   
5. Prueba el Zap y enciéndelo. A partir de ahora, todas las llamadas coincidentes se realizarán automáticamente.

Tres casos de uso listos para usar para automatizar tus llamadas telefónicas con IA y Zapier

A continuación se muestran las automatizaciones más comunes que vemos entre las empresas basadas en servicios. No dudes en adaptarlas a tu oferta.

1. Añadir citas automáticamente a Google Calendar

• Activador: Primero → Llamada finalizada
  
• Acción: Calendario de Google → Crea un evento detallado
  
• Por qué es genial: Las personas que llaman pueden programar una cita contigo, incluso si no puedes responder la llamada tú mismo. Tanto tú como el cliente recibís invitaciones y recordatorios en el calendario, lo que reduce drásticamente las ausencias.

Consejos de configuración

• Asigne el resumen de la llamada a Descripción para que pueda ver por qué concertaron una cita.
• En el Haga preguntas en la sección de su cuenta de Upfirst, personalice la pregunta para que su recepcionista pregunte qué día y hora la persona que llama desea programar una cita.

2. Registre clientes potenciales en Google Sheets para obtener ganancias rápidas

• Activador: Primero → Llamada finalizada
  
• Acción: Hojas de cálculo de Google → Crear fila de hoja de cálculo
  
• Por qué es genial: Perfecto para los equipos que viven en hojas de cálculo o que desean un panel sencillo de clientes potenciales de las llamadas entrantes.

3. Haga que nuevos clientes ingresen a Jobber (profesionales del servicio a domicilio)

• Activador: Primero → Llamada finalizada
  
• Acción: Jobber → Crear cliente
  
• Por qué es genial: Paisajistas, fontaneros, y limpiadores puede convertir una consulta telefónica en un trabajo programado sin tocar el teclado.

Mejores prácticas:

• Combina Jobber's Crear cliente con un seguimiento Crear solicitud acción para que la solicitud de cotización inicial llegue a la cola correcta.
  
• Adjunte la transcripción completa de la llamada como nota interna para que los técnicos de campo lleguen informados.

Consejos profesionales para una experiencia de llamadas de cinco estrellas para llamadas telefónicas automatizadas

Escribe un saludo natural. En lugar de un duro «Gracias por llamar...», prueba con «¡Hola! Soy la recepcionista virtual de Freshscape Lawn Care. ¿En qué puedo ayudarlo hoy?»

Anticipe las preguntas frecuentes. Cuantos más detalles proporciones a Upfirst (horarios de apertura, niveles de precios, áreas de servicio), menos preguntas se plantearán y más útil será tu agente telefónico.

Usa la lógica de rechazo. No todas las llamadas necesitan un seguimiento humano. Establece reglas en Zapier para cerrar automáticamente el spam o las llamadas a números incorrectos.

Revise las transcripciones semanalmente. Eche un vistazo a algunas llamadas para detectar nuevas objeciones o puntos de venta y, a continuación, actualice su base de conocimientos.

Haz pruebas como un cliente. Llamar fuera de horario, murmura tu nombre o haz una pregunta extraña. Los ajustes aquí realizados garantizan que tu IA se mantenga en forma.

¿Estás listo para automatizar tus llamadas telefónicas con IA?

Manual gestión de llamadas es un impuesto a la productividad que su empresa ya no tiene que pagar. Con la IA de Upfirst y las más de 7000 integraciones de Zapier, puedes crear un flujo de trabajo telefónico automatizado que se adapte perfectamente al resto de tu equipo, sin necesidad de programar scripts, IVR ni horas de desarrollo. Captura todas las llamadas, tanto si estás ocupado a las 2 de la tarde como si duermes a las 2 de la madrugada. Solo un servicio profesional que funciona las 24 horas del día para tu pequeña empresa.

Upfirst ofrece una prueba gratuita para que puedas escuchar a la IA en acción y lanzar tu primer Zap en menos de 15 minutos. Inscríbase hoy, conecta tus aplicaciones y observa cómo las llamadas (y el trabajo del administrador) se resuelven solas.

Preguntas frecuentes

¿La voz de la IA es lo suficientemente natural para mi marca?
Sí. Upfirst ofrece varios perfiles de voz y te permite ajustar el tono, el ritmo y el saludo para que disfrutes de la experiencia de una recepcionista humana con experiencia.

¿Necesito un desarrollador para mantener esto?
No. Tanto Upfirst como Zapier utilizan interfaces sin código. Si puedes arrastrar y soltar un formulario o rellenarlo, puedes actualizar tus flujos. Los equipos técnicos aprecian lo fácil que es realizar cambios sin conocer ningún código

¿Qué tan personalizables son los flujos de llamadas y los scripts de IA?
Tan flexible como necesites. Puedes actualizar los scripts y los flujos de llamadas en cualquier momento en tu cuenta, sin necesidad de programar nada.

¿Cuál es el precio de un servicio de contestador de IA?
Los planes de Upfirst comienzan en 24,95$ al mes para 30 llamadas, que incluyen un número de teléfono local, flujos de llamadas ilimitados, cobertura las 24 horas del día, los 7 días de la semana, asistencia bilingüe, transferencia de llamadas y más.

¿Se puede escalar a grandes volúmenes?
Absolutamente. Cuando lo necesites recepción de desbordamiento durante la temporada alta, o con frecuencia recibe varias llamadas a la vez, Upfirst puede responder a cada llamada en el primer timbre, por lo que no queda ni una persona en espera.