¿Cuánto debo pagarle a alguien para que conteste mi teléfono? (guía 2025)

La falta de llamadas puede significar la pérdida de oportunidades para su empresa, ya sean clientes potenciales, actualizaciones importantes o retrasos en los proyectos. Sin embargo, averiguar cuánto pagarle a alguien para que conteste tu teléfono puede ser complicado. Los precios varían mucho según el tipo de servicio, las horas que necesites y el número de llamadas que recibas.

Entonces, ¿cuánto deberías pagarle a alguien para que conteste tu teléfono? ¿Cuáles son sus opciones en 2025?

Esta guía detalla los principales modelos de precios, lo que afecta al costo y cómo puede encontrar el que mejor se adapte a su presupuesto y necesidades de llamadas. Analizaremos la contratación de personal interno, los recepcionistas virtuales y el creciente mundo de los servicios de respuesta telefónica con IA.

Por qué a los propietarios de pequeñas empresas les importa esta pregunta

Cada llamada perdida puede significar una pérdida de ingresos, clientes frustrados o un desperdicio de dinero de marketing. Además, ¿esas «llamadas rápidas» constantes que interrumpen tu día? Se suman y hacen que te resulte difícil concentrarte en tu verdadero trabajo.

Estas son algunas de las razones más comunes por las que los propietarios de negocios buscan ayuda para responder por teléfono:

• Imagen profesional: Confiar en el correo de voz puede hacer que su empresa parezca menos establecida que la de la competencia, que siempre responde en tiempo real.
• Preocupaciones presupuestarias: Tradicional servicios de contestador a veces tienen precios confusos, lo que dificulta la planificación de los gastos.
• Brechas de cobertura: El personal interno no siempre puede responder a todas las llamadas; piense en las pausas para comer, los días de enfermedad o fuera del horario laboral.

Para encontrar la solución adecuada hay que equilibrar el costo, la calidad y la confiabilidad.

Sus principales opciones para responder por teléfono en 2025

Hay tres formas principales de asegurarte de que alguien conteste el teléfono de tu empresa. Cada una tiene su propio estilo de precios y sus ventajas y desventajas.

Recepcionista interna (contratación tradicional)

Se trata de un empleado directo que se ocupa de sus llamadas. Su costo total no es solo el salario. También pagarás los impuestos sobre la nómina, los beneficios y la provisión de un espacio de trabajo.

Por ejemplo, si le pagas a una recepcionista 35 000$ al año, tu coste real se acerca a los 45 000$ o 50 000$ si agregas todos los extras. Eso equivale a entre 3.750 y 4.200 dólares al mes, independientemente del número de llamadas que atiendan.

Y para los propietarios de pequeñas empresas o emprendedores independientes, ese es un costo que probablemente no esté dentro del presupuesto.

Recepcionista virtual o servicio de contestador (subcontratación humana)

Estos servicios utilizan agentes capacitados que responden a las llamadas de forma remota para varias empresas. Por lo general, sus tarifas dependen de la cantidad de minutos o llamadas que utilices, o puedes elegir un plan mensual.

La mayoría de los servicios de contestador cobran entre 0,65 y 1,75 dólares por minuto. Si recibes 200 llamadas al mes, con un promedio de 2 minutos cada una, pagarás entre 260 y 700 dólares al mes, según el proveedor.

Esta es una opción popular para muchas empresas, pero el aumento de los costos de los servicios de contestador tradicionales está empezando a alejar a muchas empresas.

Servicio de contestador con IA (opción moderna para pequeñas empresas)

Los recepcionistas que utilizan inteligencia artificial utilizan la tecnología de inteligencia artificial para responder a sus llamadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Usted configura una base de conocimientos e información, y Agente de voz con IA sigue tus instrucciones.

Servicios de contestador telefónico con IA por lo general viene con una cuota mensual fija, por lo general de 25 a 150 dólares al mes. Estos servicios pueden atender muchas llamadas a la vez y no se toman descansos ni avisan por enfermedad.

Muchas pequeñas empresas están optando por estos servicios de respuesta de IA debido al costo asequible y la simplicidad de comenzar.

Cómo funcionan los diferentes modelos de precios

Entender cómo funcionan los precios te ayudará a elegir la mejor opción y a evitar facturas inesperadas al final del mes.

Los precios por minuto parecen sencillos, pero ten cuidado con los cargos ocultos. Algunos proveedores redondean las llamadas al minuto siguiente, cobran por el tiempo de espera o añaden cargos adicionales por cosas como traslados o reservas de citas.

Los planes mensuales suelen incluir una cantidad fija de minutos o llamadas (por ejemplo, 200 minutos o 90 llamadas). Si te excedes, pagarás más. Comprueba siempre los detalles para saber lo que incluye.

Lo que realmente afecta al costo

Hay varios factores clave que pueden cambiar la cantidad que pagarás por un servicio de contestador telefónico:

Volumen y duración de las llamadas

Más llamadas y llamadas más largas significan costos más altos si paga por minuto o por llamada. Matemáticas sencillas, por ejemplo: una llamada de 5 minutos cuesta más del doble que una llamada de 2 minutos.

• Mensajes sencillos: Por lo general, de 1 a 2 minutos para obtener un nombre, un número y un mensaje corto
• Reserva de citas: A menudo, de 3 a 5 minutos por llamada
• Preguntas detalladas o de ventas: Puede durar de 5 a 10 minutos, especialmente si la persona que llama necesita ayuda

Horas de cobertura necesarias

Si quieres que las llamadas sean atendidas fuera del horario laboral habitual, espera pagar más. Los días festivos y los fines de semana también pueden tener un costo adicional.

Algunas empresas solo necesitan ayuda durante las horas punta; otras necesitan una cobertura total las 24 horas del día, los 7 días de la semana, especialmente en las industrias de servicios nacionales o de emergencia.

Complejidad del script

Los scripts simples de «enviar un mensaje» son más baratos que los flujos de trabajo más complejos, como reservar citas, seleccionar clientes potenciales o transferir llamadas.

Secuencias de comandos básicas: nombre, número y motivo de la llamada.

Secuencias de comandos avanzadas: reserva de citas, cotizaciones de precios, comprobaciones del área de servicio, ingreso de datos de CRM y más.

Necesidades especiales de la industria

Algunas industrias, como la legal, la atención médica o las finanzas, necesitan recepcionistas con capacitación adicional o conocimientos de cumplimiento. Estos servicios suelen costar más debido a los requisitos de privacidad y a las tareas especializadas.

¿Qué funciones necesita realmente su empresa?

Cada negocio es diferente. La clave está en adaptar las funciones de contestador telefónico a tus necesidades reales, de forma que no tengas que pagar de más.

Toma básica de mensajes

Si solo necesitas que alguien responda, obtenga un nombre y un número y transmita un mensaje, esta es la opción más económica. Es genial para contratistas, consultores o proveedores de servicios que devuelven la llamada a horas establecidas.

Programación de citas

Si necesitas que las personas que llaman reserven directamente en tu calendario, busca servicios que puedan conectarse con tus herramientas de programación. Deberán conocer tus reglas de disponibilidad y enviar las confirmaciones a los clientes.

• Integración de calendarios: Funciona con Google Calendar, Outlook, etc.
• Disponibilidad personalizada: Sigue las reglas de reserva y los horarios preferidos
• Confirmaciones: Envía correos electrónicos o mensajes de texto a los clientes

Gestión avanzada de llamadas

Si desea transferencias de llamadas, actualizaciones de CRM, selección de clientes potenciales o servicios de contestador bilingües, es posible que tengas que pagar más, según el tipo de servicio que elijas. Estas funciones pueden mejorar la experiencia del cliente, pero tienen un coste adicional.

Parte de lo que hacen que los servicios telefónicos de IA sean Primero tan asequible es que no cobran más por este tipo de funciones, lo que lo hace atractivo para las pequeñas empresas con presupuestos limitados.

Comparación de la contratación de personal con el uso de un servicio

Este es un resumen rápido para una empresa que recibe entre 150 y 200 llamadas al mes:

Recepcionista interna: Entre 3000 y 4000 USD al mes, incluidos todos los costos. Ideal para una personalización máxima, pero solo cubre el horario laboral, a menos que contrates a más de una persona.

Servicio de contestador tradicional: De 200 a 600 dólares al mes, según el volumen de llamadas y las funciones. Responden personas reales, pero tú tienes menos control sobre el curso de cada llamada.

Servicio de contestador con IA: Entre 25 y 160 dólares al mes por entre 30 y 300 llamadas. Siempre disponible, muy asequible y sin llamadas perdidas, pero sin contacto humano.

La elección correcta depende del volumen de llamadas, de su presupuesto y de la importancia de una experiencia personal para usted y sus clientes.

Cómo determinar un precio justo para tu negocio

Esta es una forma sencilla de estimar lo que debes pagar si pagas por minuto:

1. Controla la cantidad de llamadas que recibes cada mes
2. Calcula la duración media de tus llamadas (de 2 a 3 minutos para las llamadas básicas, de 4 a 6 minutos si reservas citas)
3. Determine qué nivel de funciones necesita
4. Multiplica tus llamadas por el promedio de minutos por la tarifa del proveedor
5. Compare el costo mensual con el valor de un cliente típico

Ejemplo: 180 llamadas × 2,5 minutos × 1,10 USD = 495 USD al mes. Si un cliente promedio gana 500 dólares, un cliente cubre tu teléfono durante el mes y no perderás ningún cliente potencial.

Por qué cada vez más empresas están optando por la respuesta telefónica con IA

Muchas pequeñas empresas están recurriendo a los servicios de respuesta de IA porque los tradicionales se han vuelto demasiado caros e inconsistentes. Los recepcionistas humanos pueden cometer errores, olvidar las instrucciones o incluso dar la impresión de ser groseros, lo que perjudica la reputación de una empresa.

Con la IA, los propietarios tienen el control total. Pueden establecer exactamente cómo se gestionan las llamadas, ajustar los guiones en cualquier momento y asegurarse de que todas las personas que llaman tengan una experiencia agradable y coherente. Además, los servicios de respuesta de IA cuestan una fracción de lo que cobran los proveedores tradicionales y pueden atender tantas llamadas como necesites sin cargos adicionales.

En resumen, los servicios de respuesta de IA son:

• Más asequible, especialmente para las pequeñas empresas que no pueden darse el lujo de desembolsar 500 dólares al mes, ni siquiera por un simple servicio de recepción de mensajes.
• Más consistente. Puede que esto te sorprenda, pero los recepcionistas virtuales de IA pueden seguir instrucciones exactas con más frecuencia que las humanas. Es algo que los dueños de negocios me dicen todo el tiempo y es una de las razones por las que optan por la IA.
• Fácilmente personalizable. La personalización de la forma en que la IA gestiona las llamadas está bajo tu control total.

¿Cuál es el precio justo a pagar?

Esto es lo que la mayoría de las pequeñas empresas deberían esperar pagar en el mercado actual:

Servicios de contestador tradicionales: Entre 150 y 800 dólares al mes, según el volumen de llamadas y las funciones.

Recepción interna: Entre 3000 y 4000$ al mes para un empleado a tiempo completo durante el horario laboral.

Servicios de respuesta de IA: Entre 25 y 160 USD al mes para entre 30 y 300 llamadas, cobertura las 24 horas del día, los 7 días de la semana con una variedad de funciones.

Su propio costo dependerá de la cantidad de llamadas que reciba, de las funciones que necesite y de cuándo necesite cobertura. ¿Cuál es el mejor primer paso? Realiza un seguimiento de tus llamadas durante un mes para tener números reales con los que trabajar.

Por qué las empresas eligen Upfirst

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Nuestros planes comienzan con 24,95$ al mes por 30 llamadas—sin configuraciones complicadas, sin contratos largos y sin cargos ocultos. Solo una recepcionista de inteligencia artificial confiable que le ayuda a parecer profesional y a no perder nunca una llamada.

Vea lo que algunos de nuestros clientes dicen sobre nosotros aquí.

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Preguntas frecuentes sobre los costos de atención telefónica

¿Cuánto cuesta una recepcionista virtual al mes?

La mayoría de los servicios de recepcionista virtual humana cuestan entre 150 y 800 dólares al mes para las pequeñas empresas, según el volumen de llamadas y las funciones que necesite. Si pagas por minuto, espera que las tarifas oscilen entre 0,65 y 1,75 USD por minuto de conversación.

Si elige un servicio de contestador de IA, espere pagar costos mucho más bajos, que oscilan entre 25 y 200 dólares al mes.

¿Qué es más barato: contratar a una recepcionista o usar un servicio de contestador?

Los servicios de contestador son casi siempre más baratos que contratar a alguien. Una recepcionista a tiempo completo suele costar entre 3000 y 4000 dólares al mes, incluidos los beneficios. Los servicios de contestador suelen costar entre 150 y 400 dólares al mes por el mismo volumen de llamadas.

¿Los servicios de respuesta telefónica con IA realmente funcionan para las pequeñas empresas?

¡Sí! Los modernos servicios de contestador de inteligencia artificial funcionan muy bien con llamadas básicas, como recibir mensajes o programar citas. Son los mejores para las empresas con un presupuesto limitado, con necesidades de llamadas simples y predecibles e instrucciones claras para las preguntas más comunes.

¿Cuánto debo presupuestar para la cobertura telefónica fuera del horario de atención?

La cobertura fuera del horario laboral suele ser entre un 25 y un 50% más que en el horario comercial habitual. Si tu plan principal cuesta 200$ al mes, si agregas noches y fines de semana, podrías ascender a entre 250 y 300$ al mes, según las tarifas de tu proveedor.

Los servicios de respuesta de IA no suelen cobrar por la cobertura fuera del horario de atención. Sus planes asequibles incluyen respuesta las 24 horas del día, los 7 días de la semana, incluso en los paquetes iniciales.