Si está buscando una forma más inteligente de gestionar las llamadas telefónicas y automatizar su flujo de trabajo, conectar WhatConverts con el servicio de contestador de IA de Upfirst podría cambiar las reglas del juego. Esta guía explica lo que es posible con la integración del servicio de contestador de WhatConverts, ideas prácticas de automatización e instrucciones paso a paso, para que puedas concentrarte en tu negocio y no en las tareas ajetreadas.

¿Qué es WhatConverts?

WhatConverts es una herramienta de seguimiento y gestión de clientes potenciales que utilizan muchas empresas de servicios, incluidas las inmobiliarias, los servicios domésticos y los bufetes de abogados, para capturar, organizar y medir las llamadas telefónicas, el envío de formularios y más. Le ayuda a ver exactamente de dónde provienen sus clientes potenciales, a realizar un seguimiento de su recorrido y a administrar su flujo de ventas de manera más eficiente. Con WhatConverts, puede mantener toda la información de sus clientes potenciales en un solo lugar, lo que facilita mucho el seguimiento y la presentación de informes.

¿Qué puede hacer con WhatConverts y el servicio de contestador de IA de Upfirst?

Al integrar WhatConverts con el servicio de contestador de inteligencia artificial de Upfirst mediante Zapier, puede automatizar el flujo de información de cada llamada telefónica que reciba su empresa. Estas son algunas formas eficaces en las que las pequeñas empresas utilizan la integración del servicio de contestador de WhatConverts:

1. Cree automáticamente nuevos clientes potenciales a partir de cada llamada

Siempre que Upfirst complete una llamada, Zapier puede tomar los detalles de la persona que llama, como el nombre, el número de teléfono, el motivo de la llamada e incluso las respuestas a preguntas personalizadas (por ejemplo, el presupuesto, el servicio necesario) y crear instantáneamente un nuevo cliente potencial en WhatConverts. Esto significa que nunca te pierdes un cliente o un trabajo potencial, y todos tus clientes potenciales se registran en un solo lugar.

Por qué es importante: Ahorra tiempo en la entrada de datos, evita la pérdida de clientes potenciales y se asegura de que su cartera de ventas esté siempre actualizada. Por ejemplo, una empresa de jardinería podría registrar automáticamente todas las solicitudes de presupuesto o consultas para que el personal pueda hacer un seguimiento rápido.

2. Califique y dirija los clientes potenciales en función del contenido de la llamada

La IA de Upfirst puede hacer preguntas personalizadas y resumir cada llamada. Con los filtros de Zapier, puedes configurar automatizaciones para que solo los clientes potenciales cualificados (por ejemplo, aquellos con un presupuesto superior a 5000$ o que se encuentren en tu área de servicio) accedan a WhatConverts o incluso activen notificaciones especiales para llamadas de alta prioridad.

Cómo usar: Un bufete de abogados podría configurar la IA para preguntar si la persona que llama busca ayuda en un tipo específico de caso. Si la respuesta coincide con su servicio objetivo, el cliente potencial se crea en WhatConverts. De lo contrario, puedes dirigir el resumen de la llamada a otro lugar o ignorarlo.

3. Actualice los clientes potenciales existentes con la nueva información de llamadas

Si un cliente existente vuelve a llamar con más detalles o una actualización, puedes usar Zapier para actualizar su registro en WhatConverts automáticamente. Esto mantiene la precisión de tu base de datos de clientes potenciales y evita que tu equipo tenga que realizar actualizaciones manuales.

Por qué es importante: Para las empresas con clientes habituales, como administradores de propiedades o agentes inmobiliarios, esto garantiza que siempre tendrá la información más reciente al alcance de la mano.

4. Impulse acciones de seguimiento en función de la urgencia de la llamada

Con el análisis de transcripciones mediante IA, puede detectar situaciones urgentes (como solicitudes de servicios de emergencia) y activar notificaciones instantáneas o gestiones especiales. Por ejemplo, si la IA detecta palabras como «filtración», «emergencia» o «urgente», podría marcar la llamada, poner al día al cliente potencial en WhatConverts y enviar una alerta de Slack a tu equipo.

Cómo usar: Una empresa de servicios a domicilio podría garantizar que las emergencias fuera del horario laboral nunca pasen desapercibidas, lo que mejoraría la satisfacción del cliente y los tiempos de respuesta.

¿Qué acciones puede activar en WhatConverts después de que nuestra recepcionista virtual responda a una llamada?

Con la integración de recepcionista virtual de WhatConverts, puedes usar las siguientes acciones de Zapier después de cada llamada de Upfirst:

• Crear cliente potencial en WhatConverts
• Actualizar cliente potencial en WhatConverts

Estas acciones le permiten registrar instantáneamente nuevos clientes potenciales o mantener actualizados los registros de clientes potenciales existentes con los detalles recopilados por su recepcionista de IA.

Cómo conectar WhatConverts a Upfirst

Configurar la integración del servicio de contestador de WhatConverts es sencillo. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. Inicia sesión en Zapier (o crea una cuenta gratuita si no tienes una).
2. Crear un nuevo Zap.
3. Elige Upfirst como tu aplicación de activación.
   • Selecciona el disparador «Llamada completada». Se activará cada vez que finalice una llamada.
4. Conecta tu cuenta de Upfirst. Sigue las instrucciones para vincular tu cuenta de Upfirst a Zapier.
5. Configura tu disparador.
   • Puedes especificar qué agente o número de teléfono si quieres filtrar determinadas llamadas.
6. Añade WhatConverts como tu aplicación de acción.
   • Elige «Crear cliente potencial» o «Actualizar cliente potencial», según tu flujo de trabajo.
7. Mapea los campos.
   • Introduce los detalles de la persona que llama, el resumen de la llamada y los campos personalizados (como el tipo de servicio, el presupuesto, etc.) —toda la información recopilada por tu recepcionista de IA.
8. (Opcional) Agregar filtros o condiciones.
   • Por ejemplo, solo cree un cliente potencial si la duración de la llamada fue de más de 2 minutos o si la persona que llamó respondió a una pregunta válida de una manera determinada.
9. Pon a prueba tu Zap para asegurarnos de que todo funciona como se espera.
10. Enciende tu Zap. Ahora, cada vez que Upfirst gestione una llamada, la información pasará directamente a WhatConverts, sin necesidad de trabajo manual.

Consejo: Puedes añadir más pasos, como enviar un resumen por correo electrónico, alertar a tu equipo en Slack o añadir tareas a tu CRM.

Al configurar la integración del servicio de contestador de WhatConverts, puede capturar y organizar automáticamente cada llamada, mejorar los tiempos de respuesta y asegurarse de que su equipo nunca pierda una oportunidad. Con la integración de recepcionista virtual de WhatConverts, tendrá más tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio y brindar un excelente servicio.