Vagaro no ofrece una API de programación abierta para aplicaciones de terceros, pero tú poder usa su sincronización con Google Calendar para conectar un servicio de contestador de IA como Upfirst al flujo de trabajo de tus citas. Esta página explica cómo encajan las piezas y qué esperar.

¿Qué es Vagaro?

Vagaro es una plataforma integral de programación y gestión empresarial utilizada por salones, spas, barberías, gimnasios y otras empresas basadas en servicios. Incluye reservas en línea, calendarios para cada miembro del personal, herramientas de punto de venta, formularios y funciones de administración de clientes.

¿Qué puede hacer con el servicio de contestador de IA de Vagaro y Upfirst?

Upfirst se integra directamente con Calendario de Google. Vagaro ofrece un sincronización bidireccional con Google Calendar.

Gracias a esa sincronización, puedes hacer lo siguiente:

• Deja que Upfirst compruebe la disponibilidad y reserve en Google Calendar
• Deja que Vagaro incorpore esos eventos de Google a su sistema como tareas personales
• Convierte esas tareas en citas de Vagaro si es necesario

Esta no es una integración nativa de Vagaro, pero es la forma más confiable de usar una recepcionista de IA para programar junto con Vagaro.

Cómo funciona la sincronización

Vagaro → Calendario de Google

Al sincronizar desde Vagaro con Google:

• Las citas de Vagaro y las horas bloqueadas aparecen en Google Calendar
• La repetición de las citas de Vagaro se repite en Google
• La información del cliente (como los correos electrónicos de los huéspedes) sí no sincronizar
• Los eventos «ocupados» bloquean el tiempo; los eventos «gratuitos» no

Google Calendar → Vagaro

Al sincronizar desde Google con Vagaro:

• Los eventos de Google aparecen en Vagaro como Tareas personales
• Estas tareas permanecen sincronizadas a menos que las conviertas en un servicio o clase.
• Una vez convertidos, las actualizaciones solo se producen dentro de Vagaro
• Los eventos de Google marcados como «ocupados» bloquean la programación en Vagaro

Este es el mecanismo en el que Upfirst confía.

Cómo encaja la recepcionista de IA de Upfirst

Upfirst puede:

• Conectarse a una cuenta de Google
• Consulta la disponibilidad de uno o más calendarios de Google
• Reserva citas directamente en Google Calendar en tiempo real
• Aplica reglas como la duración de las citas, los plazos y la antelación mínima

Una vez que la cita esté en Google Calendar, Vagaro lo ve durante su siguiente ciclo de sincronización y lo importa como una tarea personal (o como un intervalo de tiempo bloqueado si está marcado como «ocupado»).

¿Qué pasa si tienes varios estilistas o proveedores?

Upfirst admite varios calendarios si todos están visibles en una cuenta de Google con acceso de lectura/escritura. Una configuración común es:

1. Cada estilista tiene su propio Google Calendar
2. Todos los estilistas comparten sus calendarios con una cuenta de Google «maestra»
3. Conecta esa cuenta maestra a Upfirst
4. Puedes crear tipos de citas en Upfirst que apuntan al calendario del estilista correcto.

Como Vagaro se sincroniza a nivel de Google Calendar, esos eventos vuelven a la agenda de Vagaro de cada proveedor como tareas personales o tiempos bloqueados.

Dos formas de usar Upfirst con Vagaro

1. Envía tu enlace de reserva en Vagaro (el más sencillo)

Puedes añadir tu enlace de reserva online de Vagaro a Upfirst y decirle a la recepcionista de IA que lo envíe por mensaje de texto cada vez que alguien pregunte sobre la reserva de una cita. Esto hace que la programación se mantenga completamente dentro de Vagaro.

2. Reserva directamente en Google Calendar

Upfirst puede colocar la cita directamente en tu Google Calendar. Luego, Vagaro incluye ese evento. Esto es útil si quieres que las personas que llaman reserven de inmediato sin tener que navegar por el flujo de reservas en línea.

Instrucciones de configuración

1. Activa la sincronización de Vagaro ↔ con Google Calendar

En Vagaro:

1. Ir a Calendario y programación > Exportar y sincronizar el calendario
2. Conecta tu cuenta de Google
3. Elige si quieres:
   • Vágaro → Google
   • Google → Vágaro
   • O ambos
4. Confirme las zonas horarias, la visibilidad («ocupado» frente a «libre») y la configuración a nivel de proveedor

2. Crea una cuenta maestra de Google

Recomendado si tienes varios estilistas.

1. Crea una cuenta de Google única para programar
2. Haga que cada proveedor comparta su calendario con esta cuenta (lectura/escritura)
3. Verifica que los calendarios aparezcan en esa cuenta

3. Conecta Google Calendar a Upfirst

En Upfirst:

1. Ir a Integraciones → Calendario de Google
2. Elige qué calendarios usar para ver la disponibilidad

4. Crea tipos de citas

En Upfirst:

1. Ir a Agente > Programación
2. Agregue un nuevo tipo de cita para cada servicio/proveedor (por ejemplo, corte de pelo para hombres, cortes de pelo para mujeres, pedicura, etc.)

Confirme:

• La recepcionista de IA reserva en el calendario de Google correcto.
• El evento se sincroniza con Vagaro como una tarea personal.
• Puede convertirlo en una cita con Vagaro si es necesario.

Qué puede y qué no puede hacer esta configuración

Puede

• Bloquee el tiempo en Vagaro según las citas reservadas a través de Upfirst
• Sincronice la disponibilidad del proveedor a través de Google Calendar
• Gestione varios proveedores mediante calendarios compartidos
• Envía tu enlace de reserva de Vagaro por mensaje de texto
• Reserve citas al instante durante una llamada telefónica en vivo

No puede

• Crea o modifica citas directamente desde Vagaro
• Sincronice los campos de formulario personalizados de Vagaro o los detalles del servicio
• Convierte automáticamente los eventos de Google importados en servicios de Vagaro
• Sustituir la configuración de disponibilidad proveedor por proveedor de Vagaro

Preguntas frecuentes sobre la integración de Vagaro con una recepcionista de IA

¿Upfirst se integra directamente con Vagaro?
No de forma nativa. Vagaro no tiene una API abierta, lo que limita la capacidad de los servicios de respuesta de IA para ofrecer integraciones nativas. La conexión se realiza a través de Google Calendar mediante la sincronización bidireccional de Google Calendar de Vagaro, que es nativo.

¿Las citas aparecerán automáticamente en Vagaro?
Sí, las citas reservadas por Upfirst aparecen primero en Google Calendar y, a continuación, se importan a Vagaro como tareas personales.

¿Las tareas personales bloquean el tiempo?
Sí, las tareas personales marcadas como «ocupadas» impiden nuevas reservas en Vagaro.

¿Puede funcionar para varios estilistas?
Sí, siempre y cuando todos sus calendarios de Google estén visibles en la misma cuenta de Google conectada a Upfirst.