Podio es una popular plataforma de gestión de proyectos y CRM utilizada por firmas inmobiliarias, administradores de propiedades y bufetes de abogados para realizar un seguimiento de los clientes potenciales, las tareas y la comunicación con los clientes, todo en un solo lugar. Si utilizas el servicio de contestador con IA de Upfirst para gestionar tus llamadas entrantes, conectarlo a Podio a través de Zapier puede ahorrarte horas a la semana y garantizar que no se te escape ninguna pista o problema urgente.

A continuación, encontrarás ejemplos prácticos y pasos claros para configurar una integración del servicio de contestador de Podio, que te ayudará a crear automáticamente seguimientos, registrar la información de las personas que llaman y agilizar tus operaciones comerciales.

¿Qué es Podio?

Podio es una plataforma flexible basada en la nube que ayuda a las pequeñas empresas a gestionar proyectos, rastrear clientes potenciales y colaborar con los equipos. Puedes configurar aplicaciones personalizadas para tareas como el seguimiento de clientes potenciales, la incorporación de clientes, la administración de propiedades y más. Piensa en Podio como un centro de mando digital: todo lo que necesitas para gestionar tu negocio de forma eficiente y personalizable para adaptarse a tu forma de trabajar.

Si eres una agencia inmobiliaria que gestiona consultas, una empresa de administración de propiedades que registra las solicitudes de mantenimiento o un bufete de abogados que rastrea las llamadas de nuevos clientes, Podio puede mantener todo organizado y fácil de encontrar.

¿Qué puedes hacer con el servicio de contestador de IA de Podio y Upfirst?

Conectar Upfirst con Podio mediante Zapier te permite automatizar gran parte del arduo trabajo que implica la gestión de las llamadas. Así es como la integración del servicio de contestador de Podio puede ayudarte a trabajar de forma más inteligente:

1. Crea automáticamente nuevos clientes potenciales en Podio a partir de cada llamada

Cómo funciona:
Cuando una persona que llama contacta con tu empresa y deja su información en manos de la recepcionista de inteligencia artificial de Upfirst, Zapier puede crear automáticamente un nuevo elemento (cliente potencial) en tu aplicación Podio CRM. Todos los detalles de la persona que llama: nombre, número de teléfono, correo electrónico y cualquier información personalizada que pidas (por ejemplo, «¿Qué servicio necesitas?») —se asignan directamente al nuevo registro de Podio.

Por qué quieres esto:
No más entrada manual de datos. Todas las llamadas se registran al instante, por lo que su equipo puede realizar un seguimiento más rápido y fiable. Por ejemplo, el administrador de una propiedad puede registrar cada solicitud de mantenimiento como una tarea nueva, mientras que un agente inmobiliario puede registrar cada consulta de un comprador como una nueva pista, junto con el presupuesto y los intereses inmobiliarios de la persona que llama.

2. Detecta llamadas urgentes y crea tareas urgentes

Cómo funciona:
Supongamos que le pides a Upfirst que incluya «¿Se trata de una emergencia?» en su guion telefónico. Cuando la persona que llama dice «sí» o menciona frases clave como «reparación urgente», puedes configurar Zapier para filtrar estas llamadas y crear automáticamente una tarea de alta prioridad en Podio para recibir atención inmediata.

Por qué quieres esto:
Los problemas críticos, como la rotura de una tubería o una cuestión legal importante, no quedarán ocultos en tu bandeja de entrada. El miembro correcto del equipo recibe una alerta al instante, y tú tienes un registro de los detalles de la llamada y la transcripción en Podio para contextualizarlo.

3. Actualiza los elementos de Podio existentes en función de las llamadas repetidas

Cómo funciona:
Cuando un cliente recurrente llama, Upfirst captura sus datos y Zapier puede buscar en Podio un registro existente (como un perfil de inquilino o cliente). Si lo encuentras, puedes actualizar su registro con el resumen y la transcripción más recientes de la llamada en lugar de crear un duplicado.

Por qué quieres esto:
Mantiene su CRM limpio y actualizado, lo que facilita la visualización del historial completo de interacciones con cada cliente, lo que es especialmente útil para los bufetes de abogados y los administradores de propiedades que se ocupan de casos o mantenimiento en curso.

4. Asigna automáticamente tareas de seguimiento y notificaciones

Cómo funciona:
Después de cada llamada, puedes configurar un Zap para crear una tarea de Podio asignada al miembro correcto del equipo, como un agente de ventas o un administrador de propiedades. Incluye el resumen de la llamada, la transcripción y cualquier nota de alta prioridad. Incluso puedes usar las notificaciones integradas de Podio para alertar a tu equipo.

Por qué quieres esto:
Todos saben exactamente lo que hay que hacer, quién es el responsable y cuándo es necesario hacer un seguimiento. No se pierde ninguna pista o asunto urgente, y tu equipo dedica menos tiempo a hacer malabares con los correos electrónicos y las notas adhesivas.

¿Qué acciones puedes activar en Podio después de que nuestra recepcionista virtual conteste una llamada?

Esto es lo que puedes automatizar en Podio con la integración del servicio de contestador de Podio:

• Crear artículo: Añade un nuevo cliente potencial, solicitud o registro en cualquier app de Podio, incluidos los campos personalizados de la llamada.
• Crear tarea: Configura un nuevo elemento de seguimiento o acción para tu equipo, vinculado a las necesidades de la persona que llama.
• Actualizar artículo: Modifique los registros existentes con los detalles o notas de las llamadas más recientes.
• Crear o añadir elementos a las notas: Agregue resúmenes de llamadas a las notas o registros existentes.
• Duplicar tareas: Sincronice las tareas entre Podio y otras herramientas (p. ej., Google Tasks) en función de los resultados de las llamadas.

Estas acciones le permiten adaptar la integración para que se adapte a su flujo de trabajo único, ya sea que esté registrando oportunidades de ventas, solicitudes de clientes o reparaciones urgentes.

Cómo conectar Podio a Upfirst

Comenzar con la integración de la recepcionista virtual de Podio es sencillo, incluso si no eres un experto en tecnología. Esta es una guía paso a paso:

1. Regístrate en Zapier:
   Si eres nuevo en Zapier, crea una cuenta gratuita en zapier.com.
2. Conecta tu cuenta de Upfirst:
   En Zapier, busca «Upfirst» y conecta tu cuenta con la clave de API proporcionada. Esto permite a Zapier activar acciones después de cada llamada completada.
3. Configure Upfirst como activador:
   Selecciona el disparador «Llamada completada». Se activa después de cada llamada respondida.
4. Conecta tu cuenta de Podio:
   Busca «Podio» en Zapier y, a continuación, conecta tu cuenta de Podio. Es posible que tengas que iniciar sesión y autorizar el acceso.
5. Elige tu acción de Podio:
   Selecciona la acción más relevante (por ejemplo, «Crear artículo» para registrar un nuevo cliente potencial o «Crear tarea» para el seguimiento). Asigne los campos de UpFirst (como el nombre de la persona que llama, el número de teléfono, el servicio solicitado y las preguntas personalizadas) a los campos correspondientes de su aplicación Podio.
6. Agregue filtros o condiciones (opcional):
   Usa los filtros de Zapier solo para crear tareas para llamadas urgentes, o las rutas para gestionar diferentes tipos de llamadas de diferentes maneras (por ejemplo, ventas o soporte).
7. Pon a prueba tu Zap:
   Ejecute una llamada de prueba a través de Upfirst y asegúrese de que los datos aparezcan en Podio de la forma esperada.
8. Enciende tu Zap:
   Cuando estés satisfecho con la configuración, enciende el Zap. ¡La integración del servicio de contestador de Podio ya está disponible!

Al conectar Upfirst y Podio, dedicarás menos tiempo a introducir datos, responderás más rápido a las consultas y te asegurarás de que cada llamada importante reciba el seguimiento que se merece. Ya sea que se dedique a los servicios inmobiliarios, de administración de propiedades o legales, esta integración puede ayudarlo a brindar una mejor experiencia al cliente y a administrar un negocio más organizado.

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