Si eres propietario de un bufete de abogados o gerente de oficina y buscas una forma mejor de conectar las llamadas entrantes a Mycase, estás en el lugar correcto. El servicio de contestador automático de Upfirst puede capturar automáticamente la información de las personas que llaman, calificar los clientes potenciales y actualizar tu cuenta de Mycase, sin necesidad de introducir datos, perder detalles y sin problemas. A continuación te explicamos cómo funciona la integración del servicio de contestador de Mycase, qué puedes automatizar y cómo configurarla sin necesidad de conocimientos técnicos.

¿Qué es Mycase?

Mycase es una plataforma de gestión de prácticas legales diseñada para ayudar a las firmas de abogados a mantener todo organizado en un solo lugar. Con Mycase, puede administrar la información de los clientes, realizar un seguimiento de los casos, registrar las comunicaciones, crear y asignar tareas, almacenar documentos y mantener a su equipo en sintonía. Es como un asistente de oficina digital para abogados: te ayuda a reducir el trabajo pesado y a ofrecer una mejor experiencia al cliente.

¿Qué puede hacer con el servicio de contestador de IA de Mycase y Upfirst?

Conectar el servicio de contestador con IA de Upfirst a Mycase a través de Zapier te permite automatizar muchas tareas tediosas que consumen tu tiempo. Estos son algunos flujos de trabajo prácticos y reales que puedes configurar con una integración del servicio de contestador de Mycase:

1. Cree automáticamente un nuevo caso cuando llame un cliente potencial cualificado

Supongamos que su recepcionista de Upfirst AI pregunta a las personas que llaman por qué tipo de problema legal están llamando («derecho de familia», «bienes raíces», «lesiones personales», etc.). Cuando llama un nuevo cliente potencial, Upfirst captura los detalles clave (nombre, teléfono, tipo de problema, etc.) y el resumen de la llamada se envía a Zapier.

Cómo funciona:

• Cuando se completa una llamada en Upfirst, Zapier comprueba si la persona que llama es un nuevo cliente potencial (mediante el resumen de la IA o las respuestas de la persona que llama).
• Si cumple con los requisitos, Zapier crea un nuevo caso en Mycase y asigna las respuestas de la persona que llama a campos personalizados (por ejemplo, «tipo de asunto», «urgencia» o «fuente de referencia»).
• Nunca te pierdes un cliente potencial y toda la información se almacena en Mycase al instante.

Por qué ayuda:
Ya no tendrás que buscar notas adhesivas ni introducir clientes potenciales manualmente: todos los clientes potenciales entran directamente en tu flujo de trabajo.

2. Registra las llamadas al instante y adjunta las transcripciones al caso correcto

Cada vez que Upfirst responde a una llamada, se genera un resumen detallado de la llamada y una transcripción. Con Zapier, puedes registrar automáticamente cada llamada en Mycase y adjuntar la transcripción al archivo del caso correspondiente.

Cómo funciona:

• Después de cada llamada, Zapier crea un nuevo registro de llamadas en Mycase, adjuntando la transcripción completa y el resumen.
• Si lo desea, utilice campos personalizados o el identificador de llamadas para hacer coincidir la llamada con el caso correcto.

Por qué ayuda:
Obtiene un registro con fecha y hora en el que se pueden realizar búsquedas de todas las conversaciones con los clientes, lo cual es fundamental para el cumplimiento y el servicio al cliente.

3. Detecta llamadas urgentes y activa notificaciones o tareas instantáneas

Supongamos que su recepcionista de IA está capacitada para reconocer emergencias (por ejemplo, «Me acaban de arrestar» o «Necesito ayuda hoy»). Si la llamada es urgente, puedes configurar Zapier para que cree una tarea de alta prioridad en Mycase, envíe un SMS a tu equipo o te notifique en Slack.

Cómo funciona:

• La IA de Upfirst marca las llamadas urgentes en función de palabras clave o respuestas.
• Zapier filtra estas llamadas y crea una tarea de alta prioridad en Mycase («Devuelve la llamada de inmediato»).
• También puedes enviar una notificación instantánea a tu equipo.

Por qué ayuda:
Responde más rápido a las emergencias, lo que mejora la satisfacción de los clientes y gana más negocios.

4. Actualiza automáticamente los casos o agrega datos personalizados de las llamadas

Si un cliente existente llama con información nueva (por ejemplo, cambio de dirección o nuevos documentos que cargar), tu recepcionista de IA recopila la información. A continuación, Zapier puede actualizar las mayúsculas y minúsculas correctas en Mycase o añadir nuevos campos personalizados con los detalles más recientes.

Cómo funciona:

• Upfirst recopila la nueva información de la persona que llama durante la llamada.
• Zapier hace coincidir la llamada con el caso existente y actualiza el registro del caso o agrega campos personalizados.

Por qué ayuda:
Siempre tendrá la información más reciente de los clientes en su sistema sin mover un dedo.

Estas son solo algunas de las formas en que la integración del servicio de contestador Mycase ahorra tiempo y mantiene su bufete de abogados funcionando sin problemas.

¿Qué acciones puede activar en Mycase después de que nuestra recepcionista virtual responda a una llamada?

Con la integración de recepcionista virtual de Mycase, puedes automatizar cualquiera de estas acciones en Mycase después de completar una llamada en Upfirst:

• Crear tarea: Añade una tarea de seguimiento para tu equipo.
• Crear llamada: Registra la llamada y adjunta el resumen/transcripción.
• Crear caso: Abre un nuevo archivo de caso con la información de la persona que llama.
• Caso de actualización: Agregue nuevos detalles o notas a un caso existente.
• Crear etapa de caso: Avanza un caso a la siguiente etapa.
• Crear empresa: Agregue una nueva empresa/cliente.
• Actualizar empresa: Actualiza los detalles de la empresa.
• Crear campo personalizado: Agregue datos personalizados a un caso o cliente.
• Crear documento: Cargue o adjunte documentos (p. ej., transcripciones de llamadas).

Puedes encadenar estas acciones o usar filtros para personalizar exactamente lo que ocurre después de cada llamada.

Cómo conectar Mycase a Upfirst

No necesitas ser un experto en tecnología para configurarlo. A continuación, te explicamos cómo conectar Mycase y Upfirst con Zapier:

1. Regístrate en Zapier: Si aún no tienes una cuenta gratuita de Zapier, regístrate aquí.
2. Conecta Upfirst a Zapier: En tu panel de control de Upfirst, ve a Integraciones y sigue las instrucciones para vincular tu cuenta a Zapier.
3. Crea un nuevo Zap: En Zapier, haz clic en «Crear Zap».
4. Configure Upfirst como activador:
   • Elige Upfirst como la aplicación de activación.
   • Selecciona el disparador «Llamada completada».
   • Conecta tu cuenta de Upfirst y prueba el disparador para obtener datos de llamadas de muestra.
5. Añadir un filtro o una condición (opcional):
   • Por ejemplo, solo continúe si la llamada es de un cliente nuevo o está marcada como urgente.
6. Elige Mycase como acción:
   • Elige la acción de Mycase que desees (por ejemplo, Crear caso, Crear tarea, Registrar llamada).
   • Conecta tu cuenta Mycase.
   • Asigne los datos de Upfirst (nombre de la persona que llama, teléfono, campos personalizados, resumen de la llamada, transcripción, etc.) a los campos correctos de Mycase.
7. Pon a prueba tu Zap: Asegúrese de que todo salga correctamente.
8. Enciende tu Zap: Cuando estés satisfecho, actívala y deja que la automatización se ejecute en segundo plano.

¡Eso es! Con la integración del servicio de contestador Mycase con tecnología de Upfirst y Zapier, puede capturar todas las llamadas, calificar los clientes potenciales y actualizar sus registros automáticamente, lo que ahorra tiempo y brinda un mejor servicio a cada cliente.

Si necesitas ayuda, el equipo de soporte de Upfirst estará encantado de guiarte a través de la configuración o solucionar los problemas de tu flujo de trabajo.

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