Si estás buscando una integración del servicio de contestador de Help Scout, no estás solo. Muchos propietarios de pequeñas empresas (especialmente los que trabajan en bufetes de abogados, administración de propiedades y servicios financieros) utilizan Help Scout para gestionar las conversaciones con los clientes y Upfirst para gestionar las llamadas telefónicas con una recepcionista virtual basada en inteligencia artificial. Conectar estas herramientas a través de Zapier puede ahorrarle tiempo, mejorar la experiencia del cliente y garantizar que no se le escape ningún detalle importante de la llamada. Esto es lo que necesitas saber.

¿Qué es Help Scout?

Help Scout es una mesa de ayuda fácil de usar y una bandeja de entrada compartida diseñada para pequeñas y medianas empresas que desean brindar un excelente servicio al cliente. Permite a tu equipo gestionar las conversaciones por correo electrónico, teléfono y chat en un solo lugar, realizar un seguimiento de la información de los clientes y mantener registros detallados de cada interacción. Ya sea que se trate de una oficina legal que atiende las consultas de los clientes o de un administrador de propiedades que atiende las llamadas de los inquilinos, Help Scout hace que sea fácil mantenerse organizado y receptivo.

¿Qué puedes hacer con el servicio de contestador de IA de Help Scout y Upfirst?

Con la integración del servicio de contestador de Help Scout, puedes enviar automáticamente la información de las llamadas gestionadas por la recepcionista de inteligencia artificial de Upfirst directamente a tu cuenta de Help Scout. No se trata solo de ahorrar tiempo, sino de garantizar que tu equipo pueda hacer un seguimiento más rápido, no perder nunca un cliente potencial y ofrecer una experiencia perfecta a tus clientes.

Estos son cuatro ejemplos prácticos de flujo de trabajo:

1. Crea al instante nuevos tickets para cada llamada telefónica

Cómo funciona: Cada vez que Upfirst completa una llamada, Zapier crea automáticamente una nueva conversación (ticket) en Help Scout. El ticket incluye el resumen de la llamada, la transcripción y cualquier información personalizada que le hayas pedido a tu agente que recopile (como el nombre de la persona que llama, el motivo de la llamada o la dirección de la propiedad).

Por qué querrías esto: Ya no tendrás que transcribir mensajes de voz ni buscar notas adhesivas. Tu equipo puede acceder directamente a Help Scout, ver todos los detalles y responder rápidamente, algo perfecto para bufetes de abogados o administradores de propiedades que necesitan un registro de auditoría claro.

2. Califique los clientes potenciales y dirija las llamadas urgentes automáticamente

Cómo funciona: La recepcionista de inteligencia artificial de Upfirst hace preguntas de selección personalizadas (como «¿Se trata de un asunto legal urgente?» o «¿Es usted un inquilino actual?»). En Zapier, puedes añadir filtros para que solo las llamadas urgentes o calificadas generen un ticket de Help Scout o activen una notificación para tu equipo.

Por qué querrías esto: Concentre a su equipo en casos o emergencias de alta prioridad. Por ejemplo, remite las emergencias fuera del horario de atención únicamente al administrador de la propiedad que esté de guardia, mientras que las solicitudes rutinarias quedan en cola para el siguiente día laborable.

3. Actualice o cree registros de clientes con detalles de las llamadas

Cómo funciona: Cuando recibe una llamada, Zapier puede buscar en Help Scout a un cliente existente utilizando el número de teléfono o el correo electrónico de la persona que llama. Si el cliente existe, actualiza su registro con nuevos detalles (como una nueva dirección o información sobre un caso legal). De lo contrario, crea un nuevo cliente automáticamente.

Por qué querrías esto: Mantenga su base de datos de clientes limpia y actualizada sin necesidad de introducir datos manualmente. Esto es especialmente valioso para los servicios financieros o las prácticas legales que se basan en registros precisos.

4. Agregue notas de llamadas y resúmenes a las conversaciones en curso

Cómo funciona: Si un cliente actual llama, la integración puede buscar su conversación actual en Help Scout y añadir una nota con el resumen y la transcripción de la llamada.

Por qué querrías esto: Mantén todas las interacciones con los clientes en un solo lugar para que tu equipo pueda ver el panorama completo. Ideal para empresas basadas en servicios donde el contexto es importante, como el seguimiento de casos legales en curso o problemas de mantenimiento de propiedades.

¿Qué acciones puedes activar en Help Scout después de que nuestra recepcionista virtual responda a una llamada?

Cuando Upfirst complete una llamada, puedes automatizar estas acciones en Help Scout con Zapier:

• Añadir nota: Adjunte una nota a una conversación existente (ideal para registrar los detalles de las llamadas)
• Crea una conversación: Abrir un nuevo ticket para cada llamada
• Crear cliente: Agregue un nuevo cliente a su base de datos de Help Scout
• Actualice las propiedades del cliente: Actualiza la información del cliente cuando algo cambia
• Encuentra un cliente: Busca clientes por número de teléfono, correo electrónico u otros criterios
• Buscar usuario: Busca un usuario de Help Scout (como un miembro del equipo)
• Obtenga el informe del día: Obtenga un informe diario de su actividad en Help Scout

Estas opciones le permiten diseñar el flujo de trabajo perfecto para su empresa.

Cómo conectar Help Scout a Upfirst

Comenzar con la integración de una recepcionista virtual de Help Scout es más fácil de lo que piensa. He aquí un sencillo paso a paso:

1. Regístrate en Zapier (si aún no lo ha hecho).
2. Crear un nuevo Zap en tu panel de control de Zapier.
3. Configura Upfirst como tu aplicación de activación.
   • Elige «Llamada completada» como evento desencadenante.
   • Conecta tu cuenta de Upfirst.
   • Prueba el disparador para obtener los datos de las llamadas recientes.
4. Configura Help Scout como tu aplicación de acción.
   • Elige la acción que quieras (por ejemplo, «Crear conversación» o «Añadir nota»).
   • Conecta tu cuenta de Help Scout.
   • Asigne los campos de la llamada de Upfirst (como el nombre de la persona que llama, el resumen o las preguntas personalizadas) a los campos de Help Scout correspondientes.
5. Agregue filtros o condiciones (opcional).
   • Por ejemplo, solo cree un ticket si la llamada se marcó como urgente o si la respuesta de la persona que llama a una pregunta específica coincide con sus criterios.
6. Pon a prueba tu Zap.
   • Zapier lo guiará a través de una prueba para asegurarse de que la información fluya de Upfirst a Help Scout según lo esperado.
7. Enciende tu Zap.
   • ¡Ya terminaste! Ahora, cada llamada de Upfirst completada activará el flujo de trabajo que diseñaste en Help Scout.

Consejo: Puedes crear varios Zaps para diferentes escenarios, como uno para nuevos clientes potenciales, otro para emergencias fuera del horario laboral y otro para consultas generales.

Conectar Help Scout con Upfirst significa menos detalles omitidos, menos entrada manual de datos y un seguimiento más rápido para sus clientes y clientes. Es por eso que muchas pequeñas empresas eligen integrar el servicio de contestador de Help Scout para mejorar sus operaciones.

‍