¿Buscas una forma sencilla de registrar en Google Sheets todas las llamadas que recibe tu empresa sin tener que trabajar manualmente? El servicio de contestador con IA de Upfirst te lo pone fácil. Con la integración de nuestro servicio de contestador Google Sheets a través de Zapier, puedes capturar automáticamente la información de las personas que llaman, los resúmenes de las llamadas e incluso los detalles personalizados directamente en una hoja de cálculo, lista para que tu equipo la revise o tome medidas al respecto. A continuación te explicamos cómo funciona y qué puedes automatizar.

¿Qué es Google Sheets?

Google Sheets es una herramienta gratuita de hojas de cálculo basada en la nube de Google. Te permite crear, editar y compartir hojas de cálculo en línea, lo que la hace perfecta para hacer un seguimiento de los clientes potenciales, gestionar los horarios o mantener las listas de contactos actualizadas. Como se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo, todo tu equipo puede colaborar en tiempo real. Muchas pequeñas empresas (especialmente las del sector inmobiliario, de administración de propiedades y de servicios para el hogar) utilizan Google Sheets como un CRM ligero o para realizar un seguimiento de las comunicaciones con los clientes.

¿Qué puedes hacer con Google Sheets y el servicio de contestador con IA de Upfirst?

La combinación de Google Sheets con el servicio de contestador de IA de Upfirst abre un montón de posibilidades de automatización. Estos son algunos ejemplos prácticos para propietarios de pequeñas empresas:

1. Registra automáticamente cada llamada con todos los detalles

Cómo funciona:
Cada vez que Upfirst completa una llamada, Zapier añade una nueva fila a la hoja de cálculo de Google que hayas elegido. Esto puede incluir el nombre de la persona que llama, el número de teléfono, la hora, la duración, el resumen de la llamada y cualquier pregunta personalizada que hayas formulado (por ejemplo, «¿Qué servicio necesitas?» o «¿Cuál es tu presupuesto?»).

Por qué querrías esto:
Nunca tendrás que preocuparte por perder un detalle importante. Es perfecto para los agentes inmobiliarios que rastrean los clientes potenciales entrantes, para los administradores de propiedades para registrar las solicitudes de mantenimiento o para los contratistas que llevan un registro de cada consulta.

2. Califique los clientes potenciales y marque las llamadas urgentes

Cómo funciona:
Configure a su agente de Upfirst para que haga preguntas que reúnan los requisitos (por ejemplo, «¿Quiere comprar o alquilar?» o «¿Se trata de una emergencia?»). Cuando finaliza una llamada, Zapier comprueba las respuestas. Si una llamada cumple tus criterios (por ejemplo, si la respuesta es «sí» a «emergencia» o si el presupuesto supera un importe determinado), el Zap puede añadir una etiqueta o una marca especial en tu hoja de cálculo de Google, o incluso crear una fila independiente en una pestaña dedicada a «Urgente».

Por qué querrías esto:
Esto ayuda a los equipos de administración de bienes raíces o propiedades a priorizar las llamadas urgentes, para que pueda responder más rápido y ofrecer un mejor servicio.

3. Realice un seguimiento de los resultados y seguimientos de las llamadas

Cómo funciona:
Cuando tu recepcionista virtual complete una llamada, el Zap puede actualizar una fila existente en Google Sheets (si la persona que llama ya está en la lista) o agregar una tarea de seguimiento a una hoja separada. Por ejemplo, si un cliente solicita un presupuesto, el estado de su fila se puede actualizar a «Necesita un presupuesto».

Por qué querrías esto:
Esto mantiene a tu equipo al tanto de los seguimientos, lo que reduce el riesgo de que se pierdan oportunidades o se olviden las llamadas.

4. Cree un registro de llamadas con capacidad de búsqueda para el cumplimiento y la capacitación

Cómo funciona:
Los detalles de cada llamada completada, incluida la transcripción completa, se registran automáticamente en Google Sheets. Más adelante, puedes filtrar o buscar por nombre de cliente, resumen de la llamada o cualquier campo personalizado.

Por qué querrías esto:
Para los bufetes de abogados, las agencias inmobiliarias o cualquier empresa que necesite un registro en papel, esto proporciona un registro transparente de cada interacción con el cliente, sin necesidad de tomar notas manualmente.

¿Qué acciones puedes activar en Google Sheets cuando nuestra recepcionista virtual responde a una llamada?

Con la integración del servicio de contestador Google Sheets a través de Zapier, puedes:

• Agregar fila: Inserte una nueva fila con la persona que llama y los detalles de la llamada (lo más común).
• Actualizar fila: modifique una fila existente si, por ejemplo, una persona que repite llamadas proporciona información nueva.
• Fila de búsqueda/búsqueda: busca un registro existente según el número de teléfono u otros criterios.
• Borrar/eliminar fila: Elimine los datos desactualizados (se utilizan con menos frecuencia para el seguimiento de llamadas).
• Crear hoja de cálculo/hoja de trabajo: Configure nuevas hojas o pestañas automáticamente (para usuarios avanzados).

La mayoría de las empresas utilizarán las acciones «Agregar fila» o «Actualizar fila» para mantener sus registros de llamadas organizados y procesables.

Cómo conectar Google Sheets a Upfirst

Configurar la integración de la recepcionista virtual de Google Sheets es sencillo. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. Regístrate en Upfirst (si aún no lo has hecho) y configura tu servicio de contestador con IA. Configure sus preguntas personalizadas en Agente → Hacer preguntas.
2. Crear una hoja de cálculo de Google para almacenar tu registro de llamadas. Agregue encabezados de columna para cada detalle que desee capturar (por ejemplo, fecha, nombre de la persona que llama, número de teléfono, servicio necesario, resumen de la llamada, etc.).
3. Inicia sesión en Zapier (o crea una cuenta gratuita).
4. Crea un nuevo Zap.
   • Activador: Elige Upfirst como la aplicación de activación. Selecciona «Llamada completada» como evento.
   • Acción: Elige Google Sheets como aplicación de acción.
   • Selecciona la acción: Por lo general, será «Agregar fila». Conecta tu cuenta de Google y elige la hoja de cálculo y la hoja de cálculo que quieras usar.
   • Mapee los campos: Relaciona cada dato de llamadas de Upfirst (como el nombre, el teléfono, el resumen y tus preguntas personalizadas) con las columnas de tu hoja de cálculo de Google.
5. (Opcional) Añadir filtros si solo desea registrar ciertos tipos de llamadas (por ejemplo, nuevos clientes potenciales, emergencias).
6. Pon a prueba tu Zap para asegurarte de que todo llegue correctamente a tu hoja de cálculo de Google.
7. ¡Enciende tu Zap!

Eso es todo: ahora, todas las llamadas que gestione tu recepcionista de IA se registrarán automáticamente en Google Sheets. Puedes filtrar, buscar o compartir este registro según sea necesario.

Si estás listo para automatizar el seguimiento de tus llamadas y sacar más provecho de cada conversación telefónica, prueba hoy mismo la integración del servicio de contestador Google Sheets con Upfirst. Es un paso sencillo que puede ahorrarte tiempo, evitar la pérdida de clientes potenciales y hacer que tu negocio funcione sin problemas.

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