Si es una pequeña empresa que utiliza Freshdesk, es probable que dedique demasiado tiempo a gestionar las llamadas rutinarias y a actualizar manualmente los tickets de soporte. Conectar Freshdesk con el servicio de contestador automático de Upfirst a través de Zapier puede ahorrarle horas a la semana, ayudarle a ofrecer un servicio más rápido y garantizar que ninguna solicitud de cliente pase desapercibida. A continuación, descubrirás qué es exactamente lo que se puede hacer con esta integración del servicio de contestador de Freshdesk, además de una guía paso a paso sobre cómo configurarla, sin necesidad de recurrir a la magia de la tecnología.
¿Qué es Freshdesk?
Freshdesk es un popular software de servicio de asistencia que ayuda a las pequeñas empresas a gestionar los tickets de atención al cliente, realizar un seguimiento de las conversaciones y organizar las solicitudes de soporte en un solo lugar. Está diseñado para facilitar la atención al cliente a los equipos, ya sea que dirijan un despacho de abogados, una agencia inmobiliaria o una empresa de administración de propiedades muy concurridas. Con Freshdesk, puede asignar tickets automáticamente, responder a correos electrónicos y realizar un seguimiento del historial de cada cliente, todo ello desde un sencillo panel de control.
¿Qué puede hacer con el servicio de contestador con IA de Freshdesk y Upfirst?
La integración del servicio de contestador de Freshdesk con Upfirst desbloquea potentes automatizaciones que mantienen su proceso de soporte funcionando sin problemas, incluso cuando está sobre el terreno o fuera del horario laboral. Estas son algunas formas prácticas en las que las pequeñas empresas utilizan esta integración:
1. Cree al instante tickets de soporte de Freshdesk a partir de cada llamada
Cómo funciona:
Siempre que Upfirst responde a una llamada, Zapier crea automáticamente un nuevo ticket de Freshdesk. El ticket puede incluir los detalles de la persona que llama, el resumen de la conversación de la IA y cualquier pregunta personalizada que hayas configurado (por ejemplo, «¿Cuál es tu dirección?» o «¿Qué servicio necesitas?»).
Por qué es útil:
Para la administración de propiedades o los bufetes de abogados, esto significa que todas las llamadas se registran, por lo que nada pasa desapercibido. Tendrás un registro completo de lo que se dijo y de quién llamó, listo para un seguimiento o una escalada.
2. Dirige las llamadas urgentes al equipo correcto con notas de tickets y filtros
Cómo funciona:
Configure campos personalizados en Upfirst (por ejemplo, «¿Se trata de una emergencia?»). Si una persona que llama informa de un problema urgente, Zapier puede detectarlo en el resumen o la transcripción de la llamada y añadir una nota de alta prioridad al ticket de Freshdesk o dirigirla a un equipo específico.
Por qué es útil:
Los administradores de propiedades pueden garantizar que las emergencias fuera del horario laboral (como fugas de agua) vayan directamente al técnico de guardia. Las oficinas legales pueden señalar los problemas de alta prioridad de los clientes para su atención inmediata.
3. Agregue automáticamente la información de la persona que llama a los contactos de Freshdesk
Cómo funciona:
Cuando una nueva persona contacta con su empresa, Upfirst recopila su nombre, número de teléfono y correo electrónico. A continuación, Zapier crea o actualiza un perfil de usuario de Freshdesk con estos datos.
Por qué es útil:
Siempre tendrás los datos de contacto y el historial de conversaciones actualizados, lo que es útil para brindar soporte personalizado o realizar seguimientos de marketing.
4. Califica a los clientes potenciales y crea tickets solo cuando cumplan con tus criterios
Cómo funciona:
Utilice la función flexible «Hacer preguntas» de Upfirst para filtrar a las personas que llaman (por ejemplo, «¿Es usted un cliente actual?» «¿Cuál es tu presupuesto?»). Zapier puede filtrar estas respuestas y crear solo tickets de Freshdesk para clientes potenciales calificados o problemas urgentes.
Por qué es útil:
Las oficinas de bienes raíces pueden centrarse en compradores serios, mientras que los bufetes de abogados pueden clasificar las consultas antes de dedicar un valioso tiempo a los abogados.
¿Qué acciones puede activar en Freshdesk después de que nuestra recepcionista virtual responda a una llamada?
Con la integración de recepcionista virtual de Freshdesk, estas son las acciones que puede configurar en Zapier después de cada llamada completada:
- Crear ticket: Abre un nuevo ticket de soporte con todos los detalles relevantes de la llamada.
- Agregar notas a un ticket: Adjunte resúmenes de llamadas o actualizaciones urgentes a los boletos existentes.
- Crear usuario: Agregue un nuevo contacto/cliente en Freshdesk.
- Crear empresa: Registre un nuevo perfil de empresa en Freshdesk (útil para los servicios B2B).
- Crear foro, categoría de foro o tema de foro: Publique preguntas o comentarios de las llamadas en sus foros de Freshdesk.
Cómo conectar Freshdesk a Upfirst
Configurar la integración del servicio de contestador de Freshdesk con Upfirst es sencillo. A continuación, le indicamos cómo empezar:
- Regístrate o inicia sesión en Zapier
- Ir a Zapier.com y crea una cuenta si no tienes una.
- Crear un nuevo Zap
- Haz clic en «Crear Zap» y busca «Upfirst» como tu aplicación de activación.
- Establece el disparador: Llamada completada
- Selecciona el disparador «Llamada completada». Esto iniciará el flujo de trabajo cada vez que Upfirst finalice una llamada.
- Conecta tu cuenta de Upfirst
- Sigue las instrucciones para iniciar sesión y autorizar a Zapier a acceder a tu cuenta de Upfirst.
- Agregue Freshdesk como la aplicación de acción
- Busque «Freshdesk» y elija la acción que desee (como «Crear ticket» o «Agregar nota al ticket»).
- Asigne datos de llamadas a campos de Freshdesk
- Zapier le permitirá asignar los detalles de la llamada (como el nombre de la persona que llama, el número de teléfono, las respuestas a las preguntas personalizadas y la transcripción completa) a los campos de Freshdesk correspondientes.
- Añadir filtros o condiciones (opcional)
- Usa los filtros integrados de Zapier para crear solo tickets para ciertos tipos de llamadas (por ejemplo, emergencias, oportunidades de venta, etc.).
- Pon a prueba tu Zap
- Realiza una prueba rápida para asegurarte de que todo funciona según lo esperado.
- Enciende tu Zap
- Cuando estés satisfecho, enciende tu Zap. ¡Ya estás listo!
Conectar Upfirst y Freshdesk con Zapier significa menos entrada manual de datos, tiempos de respuesta más rápidos y una experiencia más fluida para sus clientes. Ya sea que trabaje en el sector inmobiliario, dirija un bufete de abogados o administre propiedades, esta integración del servicio de contestador de Freshdesk puede ayudarlo a mantenerse organizado y receptivo, sin necesidad de contratar personal adicional.
