Si es una empresa inmobiliaria o de administración de propiedades que busca una forma confiable de conectar su servicio de contestador telefónico con Follow Up Boss, está en el lugar correcto. Con la integración del servicio de contestador Follow Up Boss a través de Upfirst y Zapier, puedes automatizar la captura, la calificación y el seguimiento de los clientes potenciales, lo que te da más tiempo para concentrarte en cerrar las operaciones y menos en la entrada manual de datos.
¿Qué es Follow Up Boss?
Follow Up Boss es una popular herramienta de CRM (gestión de relaciones con los clientes) creada principalmente para equipos inmobiliarios y agencias de corretaje. Le ayuda a realizar un seguimiento de los clientes potenciales, gestionar las comunicaciones y hacer un seguimiento de manera eficiente, para que no se le escape ninguna oportunidad. Con funciones como la gestión de contactos, el seguimiento de las ofertas y la automatización, está diseñada para simplificar la forma en que trabajas con los compradores, vendedores, inquilinos y miembros del equipo.
¿Qué puede hacer con Follow Up Boss y el servicio de contestador de inteligencia artificial de Upfirst?
Cuando conectas a la recepcionista virtual con tecnología de inteligencia artificial de Upfirst con Follow Up Boss a través de Zapier, desbloqueas una variedad de posibilidades de automatización que ahorran tiempo, capturan más clientes potenciales y brindan un mejor servicio al cliente. Estos son algunos ejemplos prácticos de lo que puedes lograr:
1. Capture y califique al instante nuevos clientes potenciales a partir de llamadas telefónicas
Cómo funciona:
Cuando recibe una llamada, su recepcionista de Upfirst AI recopila detalles cruciales (como el nombre, el número de teléfono, el correo electrónico, la dirección de la propiedad, el presupuesto o el servicio necesario). Una vez finalizada la llamada, Zapier crea o actualiza automáticamente un contacto en Follow Up Boss con toda la información, sin necesidad de introducirla manualmente.
Por qué quieres esto:
No vuelvas a perder un cliente potencial porque alguien olvidó introducir los detalles en tu CRM. Todas las personas que llaman son capturadas, calificadas y listas para su seguimiento (o el de sus agentes).
2. Etiquete y dirija automáticamente las llamadas urgentes
Cómo funciona:
Usa las instrucciones personalizadas de Upfirst para que la recepcionista de IA haga preguntas de selección (por ejemplo, «¿Se trata de un problema de mantenimiento urgente?»). En Zapier, configura un filtro para detectar respuestas urgentes en el resumen o la transcripción de la llamada. Si una llamada es urgente, Zapier puede añadir una etiqueta específica al contacto en Follow Up Boss («Mantenimiento urgente») y notificárselo a tu equipo a través de Slack o por correo electrónico.
Por qué quieres esto:
Tu equipo puede detectar y responder a las emergencias al instante, sin tener que revisar los registros de llamadas ni perder solicitudes urgentes.
3. Registre las notas detalladas de las llamadas y las transcripciones en Follow Up Boss
Cómo funciona:
Después de cada llamada, Upfirst envía un resumen de la llamada y la transcripción completa a través de Zapier. Usa la acción «Crear nota» de Zapier para adjuntar automáticamente esta información al contacto correspondiente en Follow Up Boss.
Por qué quieres esto:
Todas las comunicaciones con los clientes se registran de forma ordenada, lo que facilita que tu equipo revise los detalles antes de la próxima llamada o reunión, lo que mejora el servicio personalizado y reduce los errores.
4. Flujos de trabajo avanzados: asigne miembros del equipo o active secuencias de seguimiento
Cómo funciona:
Supongamos que su recepcionista de IA pregunta: «¿Es usted un comprador, un vendedor o un inquilino?» Cuando finaliza la llamada, Zapier puede usar esta información para asignar el contacto al miembro correcto del equipo o añadirlo a una secuencia de seguimiento específica en Follow Up Boss.
Por qué quieres esto:
El enrutamiento de clientes potenciales se realiza automáticamente, por lo que los compradores se dirigen a las ventas, los inquilinos a los arrendamientos y los vendedores a los agentes de anuncios, lo que reduce el tiempo de respuesta y garantiza que cada consulta reciba la atención adecuada.
¿Qué acciones puede activar en Follow Up Boss después de que nuestra recepcionista virtual responda a una llamada?
Con la integración del servicio de contestador Follow Up Boss, puede automatizar estas acciones en Follow Up Boss cada vez que Upfirst complete una llamada:
- Agregar o actualizar un contacto
- Crear una nueva consulta
- Registrar un evento del sitio web
- Añadir colaboradores a un contacto
- Agregar etiquetas a los contactos (por ejemplo, «Hot Lead», «Needs Follow Up»)
- Crea notas con resúmenes o transcripciones de llamadas
Estas acciones le permiten mantener su CRM actualizado, dirigir los clientes potenciales de manera eficiente y garantizar que todos los detalles importantes de una llamada se capturen automáticamente.
Cómo conectar Follow Up Boss a Upfirst
Configurar la integración de recepcionista virtual de Follow Up Boss es sencillo, incluso si no eres un experto en tecnología. A continuación, te explicamos cómo hacerlo con Zapier:
- Regístrese para obtener cuentas:
Asegúrate de tener cuentas en Upfirst, Zapier y Follow Up Boss. - Crea un nuevo Zap en Zapier:
Haz clic en «Crear Zap» y elige Upfirst como tu aplicación de activación. - Elija el evento desencadenante:
Selecciona «Llamada completada» como disparador. Esto significa que cada vez que finalice una llamada en Upfirst, tu Zap se ejecutará. - Conecta tu cuenta de Upfirst:
Sigue las instrucciones para iniciar sesión y autorizar a Zapier a acceder a tus datos de Upfirst. - Configura tu acción en Follow Up Boss:
Elige Follow Up Boss como la aplicación de acción. Elige una acción como «Añadir/actualizar un contacto», «Crear una nota» o «Añadir una etiqueta al contacto». - Asigne campos personalizados:
Haga coincidir los detalles recopilados por su recepcionista de IA (como el nombre, el teléfono, el presupuesto o cualquier otra información) con los campos correspondientes de Follow Up Boss. Esto garantiza que tus registros de CRM se completen automáticamente con los datos de cada llamada. - Agregue filtros o rutas (opcional):
Para flujos de trabajo más avanzados, usa los filtros o rutas de Zapier. Por ejemplo, solo etiqueta los contactos como «urgentes» si la transcripción contiene determinadas palabras clave, o asigna clientes potenciales en función de las respuestas a las llamadas. - Pon a prueba tu Zap:
Realiza una prueba para asegurarte de que todo funciona según lo esperado. - Enciende tu Zap:
Cuando estés satisfecho con la configuración, enciende tu Zap. Ahora, Upfirst actualizará automáticamente Follow Up Boss después de cada llamada, sin necesidad de introducir datos manualmente.
Con la integración del servicio de contestador Follow Up Boss, puede asegurarse de que se registren todas las llamadas telefónicas, se capturen todos los detalles y que su equipo esté siempre listo para realizar un seguimiento rápido. Al conectar a la recepcionista basada en inteligencia artificial de Upfirst con Follow Up Boss, puedes concentrarte en lo que más importa: hacer crecer tu negocio inmobiliario y ofrecer un servicio excepcional.
