La lista definitiva de software veterinario para empresas emergentes: qué usar (y qué omitir)

Si diriges una clínica de mascotas, sabes que las nuevas empresas veterinarias funcionan con presupuestos reducidos. Tal vez lleves una década golpeándote la cabeza con soluciones de software a medias. O tal vez estás a punto de iniciar tu propia consulta veterinaria y estás intentando elegir cuidadosamente entre todas las aplicaciones que hay en el mercado, y con tantas herramientas disponibles, es fácil terminar gastando más tiempo (y dinero) del que ahorras.

He aquí un análisis más detallado de cada categoría, las herramientas eficientes que harán que la aguja avance y las aplicaciones brillantes con las que dejar pasar sin éxito.

1. Gestión y programación de prácticas

OpenVPMS

OpenVPMS es una suite de administración de consultorios gratuita y de código abierto, sin tarifas de licencia, solo alojamiento o un plan de soporte opcional. Incluye el registro de pacientes, la programación mediante arrastrar y soltar, la facturación y los informes financieros básicos, con funciones adicionales de telemedicina o inventario disponibles como complementos. Una comunidad activa implica disponer de muchos módulos listos para usar (o autónomos) para modificar los flujos de trabajo sin arruinarse. La configuración puede llevar un fin de semana o la ayuda de un consultor, pero una vez que está lista, es sólida como una roca.

• Historial completo de pacientes (historial médico, planes de tratamiento, resultados de laboratorio)
• Calendario de citas con reprogramación de arrastrar y soltar y vistas personalizables del personal
• Facturación, procesamiento de pagos e informes financieros básicos
• Ecosistema de complementos: agregue módulos de telemedicina, inventario o especialidades según sea necesario

Por qué funciona para las empresas emergentes:

• Coste: Software básico gratuito: solo cubre el alojamiento o un modesto contrato de soporte.
• Flexibilidad: El código de código abierto significa que puedes modificar los flujos de trabajo (o contratar a un profesional independiente para que lo haga) sin agobiar las tarifas por usuario.
• Apoyo comunitario: Los foros de usuarios activos y los complementos compartidos reducen el tiempo de desarrollo.

Posibles inconvenientes:

• La configuración inicial puede ser técnica: planifique un fin de semana de configuración o contrate a un consultor por única vez.
• La interfaz de usuario no es tan ingeniosa como la de algunas plataformas pagas, pero es sólida como una roca una vez configurada.

Marca AVI (Cobertura)

Por qué omitir por ahora:

• Flujos de trabajo torpes: Los usuarios denuncian un exceso de clics y pantallas dispersas que ralentizan la creación de gráficos y la facturación, lo que aumenta el riesgo de errores durante los turnos más ocupados.
• Herramientas débiles de notificación y hospitalización: Sus módulos de generación de informes tienen problemas con conjuntos de datos más grandes y carecen de una gestión sólida de los pacientes hospitalizados, lo que dificulta el análisis del rendimiento y el seguimiento de los pacientes.
• Lo mejor para las prácticas establecidas: Covetrus Pulse brilla en las clínicas más grandes que ya se encuentran dentro del ecosistema de Covetrus, no en las nuevas empresas que siguen buscando crecer en el primer año

2. Seguimiento de inventario

Zoho Inventory es una herramienta ligera de administración de existencias que mantiene los suministros de su clínica bajo control sin tener que levantar objetos pesados. Con cada pedido de compra o venta que introduzcas, los niveles de inventario se actualizan al instante y recibirás alertas sobre la escasez de existencias directamente en tu bandeja de entrada o en tu teléfono, para que se acaben las carencias inesperadas. Se conecta directamente a QuickBooks, Xero, Shopify y a tus transportistas favoritos, para que todos tus flujos de trabajo de pedidos y envíos estén sincronizados. Además, la capa gratuita cubre hasta 50 pedidos al mes e incluye una práctica aplicación móvil para escanear códigos de barras desde cualquier lugar, perfecta para las clínicas que recién comienzan.

Inventario Zoho (Nivel gratuito)

Características principales:

• Actualizaciones automáticas del nivel de existencias al crear pedidos de compra o venta
• Alertas de existencias agotadas por correo electrónico o notificaciones push móviles
• Integraciones con QuickBooks, Xero, Shopify y empresas de transporte populares

Ventajas de inicio:

• Gratis hasta 50 pedidos/mes: Perfecto para las clínicas que están aumentando.
• Aplicación móvil: Escanee códigos de barras sobre la marcha durante las entregas o los inventarios.

Cuándo actualizar:

• Una vez superes los 50 pedidos, los planes comienzan en solo 29$ al mes para 150 pedidos y soporte en varios almacenes.

En breve

Sortly le permite ver el equipo de su clínica dispuesto como un archivador digital: simplemente arrastre los elementos a las carpetas, etiquételos y complete los detalles personalizados que necesite. Cuando las herramientas o los aparatos entran o salen, un escaneo rápido de códigos de barras o códigos QR actualiza tus registros para que no se te escape nada. Incluso puedes tomar fotos y adjuntar fotos de equipos más caros para hacer las auditorías en un abrir y cerrar de ojos. El plan gratuito cubre hasta 100 elementos y te permite establecer roles de usuario, para que los técnicos o asistentes solo vean lo que necesitan, sin tener que pagar tarifas adicionales.

Características principales:

• Catálogo de inventario simple y visual con carpetas, etiquetas y campos personalizados
• Escaneo de códigos de barras/códigos QR para flujos de trabajo de entrada y salida
• Adjuntos de fotos para cada artículo (ideal para rastrear equipos costosos)

Ventajas de inicio:

• Gratis hasta 100 artículos: Amplio margen de maniobra para la mayoría de las clínicas.
• Funciones de usuario: Asigne a los técnicos o asistentes un acceso limitado sin costes de licencia adicionales.

Complementos de inventario de gran tamaño

Por qué omitir:

• Los módulos empaquetados en los grandes sistemas de gestión de proyectos suelen suponer entre un 20 y un 30% más en su factura mensual.
• Pagarás por funciones (como la elaboración de informes en varias ubicaciones) que no necesitarás hasta que tengas 10 veterinarios.

3. Comunicación y compromiso con el cliente

Escritorio para mascotas

PetDesk es como tener un asistente personal para su consulta. Se encarga de todo, desde recordatorios amistosos de citas hasta mantener organizados los registros médicos de las mascotas e incluso ofrecer simples beneficios de fidelización para sus clientes. En casos reales, en las clínicas que usaron PetDesk, las citas por cliente pasaron de 2,12 a 3,64 en 18 meses:un aumento del 72% en las visitas. Eso significa menos ausencias, padres de mascotas más felices y, en última instancia, mascotas más sanas bajo su cuidado.

Lo que obtienes:

• Chat bidireccional por SMS y correo electrónico integrado en los recordatorios de citas
• Campañas automatizadas de retirada del mercado de vacunas, consultas de bienestar y seguimientos
• Enlaces de autoreserva que puedes incluir en boletines o publicaciones en redes sociales

Por qué funciona:

• Reduce la etiqueta del teléfono: los clientes responden en el canal que prefieren
• La mayoría de los principales sistemas PM se integran a través de un conector de un solo clic

Herramientas genéricas solo para correo electrónico

Por qué omitir:

• No hay chat en tiempo real: los mensajes se quedan en el abismo de la bandeja de entrada
• No hay contexto a nivel de cita, por lo que la recepción termina indagando en los hilos.

4. Servicios de contestador telefónico con IA y cobertura fuera del horario laboral

De Upfirst servicio de contestador veterinario

Upfirst es una IA nueva y futura que responde y servicio de recepcionista virtual. Los usuarios suelen citar lo naturales y humanos que son los recepcionistas y lo fácil que es configurarlos. Los veterinarios y otros propietarios de negocios aprecian recibir notificaciones instantáneas por SMS o correo electrónico cada vez que reciben una llamada, para que no se pierda ninguna llamada.

Lo que obtienes:

• Recepcionistas personalizables capacitados en preguntas comunes sobre la clasificación de mascotas (urgencia, síntomas, historial de mascotas)
• Enrutamiento de emergencia: las llamadas críticas van directamente al teléfono móvil del veterinario de guardia
• Puede gestionar las preguntas frecuentes, las reservas de citas y la recepción de mensajes
• Reciba actualizaciones y transcripciones por SMS o correo electrónico con cada llamada
• Portal y configuración en línea fáciles de usar
• Precios asequibles y transparentes

Por qué funciona:

• Mantiene los costos de personal fuera del horario laboral cerca de cero
• Los clientes se sienten escuchados incluso cuando sus puertas están cerradas

Smith.ai y Rubí

Lo que obtienes:

• Recepcionistas híbridos humanos+IA que pueden gestionar las preguntas frecuentes, las reservas de citas y los cobros de pagos
• Planes de precios escalonados de pago por llamada que se adaptan al volumen de llamadas
• Transcripciones detalladas de llamadas e integración de CRM

Por qué funciona:

• Descarga las consultas rutinarias para que su personal se concentre en los pacientes de la clínica

Dotación interna las 24 horas

Por qué omitir:

• Incluso un técnico de la noche a la mañana cuesta varios miles de dólares al mes en salario y beneficios.
• Alta rotación; reclutas, capacitas y cubres turnos constantemente.

Consejos rápidos para una pila eficiente y preparada para el futuro

1. Prueba primero: Si una herramienta no te afeita durante al menos una hora (o 100 dólares) en los primeros 30 días, olvídala.
2. Integraciones en islas: Todos los sistemas deben enviar los datos a su plataforma de gestión de proyectos y contabilidad; evite hacer malabares manuales con los archivos CSV.
3. Datos exportables: Antes de comprometerse, asegúrese de poder exportar fácilmente los registros de los pacientes, los registros de inventario y las transcripciones de las llamadas.
4. Planifique su ruta de salida: Las herramientas de código abierto y freemium son geniales desde el primer día; solo tienes que tener un plan de migración para cuando llegue el momento de subir de nivel.

Con una combinación inteligente de bases de código abierto, SaaS asequible e inteligencia artificial especializada servicios de contestador, pasarás menos tiempo luchando con el software y más tiempo haciendo lo que más te gusta: ayudar a las mascotas y a su gente.