¿Qué es un agente virtual de IA? (Y cómo pueden usarlos las pequeñas empresas)

Dirigir una pequeña empresa significa llevar muchos sombreros. Gestionas las llamadas, los mensajes, las citas, el marketing y el papeleo, por lo que no es de extrañar que se pierdan algunas comunicaciones con los clientes. Además, cada llamada o mensaje perdido puede significar la pérdida de una oportunidad.

Pero esta es la buena noticia: no tienes que hacerlo todo tú solo. Un agente virtual de IA puede ayudar a gestionar las conversaciones, gestionar la programación y responder a las preguntas de los clientes las 24 horas del día. Esto significa que tiene un aspecto más profesional, ahorra tiempo y no tiene que preocuparse por perder un cliente potencial.

En esta guía, veremos qué es un agente de IA virtual, para qué se utiliza y algunos de sus beneficios y desafíos.

¿Qué es un agente virtual de IA?

En pocas palabras, un agente virtual de IA (a veces llamado simplemente agente virtual) es un ayudante digital que puede chatear con sus clientes de una manera natural y amigable. Entiende lo que preguntan las personas y toma medidas, como responder preguntas, reservar citas o transferir llamadas.

A diferencia de los chatbots de la vieja escuela, que solo arrojan las mismas respuestas predefinidas, un agente de IA virtual en realidad mantiene conversaciones reales. Escucha, responde de una manera que le parece humana e incluso puede acordarse de hacer un seguimiento.

Por ejemplo, en lugar de simplemente responder: «Nuestro horario es de 9 a 5», un agente virtual de IA podría decir: «Hoy estamos abiertos hasta las 5 p. m. ¿Quieres programar una cita para esta tarde?

Esa es la diferencia: los chatbots reaccionan, pero la IA de un agente virtual ayuda.

Cómo funcionan los agentes virtuales de IA (una descripción general sencilla)

No hay necesidad de ser demasiado técnico aquí. Piense en un agente virtual de IA como un miembro confiable del equipo que siempre está disponible y nunca se toma un descanso.

Cuando alguien llama, chatea o envía mensajes de texto a tu empresa, tu agente virtual escucha, descubre lo que la persona necesita y responde de inmediato. Tal vez responde a una pregunta, recibe un mensaje o reserva una cita en tu calendario.

Entre bastidores, aprende de la información, las instrucciones y las preguntas frecuentes de su empresa, por lo que suena natural y profesional. Tú controlas cómo saluda a las personas, qué puede hacer y cuándo debe atraer a una persona real.

Diferentes tipos de agentes virtuales de IA

Los agentes virtuales de IA no son iguales para todos. Según cómo funcione su empresa, es posible que desee un agente que responda a las llamadas, chatee en línea, responda a mensajes de texto o correos electrónicos o automatice las tareas repetitivas. Estos son los tipos principales que verás:

1. Recepcionistas de IA (Agentes de voz de IA)

Si su negocio depende de las llamadas telefónicas, una recepcionista de IA es una excelente opción. Estos agentes de voz responden a las llamadas, saludan a los clientes y se encargan de las tareas rutinarias, como reservar citas o compartir el horario laboral. También pueden reenviar llamadas importantes y enviarte un resumen de lo que ha ocurrido.

Ejemplo:

• Primero — un centro de llamadas y contestador de agentes virtuales de IA asequible que ayuda a las pequeñas empresas a gestionar llamadas, reservar citas, calificar clientes potenciales, enrutar a las personas que llaman y enviar mensajes de texto de seguimiento las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

2. Chatbots conversacionales (agentes de chat impulsados por IA)

Los chatbots conversacionales son un paso adelante con respecto a los bots básicos. Estos agentes virtuales con tecnología de inteligencia artificial pueden mantener conversaciones reales en su sitio web, a través de mensajes de texto o en las redes sociales. Responden a las preguntas, califican a los clientes potenciales e incluso ayudan con los pedidos de una manera amigable y similar a la humana.

Ejemplos:

• Aleta de intercomunicación — automatiza el chat y ayuda a los equipos de soporte a trabajar más rápido.
• Deriva — chatea con los visitantes del sitio web y los convierte en clientes potenciales.
• Ada — responde a las preguntas frecuentes a través de mensajes de texto o correo electrónico y envía preguntas difíciles al servicio de asistencia humana.

3. Agentes de automatización de tareas o flujos de trabajo

Estos agentes virtuales trabajan entre bastidores y automatizan las tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos de seguimiento, la actualización de su CRM o la confirmación de citas.

Ejemplos:

• Conversica — hace un seguimiento de los clientes potenciales para reservar reuniones automáticamente.
• Moveworks — gestiona las solicitudes de TI y recursos humanos para las empresas.
• Agentes de IA de Zapier — conecta sus aplicaciones y automatiza los flujos de trabajo rutinarios.

4. Agentes de IA híbrida

Los agentes híbridos combinan la voz, el chat y la automatización en un solo sistema. Por ejemplo, Upfirst puede responder llamadas, enviar mensajes de texto unidireccionales y actualizar su calendario por sí solo.

Entonces, ya sea que necesite un servicio de contestador telefónico, soporte por chat o automatización de tareas, se puede configurar una IA de agente virtual para que se comunique con los clientes de la misma manera que usted hace negocios.

Beneficios clave para las pequeñas empresas

Estas son las razones por las que cada vez más pequeñas empresas eligen agentes virtuales de IA:

• Siempre disponible: Gestiona llamadas, textos o mensajes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para no perdértelo nunca.
• Imagen profesional: Todos los clientes reciben ayuda y respuestas rápidas.
• Ahorra tiempo y dinero: No es necesario contratar personal adicional ni pagar horas extras.
• Fácil de escalar: Ya sea que reciba 10 llamadas al día o 100, su agente de IA puede mantenerse al día.
• Servicio uniforme: Los clientes siempre reciben respuestas claras y útiles.

Casos de uso comunes (con ejemplos reales)

Los agentes virtuales basados en inteligencia artificial pueden ayudar a casi cualquier tipo de empresa. Estas son algunas de las formas más populares en las que se utilizan y las herramientas que hacen que esto suceda:

1. Servicio y soporte al cliente

Si recibes muchas llamadas o mensajes, un agente de IA virtual puede saludar a los clientes, responder a las preguntas frecuentes y enviar solicitudes a la persona adecuada.

Ejemplos:

• Primero — Recepcionista de IA que atiende las llamadas las 24 horas del día.
• Premeditación — automatiza los tickets y las respuestas del servicio de asistencia.
• Ada — Agente de chat con IA para soporte instantáneo.

2. Programación de citas

Ideal para salones, talleres de reparación u consultorios médicos, o en cualquier lugar donde los clientes necesiten reservar tiempo. Estos agentes confirman, reprograman o cancelan las citas automáticamente.

Ejemplos:

• Primero — se conecta con Google Calendar, Outlook y Clio para gestionar las reservas (habrá más software de calendario por venir).
• IA Drift — configura demostraciones y consultas de ventas.
• Conversica — reserva reuniones con nuevos clientes potenciales.

3. Calificación de ventas y clientes potenciales

En lugar de hacer un seguimiento manual de cada nuevo cliente potencial, deja que tu agente virtual de IA lo haga por ti. Puede calificar a los clientes potenciales y enviar los mejores a su equipo de ventas.

Ejemplos:

• Primero - puede hacer a las personas que llaman su conjunto específico de preguntas para calificar y captar nuevos clientes potenciales
• Aleta de intercomunicación — automatiza los chats de clientes potenciales en tu sitio web.
• Deriva — chatea con los visitantes y dirige a los clientes potenciales a tu equipo.
• Conversica — nutre los clientes potenciales entrantes sin trabajo manual.

4. Soporte interno y recursos humanos

Los agentes virtuales de IA no son solo para los clientes. Su equipo interno puede utilizarlos para ahorrar tiempo en tareas como el restablecimiento de contraseñas o la formulación de preguntas sobre políticas.

Ejemplos:

• Moveworks — Soporte de IA para equipos de TI y RRHH.
• Leena AI — automatiza las preguntas de RRHH y la incorporación.

5. Empresas basadas en servicios (respuesta telefónica)

Si eres plomero, electricista o paisajista, no siempre puedes contestar el teléfono. La recepcionista de un agente virtual con inteligencia artificial se asegura de que nunca te pierdas una llamada, incluso fuera del horario de atención.

Ejemplos:

• Primero — responde a todas las llamadas, dirige las llamadas importantes y envía resúmenes a su equipo.
• Smith.ai — combina inteligencia artificial y recepcionistas en vivo.
• Buena decisión — un Servicio de contestador con IA que atiende llamadas 24 horas al día.

6. Comercio electrónico y venta minorista

Los agentes de IA pueden gestionar automáticamente las preguntas sobre pedidos, devoluciones y actualizaciones de envíos.

Ejemplos:

• Agente de IA de Zendesk — responde a los tickets de soporte y a las preguntas.
• Con mucho gusto — ayuda a las marcas minoristas con mensajes personalizados.

Desafíos y aspectos a tener en cuenta

Incluso el mejor agente virtual con tecnología de inteligencia artificial necesita un poco de configuración:

• Deberás proporcionar la información de tu empresa, las preguntas frecuentes y el tono preferido.
• Asegúrese de que el idioma coincida con su marca y suene natural.
• Vigile la privacidad y precisión de los datos.

Una vez que esté en funcionamiento, su agente de IA virtual puede ahorrarle horas cada semana y ayudar a que su empresa funcione sin problemas.

El futuro de los agentes virtuales de IA

Los agentes virtuales de IA son cada día más inteligentes. El software más reciente puede pensar, planificar y gestionar tareas más complejas por sí solo.

Para las pequeñas empresas, esto significa que tendrá acceso a potentes herramientas de automatización que antes solo estaban disponibles para las grandes empresas.

Agente virtual todo en uno con tecnología de inteligencia artificial

Imagine una IA de un solo agente virtual que podría gestionar todos los puntos de contacto con los clientes: llamadas telefónicas, chat en vivo, SMS, correos electrónicos y tareas de back-end, todo en una sola plataforma.

Si bien ningún proveedor importante ofrece esto por completo todavía, la tecnología avanza rápidamente en esa dirección. Los futuros agentes virtuales de IA todo en uno podrían actuar como miembros de un equipo completamente digital:

• Saludar a los clientes por su nombre,
• Gestionar las reservas y los pagos,
• Enviar cotizaciones o recordatorios, y
• Seguimiento automático en todos los canales.

En otras palabras, el agente todo en uno combinará las mejores partes de la IA: los recepcionistas, los agentes de chat y las herramientas de automatización, haciendo posible una verdadera comunicación de extremo a extremo.

Esto significa que un cliente puede hablar con una recepcionista por teléfono y la conversación puede continuar por mensaje de texto o correo electrónico, o iniciar una conversación en el chat web y continuar la misma conversación por teléfono.

Cómo empezar

¿Estás listo para probar un agente de IA virtual? Comience con algo pequeño y desarrolle desde allí:

1. Averigua dónde pierdes más tiempo (llamadas perdidas, respuestas tardías en el chat, preguntas repetidas, programación).
2. Elige un área para empezar, como las llamadas fuera del horario de atención o la reserva de citas.
3. Entrene a su agente de IA con los detalles de su empresa y las preguntas más frecuentes.

Conclusión

Los agentes virtuales de IA están transformando la forma en que se comunican las pequeñas empresas. Ayudan a los propietarios de empresas a mantenerse conectados, a tener un aspecto profesional y a ahorrar un tiempo valioso.

Ya sea que necesite un agente virtual, recepcionista con inteligencia artificial para las llamadas o un asistente de chat para reservar citas, herramientas como Upfirst lo ayudan a gestionar todas las interacciones con los clientes de forma rápida, asequible y a cualquier hora.

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