¿Qué ventaja tienen los servicios de contestador sobre los contestadores automáticos?

Cuando un cliente potencial llama a tu empresa y recibe un contestador automático, ¿qué pasa después? Según la investigación, 80% de las personas que llaman quienes acceden al correo de voz no dejan mensajes porque creen que no van a recibir una llamada. Eso es un montón de oportunidades perdidas.

Entonces, ¿podría ser el momento de dejar los torpes contestadores automáticos en el pasado? ¿El correo de voz sigue sirviendo para algo en la década de 2020? La diferencia no radica solo en actualizar la tecnología para que se adapte al resto de la gente, sino en transformar la forma en que su empresa capta clientes potenciales, atiende a los clientes y se presenta ante las personas que llaman.

La evolución: contestador automático versus servicio contestador

¿Recuerdas el conocido saludo y el pitido de los contestadores automáticos tradicionales? Si bien fueron revolucionarios en su época, han quedado anticuados para las necesidades empresariales actuales.

Los contestadores automáticos simplemente graban los mensajes. Eso es todo. No interactúan, no responden preguntas ni brindan asistencia inmediata a las personas que llaman, por lo que se preguntan si has recibido su mensaje.

Los servicios de contestador, por el contrario, interactúan activamente con las personas que llaman. Representan a su empresa, responden a preguntas frecuentes y ayudan a captar clientes potenciales. Es como tener una recepcionista trabajando para ti en todo momento, menos el salario anual más los beneficios.

El mundo sigue avanzando hacia una gratificación instantánea más rápida (en serio, ¿qué tan «instantánea» puede volverse instantánea?) Las personas esperan respuestas inmediatas y, si no reciben una respuesta tuya de inmediato, llaman a la siguiente persona que pueda recibirla.

¿Dejar un mensaje u obtener servicio inmediato?

Un servicio de respuesta es preferible a un contestador automático porque un servicio de respuesta proporciona una interacción inmediata y personalizada. Puede mantener una conversación en su nombre para ayudar a la persona que llama, ya sea respondiendo a una pregunta, programando una cita o respondiendo a una llamada.

Considera este escenario: un cliente potencial llama por tus servicios fuera del horario de atención. Con un contestador automático, escuchan: «No estamos disponibles. Deja un mensaje».

Con un servicio de recepcionista virtual, es posible que escuchen: «Gracias por llamar a ABC Plumbing. Mientras nuestra oficina esté cerrada, puedo ayudar a responder preguntas sobre nuestros servicios de emergencia, programar una cita para mañana o enviar un mensaje detallado a nuestro equipo».

La diferencia es llamativa. Una es fría e impersonal; la otra hace que los clientes se sientan valorados y escuchados.

Capture más oportunidades, citas y clientes

Todos los servicios de contestador le dirán que una llamada perdida representa una posible pérdida de ingresos y, sinceramente, es cierto. Para las empresas de servicios, esto puede resultar especialmente costoso. Llamadas perdidas para las empresas de servicios a domicilio puede costarles hasta la asombrosa cifra de 12.600 dólares al mes.

Con un contestador automático, básicamente le estás diciendo a las personas que llaman que lo intenten de nuevo más tarde o que dejen su información de contacto sin garantía de cuándo responderás. Y si acaban dejando un mensaje de voz, es posible que acaben en lo que llamamos el «agujero negro del correo de voz», en el que nadie se pondrá en contacto con ellos.

Los servicios de respuesta aprovechan estas oportunidades de la siguiente manera:

1. Conversión de consultas en citas en tiempo real
2. Recopilación de información detallada de posibles clientes potenciales
3. Proporcionar respuestas inmediatas a las preguntas más frecuentes
4. Dirigir los asuntos urgentes al personal de guardia

Una empresa de techado que recientemente se inscribió en Upfirst, una Servicio de contestador con IA, necesitaba ayuda para captar llamadas fuera del horario laboral por las noches y los fines de semana. La gente los llamaba para pedirles que hicieran inspecciones y les pidieran un presupuesto.

El problema era que estos correos de voz no iniciaban sesión en su CRM, por lo que a menudo perdían nuevos clientes e ingresos porque se olvidaban fácilmente de ellos. Si podían, querían evitar pagar de más por los servicios de contestador tradicionales, por lo que optaron por Upfirst.

Abandonaron el correo de voz y empezaron a desviar las llamadas fuera del horario de atención directamente a Upfirst en lugar de al correo de voz, utilizando nuestro servicio de gestión de llamadas fuera de horario. Ahora, todos los detalles de las personas que llaman se capturan incluso cuando están fuera de la oficina, lo que les brinda más oportunidades de convertir a las nuevas personas en clientes de pago.

Construir una imagen profesional duradera

Su sistema telefónico es a menudo la primera impresión que los clientes potenciales tienen de su negocio. Un contestador automático puede hacer que incluso las empresas establecidas parezcan pequeñas o poco profesionales.

Los servicios de contestador profesional mejoran la imagen de su marca al proporcionar interacciones consistentes y refinadas con cada persona que llama. Para las pequeñas empresas que buscan competir con empresas más grandes, ofrecer este tipo de experiencia es muy valioso.

Los servicios de contestador brindan más flexibilidad

Los contestadores automáticos se quedan ahí, solo pueden grabar mensajes cuando no estás disponible. Los servicios de contestador ofrecen mucha más flexibilidad:

• Pueden gestionar las llamadas excesivas durante los períodos de mayor actividad, lo que garantiza que ninguna persona espere demasiado.
• Brindan cobertura las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite a su empresa atender a los clientes en diferentes zonas horarias o fuera del horario comercial habitual.
• Se adaptan a su negocio, aprenden cuáles son sus servicios y se pueden personalizar para que se ajusten a lo que necesita en lo que respecta a la gestión de llamadas.

Cuando escala, su servicio de contestador crece con usted

Cuando tu negocio crezca y sigas confiando en un contestador automático, el volumen de llamadas también aumentará, sin duda, y la cantidad de correos de voz que recibas eventualmente se acumulará, lo que dificultará cada vez más el seguimiento y el seguimiento de los clientes.

Un servicio de contestador puede adaptarse perfectamente a la situación actual de su empresa y también adaptarse a su crecimiento. Su volumen de llamadas aumenta, pero su servicio no falla porque un agente siempre estará ahí para recibir a la persona que llama.

Cómo los servicios de contestador pueden automatizar su trabajo

¿Los contestadores automáticos pueden recopilar la información de la persona que llama y enviarla a tu calendario u otras herramientas de CRM? No, es probable que tengas que realizar ese trabajo administrativo manualmente con tus propios dedos.

Los servicios de contestador pueden recopilar, actualizar y enviar la información de los clientes directamente a sus herramientas de software que ayudan a administrar su empresa, lo que le elimina las horas de trabajo manual.

• Escenario: Eres un personal de mantenimiento local que confía en Google Calendar para mantener tu agenda completa y organizada. Cada vez te sientes más insatisfecho con la pérdida de clientes potenciales a causa de las llamadas perdidas porque estás abrumado, y contratas a un servicio de contestador personal para atender llamadas por ti. En lugar de transmitirte las solicitudes de citas de los clientes, el servicio puede integrarse directamente con tu calendario y reservar citas cuando los clientes llamen sin que tú tengas que hacer nada. Ahora puedes concentrarte en completar el trabajo del día que tienes por delante.

Consideraciones sobre los costos: las matemáticas sorprendentes

Muchos propietarios de negocios asumen que los servicios de contestador son caros. Tradicionalmente, tienen razón: los operadores humanos cuestan como mínimo cientos de dólares al mes.

Sin embargo, las soluciones basadas en inteligencia artificial ya están aquí y están nivelando las condiciones para que cualquier pequeña empresa pueda permitirse gestionar las llamadas y obtener funciones útiles como la transferencia de llamadas y las notificaciones de resumen de llamadas.

Analicemos la comparación de costos reales:

Un contestador automático cuesta relativamente poco por adelantado, pero tenga en cuenta los costos ocultos:

• Oportunidades perdidas (un solo cliente potencial perdido puede costar cientos o miles de dólares en ingresos perdidos)
• Tiempo dedicado a revisar y responder a los mensajes
• Costos de imagen profesional (aspecto pequeño o poco profesional)

Los servicios de respuesta de IA, como Upfirst, comienzan en 24,95 dólares al mes, menos de lo que muchas empresas gastan en café cada semana. Por esta inversión, contrata a un profesional servicio de gestión de llamadas que funciona 24 horas al día.

El ROI se hace evidente si se tiene en cuenta que la captación de un solo cliente adicional por mes normalmente compensa el servicio muchas veces.

Hacer la transición: más fácil de lo que cree

Cambiar de un contestador automático a un servicio de contestador es sorprendentemente sencillo. Según el servicio de contestador que elija, el proceso normalmente implica:

1. Configuración de la cuenta (5 minutos)
2. Personalización de su recepcionista virtual con información sobre su negocio (de 10 a 20 minutos)
3. Reenviar tu número de teléfono actual al servicio (2 minutos)

No es necesario instalar hardware ni realizar una formación complicada, y puede estar listo y funcionando en menos de 30 minutos.

¿Un servicio de contestador es adecuado para su empresa?

Si bien los servicios de contestador ofrecen ventajas evidentes, son particularmente valiosos para:

• Empresas de servicios en las que las llamadas perdidas se traducen directamente en pérdida de ingresos (plomeros, electricistas, abogados, etc.)
• Empresas con volúmenes de llamadas impredecibles que no pueden justificar un personal de recepción a tiempo completo
• Empresarios individuales y equipos pequeños que necesitan mantener una imagen profesional y, al mismo tiempo, centrarse en su trabajo principal
• Empresas que valoran la experiencia del cliente y quieren garantizar que las personas que llaman siempre reciban una respuesta útil

Cómo empezar con Upfirst

¿Quiere saber cómo un servicio de contestador puede ayudar a su empresa? Puedes probar Upfirst de forma gratuita y comprobar si es adecuado para tu empresa. La gente usa Upfirst todos los días para:

• Reciba resúmenes de llamadas con notificaciones instantáneas por SMS o correo electrónico, para que siempre estén al tanto de quién llamó y por qué
• Capte nuevos clientes recopilando información y enviándola a sus CRM, como Hubspot
• Transfiere las llamadas a la persona adecuada en función de lo que diga la persona que llama (por ejemplo, situaciones de emergencia en las que la persona que llama necesita ayuda lo antes posible)
• Responda preguntas comunes como precios, servicios, horarios y más

Pruébalo ¡hoy! Además, nuestro equipo siempre está disponible para mostrarle una demostración gratuita o ayudarlo a configurarlo rápidamente.

Por qué es preferible un servicio de respuesta a un contestador automático

Las ventajas que tienen los servicios de contestador sobre los contestadores automáticos van mucho más allá de la simple recepción de mensajes. Transforman la forma en que su empresa se comunica, aprovecha las oportunidades y se presenta ante el mundo.

En una época en la que la experiencia del cliente suele decidir qué empresas prosperan y cuáles se quedan atrás, pasar de un contestador automático a un servicio de contestador profesional representa una de las inversiones con mayor ROI que puede realizar una pequeña empresa.

La pregunta no es si puede pagar un servicio de contestador automático, sino si puede permitirse seguir usando un contestador automático.

Preguntas frecuentes

P: ¿Sabrán las personas que llaman que están hablando con un servicio de contestador?
R: La mayoría de las personas que llaman no se dan cuenta de que no están hablando directamente con su personal, aunque a veces sucede. Dicho esto, servicios de contestador están diseñados para que suenen como una extensión de tu marca, por lo que seguirán sintiéndote como «tú» cuando las personas que llaman se pongan en contacto contigo.

P: ¿Qué sucede si el servicio de contestador no puede responder a una pregunta específica?
R: Los servicios de calidad están capacitados para recibir mensajes detallados cuando no pueden proporcionar información específica, lo que garantiza que la persona que llama se sienta escuchada y que usted reciba toda la información que necesita para realizar un seguimiento eficaz.

P: ¿Cómo gestionan los servicios de respuesta los asuntos urgentes?
R: La mayoría de los servicios ofrecen opciones de desvío de llamadas para situaciones urgentes según los criterios que defina. Esto garantiza que los asuntos urgentes le lleguen de inmediato y, al mismo tiempo, que las llamadas rutinarias se gestionen de forma adecuada.

P: ¿Puedo personalizar la información que mi servicio de contestador proporciona a las personas que llaman?
R: Sí, los servicios como Upfirst le permiten crear una base de conocimientos con información específica sobre su empresa, servicios, precios y políticas a la que puede acceder su recepcionista virtual cuando habla con las personas que llaman.