Las 10 mejores aplicaciones para automatizar tu vida como administrador de propiedades

El cobro de alquileres, la coordinación del mantenimiento, las renovaciones de los arrendamientos, la contabilidad, la selección de inquilinos... todas estas son tareas repetitivas a las que no deberías tener que dedicar tiempo manualmente.

Ahí es donde entra en juego la automatización. Las herramientas adecuadas no solo facilitarán la vida, sino que también reducirán los errores humanos y ayudarán a mantener contentos a los inquilinos. El truco está en elegir aplicaciones que realmente ahorren tiempo sin generar más trabajo.

A continuación se muestran diez de las mejores aplicaciones para automatizar las partes más tediosas de la administración de propiedades.

1. Buildio

Qué hace: Plataforma de servicio completo para el cobro de alquileres, el mantenimiento, la contabilidad y la comunicación con los inquilinos.

Por qué ayuda: BuildioSus funciones de automatización cubren casi todos los aspectos: envía recordatorios de alquiler, aplica cargos por pagos atrasados, dirige las solicitudes de mantenimiento a los proveedores y genera automáticamente las declaraciones de los propietarios. Las herramientas de contabilidad se integran con QuickBooks y puedes configurar pagos recurrentes o procesar órdenes de trabajo por lotes.

Ejemplo práctico: En lugar de recordar manualmente a los inquilinos que el alquiler está vencido o perseguir los pagos atrasados, Buildium envía recordatorios programados y hace cumplir automáticamente su política de cargos por mora.

Ideal para: Portafolios de tamaño mediano a grande que necesitan una automatización sólida en un solo lugar.

2. Primero

Qué hace: Impulsado por IA servicio de contestador de administración de propiedades que gestiona las llamadas entrantes, recibe mensajes, programa citas y responde a las preguntas frecuentes.

Por qué ayuda: Los administradores de propiedades reciben muchas llamadas, y muchas de ellas no requieren su atención directa. Primero puede filtrar las llamadas según sus preferencias, recibir mensajes y reenviar solo los importantes. También puede responder a preguntas frecuentes sobre el alquiler, el mantenimiento y más, para que no tengas que repetir la misma información una y otra vez. Es como tener un servicio de recepcionista virtual que está dedicado exclusivamente a su negocio.

Ejemplo práctico: Un inquilino llama por la pérdida de una llave a las 10 p.m. Upfirst identifica que no es una emergencia, comparte su política de cerrajería, registra la llamada y le envía un resumen y una transcripción, sin necesidad de despertarse tarde por la noche.

Ideal para: Administradores de propiedades que quieren dejar de estar pegados a sus teléfonos y no perder nunca una llamada importante.

3. AppFolio

Qué hace: Software de administración de propiedades con una interfaz elegante y potentes funciones de automatización.

Por qué ayuda: Desde el arrendamiento y el mantenimiento en línea hasta el marketing y la contabilidad, AppFolio lo cubre todo. También incluye un asistente de arrendamiento con inteligencia artificial que hace un seguimiento automático de los clientes potenciales y puede ayudar a cerrar los arrendamientos más rápido. Los paneles de control en tiempo real ofrecen una imagen clara del rendimiento, lo que ayuda a agilizar la toma de decisiones.

Ejemplo práctico: AppFolio puede responder automáticamente a las nuevas consultas sobre anuncios, programar visitas e incluso guiar a los solicitantes durante el proceso de arrendamiento, todo ello sin necesidad de introducir datos manuales.

Ideal para: Portafolios más grandes, especialmente con propiedades comerciales o de uso mixto.

4. TenantCloud

Qué hace: Plataforma de administración de propiedades todo en uno que simplifica las tareas diarias.

Por qué ayuda: Nube de inquilinos es ideal para carteras pequeñas y medianas. Automatiza los pagos de alquiler, los cargos por pagos atrasados, el seguimiento de los arrendamientos y las solicitudes de mantenimiento. Incluso incluye herramientas de marketing como anuncios de propiedades y selección de inquilinos.

Ejemplo práctico: Puedes configurar recordatorios automáticos de pago de alquiler y cargos recurrentes, además de enviar las solicitudes de mantenimiento directamente a tus proveedores preferidos.

Ideal para: Propietarios o administradores con entre 5 y 50 unidades que desean la automatización sin una curva de aprendizaje pronunciada.

5. Entre Redi

Qué hace: Aplicación compatible con dispositivos móviles que gestiona el cobro del alquiler, el mantenimiento y la comunicación con los inquilinos.

Por qué ayuda: Alquila Redi se centra en lo esencial. Automatiza el cobro de pagos, permite a los inquilinos denunciar los problemas de mantenimiento a través de la aplicación (incluido el vídeo) y se integra con TransUnion para evaluar a los inquilinos. Incluso puedes configurar cargos automáticos por pagos atrasados.

Ejemplo práctico: Un inquilino informa de una filtración a través de un vídeo y RentRedi envía automáticamente un mensaje de texto a su fontanero preferido mientras le avisa con un resumen.

Ideal para: Propietarios y administradores de propiedades prácticos que desean una herramienta que dé prioridad a los dispositivos móviles con funciones de automatización principales.

6. Artículos inmobiliarios

Qué hace: Solución de administración de propiedades diseñada específicamente para alquileres unifamiliares.

Por qué ayuda: Material inmobiliario facilita la administración de viviendas unifamiliares a gran escala. Automatiza las inspecciones, los pagos recurrentes y la presentación de informes a los propietarios. Los flujos de trabajo de mantenimiento se pueden personalizar y las funciones de contabilidad incluyen el seguimiento completo del registro.

Ejemplo práctico: Programe inspecciones trimestrales de la propiedad en todas sus unidades y Propertyware notificará automáticamente a los inquilinos, asignará proveedores y documentará los resultados.

Ideal para: Administradores de propiedades con más de 50 viviendas unifamiliares que necesitan una personalización profunda.

7. Hemlane

Qué hace: Software de arrendamiento y administración de propiedades con la opción de utilizar agentes locales para obtener asistencia inmediata.

Por qué ayuda: Hemlane combina una automatización sólida con el apoyo humano. Puedes automatizar los pasos del arrendamiento (anuncio, selección, firma), el cobro del alquiler y la clasificación del mantenimiento. Luego, si lo necesitas en persona, puedes asignar agentes locales de su red.

Ejemplo práctico: Puedes automatizar el proceso de publicación y arrendamiento de una vacante y, a continuación, asignar un agente local para que se encargue de las inspecciones de visitas y mudanzas.

Ideal para: Propietarios de otros estados o cualquier persona que administre propiedades de forma remota.

8. Bucle de puerta

Qué hace: Software moderno de administración de propiedades basado en la nube con automatización con todas las funciones.

Por qué ayuda: Bucle de puerta cubre la contabilidad, el mantenimiento y la comunicación en un panel centralizado. Es intuitivo y rápido de configurar, con plantillas para arrendamientos, informes y flujos de trabajo de mantenimiento. Los pagos del alquiler son automáticos y los inquilinos reciben recordatorios por correo electrónico y mensajes de texto.

Ejemplo práctico: DoorLoop envía automáticamente las solicitudes de mantenimiento al proveedor correspondiente, rastrea el estado y hace un seguimiento con los inquilinos una vez finalizado el trabajo.

Ideal para: Gerentes que desean un control total sin una curva de aprendizaje pronunciada.

9. Estudio para propietarios

Qué hace: Software de gestión y contabilidad de alquileres con herramientas que dan prioridad a los dispositivos móviles.

Por qué ayuda: Estudio para propietarios ofrece la sincronización automática de los ficheros bancarios, el seguimiento del kilometraje y el escaneo de recibos, todo ello orientado a mantener sus finanzas en orden. Incluso te permite enviar recordatorios de alquiler y hacer un seguimiento de tus ingresos estés donde estés.

Ejemplo práctico: Tome una foto de un recibo y se registrará automáticamente en una propiedad específica. Mientras tanto, se registra el kilometraje de ida y vuelta a esa unidad para la temporada de impuestos.

Ideal para: Pequeños propietarios que quieren libros limpios y datos listos para pagar impuestos.

10. Stessa

Qué hace: Herramienta gratuita de seguimiento financiero creada para inversores inmobiliarios.

Por qué ayuda: Stessa rastrea el rendimiento de la propiedad, automatiza los informes de ingresos y gastos y genera documentación lista para impuestos. Se sincroniza con sus cuentas bancarias y clasifica los gastos automáticamente. Puedes escanear los recibos desde tu teléfono, que enlaza con los formularios del Anexo E.

Ejemplo práctico: A la hora de pagar impuestos, exporta todos tus informes de ingresos, gastos y depreciación con un clic, sin tener que buscar en las hojas de cálculo.

Ideal para: Inversores que se preocupan por el flujo de caja y la eficiencia fiscal.

Envolviéndolo

La administración de propiedades ya es un trabajo de tiempo completo; no necesita perder más tiempo en tareas repetitivas. Con la combinación adecuada de herramientas, puede automatizar las partes del trabajo que le quitan tiempo, reducir el riesgo de errores humanos y mejorar la experiencia de sus inquilinos.

No todas las aplicaciones de esta lista serán adecuadas para todos. Algunas son mejores para los pequeños propietarios, otras para los administradores a gran escala. Pero el objetivo es el mismo: dejar de trabajar para poder centrarse en tareas de mayor valor (o tal vez incluso tomarse un día libre sin preocuparse de que todo el sistema se desmorone).

Si aún no utilizas la automatización, ahora es el momento de empezar. Tu yo futuro te lo agradecerá.