Si su negocio depende de las citas, la forma en que contesta el teléfono juega un papel importante a la hora de crear una primera impresión positiva. Un guion sencillo para programar citas te ayuda a mantenerte organizado, evitar errores y hacer que la persona que llama se sienta atendida. Básicamente, hace que las cosas funcionen sin problemas los días en que todo lo demás parece un caos controlado.
A continuación, encontrarás guiones para configurar citas que funcionan en cuestión de minutos, incluidos ejemplos para clientes nuevos, clientes que regresan, reprogramación de llamadas, confirmaciones y más. Puedes copiar y pegar cualquiera de estos elementos en la guía de formación de tu equipo sin ningún problema.
Repasemos algunos de los mejores guiones de configuración de citas que hacen que la programación sea fácil, coherente y un poco más fácil para todos.
Por qué es importante tener un guion de programación
La mayoría de las pequeñas empresas no tienen una recepcionista a tiempo completo ni un programador de citas dedicado. La mayoría de las veces, tú y tu equipo pasáis de una tarea a otra a la vez, lo que hace que sea demasiado fácil que las llamadas telefónicas desvíen lo que estaban haciendo.
Un guion claro de configuración de citas le ayuda a:
- Mantén la coherencia de todas las llamadas
- Capacite rápidamente a los nuevos miembros del equipo o a las personas que programan citas
- Evite las reservas dobles (porque nadie quiere ese incómodo momento de «en realidad... ambos tienen previsto salir a las 3 de la tarde»)
- Haga que las personas que llaman se sientan apoyadas
- Reduzca los errores causados por las prisas
Si su empresa depende de las reservas, contar con guiones de configuración de citas confiables es una de las maneras más fáciles de ofrecer una experiencia más fluida tanto para su equipo como para sus clientes.
La estructura básica de cualquier llamada de programación de citas
Los mejores guiones de configuración de citas siguen un formato sencillo que funciona en cualquier sector:
- Saludo amistoso
Ayuda a establecer un tono acogedor. - Identificar las necesidades de la persona que llama
Una pregunta como «¿Qué puedo ayudarte a programar hoy?» hace que sea sencillo. - Reúna los detalles clave
Nombre, número de teléfono, tipo de servicio, días y horarios preferidos. - Ofrecer franjas horarias disponibles
Ofrecer una o dos opciones hace que sea más fácil para las personas que llaman decidir. - Confirma la cita
Repetir los detalles ayuda a evitar errores. - Cierra la llamada cortésmente
Termina la conversación con una nota positiva.
A continuación encontrarás guiones prácticos que tu equipo puede empezar a usar de inmediato.
Guiones telefónicos listos para usar para programar citas
Estos ejemplos incluyen algunas de las mejores opciones de ejemplo de guiones de configuración de citas. Son sencillas, claras y fáciles de seguir para cualquier miembro de tu equipo.
Guión para programar una nueva cita con un cliente
Qué hace este script:
Este es un útil guion para programar citas para salones, clínicas, contratistas y otras empresas de servicios que dan la bienvenida a nuevos clientes.
Guión de configuración de citas:
«Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. Este es [Nombre]. ¿Cómo puedo ayudarlo hoy?
Puedo ayudarte a programarlo. ¿Me puede dar su nombre y el mejor número de teléfono para comunicarme con usted?
¿Qué día u hora suele funcionar mejor para usted?
Tenemos disponibilidad en [Opción A] y [Opción B]. ¿Cuál preferiría?
Genial. Lo tengo programado para [Fecha] a [Hora] para [Servicio]. Recibirás una confirmación en breve. ¿Hay algo más en lo que pueda ayudarte hoy?
Gracias por llamar. Esperamos verle pronto».
Guión para programar la devolución de un cliente
«Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. Este es [Nombre]. ¿Cómo puedo ayudarlo?
Puedo ayudarte a reservarlo de nuevo. ¿Tiene un día u hora preferidos?
Actualmente tenemos disponibles [Opción A] y [Opción B].
Perfecto. Ya está todo listo para [Fecha] a [Hora]. Que tengas un buen día».
Guión para reprogramar una cita
«Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. ¿Cómo puedo ayudarte hoy?
Puedo ayudarte a cambiar esa cita. ¿Qué cita vamos a reprogramar?
Voy a echar un vistazo a la disponibilidad. Podemos ofrecer [Opción A] u [Opción B]. ¿Cuál funciona mejor para ti?
Genial. Su nueva cita está confirmada para [Nueva fecha] a las [Nueva hora]. Recibirás una confirmación actualizada en breve».
Guión para gestionar una cancelación
«Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. Este es [Nombre]. ¿En qué puedo ayudarlo?
Puedo encargarme de la cancelación por ti. ¿Qué cita debo cancelar?
Ya está todo listo. La cita se ha cancelado. Si alguna vez quieres cambiar la cita, no dudes en llamar en cualquier momento. Que tengas un buen día».
Guión para cuando tu agenda esté llena
Este es uno de los guiones de configuración de citas que funciona en cuestión de minutos porque ofrece a las personas que llaman una alternativa rápida cuando no hay espacios disponibles.
«Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. Estaré encantado de ayudarte a programar. Por el momento, tenemos todo reservado para [período de tiempo].
Nuestras próximas vacantes son [Opción A] u [Opción B]. ¿Alguna de las dos opciones funcionaría para usted?
De lo contrario, puedo añadirte a nuestra lista de espera e informarte si hay una hora más temprana disponible. ¿Qué opción preferiría?»
Guión para la consulta de precios y la reserva de citas
«Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. ¿Cómo puedo ayudarte?
Puedo repasar los precios contigo. El precio de [Servicio] es [Precio]. Si lo desea, puedo ayudarlo a reservar una cita ahora.
¿Qué día u hora funciona mejor para ti?
Genial. Estás reservado para [fecha] a [hora]. En breve se enviará una confirmación».
Guión para llamadas de confirmación de citas
«Hola, soy [Nombre] de [Nombre de la empresa]. Te llamo para confirmar tu cita para [fecha] a [hora]. ¿Eso todavía funciona para ti?
Genial. Nos vemos pronto».
Guión para el seguimiento del correo de voz o de las llamadas perdidas
«Hola, soy [Nombre] de [Nombre de la empresa]. Vimos que perdimos tu llamada y queríamos registrarnos. ¿En qué puedo ayudarlo hoy?»
Guiones de configuración de citas específicos de la industria
Estas son variaciones simples según su tipo de negocio.
Guión para programar citas médicas o dentales
«Gracias por llamar a [Nombre del consultorio]. Este es [Nombre]. ¿Cómo puedo ayudarlo?
Puedo ayudarte a programarlo. ¿Puedo tener el nombre completo y la fecha de nacimiento del paciente?
Nuestras próximas citas disponibles son [Opción A] u [Opción B]. ¿Cuál funciona mejor?
Se ha confirmado tu fecha de llegada a las [Hora]. Llegue unos minutos antes para registrarse. Que tengas un buen día».
Guión para programar citas en el salón o spa
«Hola, gracias por llamar a [Nombre del salón/spa]. ¿Qué servicio te gustaría programar?
Perfecto. Actualmente tenemos vacantes en [Opción A] u [Opción B]. ¿Cuál preferirías?
Genial. Estás reservado para [fecha] a [hora]. Se le enviará una confirmación».
Guión de configuración de citas para servicios domiciliarios
«Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. Este es [Nombre]. ¿Con qué servicio necesita ayuda hoy?
Lo tengo. Déjame comprobar la disponibilidad. Podemos optar por la [Opción A] o la [Opción B].
Perfecto. Estás programado para [Fecha] a las [Hora]. Nuestro técnico lo llamará cuando esté de camino».
Guión de configuración de citas de reparación automática
«Hola, gracias por llamar a [Nombre de la tienda]. ¿Qué problema tienes con tu vehículo?
Te puedo ayudar con eso. Tenemos disponibilidad en la [Opción A] o la [Opción B]. ¿Qué opción funciona para ti?
Genial. Estás programado para [Fecha] a las [Hora]. Esperamos poder ayudar».
Mejores prácticas para atender llamadas con cita
Estos sencillos hábitos ayudan a que cualquier guion de programación de citas sea natural y profesional:
- Hable con claridad y confianza
- Sonríe mientras hablas porque ayuda a tu tono
- Confirme todos los detalles antes de finalizar la llamada
- Evite interrumpir o apresurarse
- Usa tu software de calendario para evitar errores
- Mantén tu tono tranquilo y amistoso
- Termine siempre con los próximos pasos claros
Estos consejos ayudan a que el guion de su programador de citas suene pulido y coherente.
Desafíos a los que se enfrentan las pequeñas empresas con la programación telefónica
Muchas pequeñas empresas comparten problemas similares, tales como:
- Llamadas perdidas durante las horas punta
- Miembros del equipo que hacen malabares con múltiples tareas
- Fuera del horario laboral llamadas que van directamente al correo de voz
- Falta de comunicación entre el personal
- Errores de programación
- Personal limitado para responder llamadas
- Dificultad para capacitar a los nuevos miembros del equipo
Aquí es donde tanto los guiones de configuración de citas como la automatización pueden marcar una gran diferencia.
Cómo ayuda un asistente de programación de citas con IA
Cada vez más pequeñas empresas utilizan una IA servicio de recepcionista virtual porque se encarga de las partes más lentas de la programación de citas para ellos.
Esto es lo que puede hacer:
Programa citas directamente en tu calendario - Sin ida y vuelta manual.
Nunca se pierde una llamada - Todas las personas que llaman reciben un servicio rápido y confiable.
Disponible 24/7 - Ideal para salones, spas, clínicas, contratistas y más que necesitan un servicio de contestador.
Sigue tus guiones exactos de configuración de citas - Su flujo, sus preguntas y sus políticas se mantienen consistentes.
Suena natural y agradable - Las voces son parecidas a las de los humanos y fáciles de entender.
Asequible para pequeñas empresas - Un precio mensual reemplaza docenas de horas de cobertura telefónica.
Si el teléfono suena sin parar o las citas se te escapan, la automatización puede quitarle una enorme carga a tu equipo.
¿Qué opción es la adecuada para usted?
El personal humano es excelente para situaciones que requieren atención personal o conversaciones más profundas.
Pero para programar llamadas de rutina, los mejores guiones de configuración de citas se combinan con un Asistente telefónico con IA puede gestionar la mayor parte de la carga de trabajo de forma coherente y profesional.
Muchas pequeñas empresas eligen un enfoque híbrido.
La IA responde y programa las llamadas de rutina, mientras que tu equipo interviene cuando algo necesita un toque personal.
Nick Lau is a copywriter and content lead for Upfirst.ai. A self-starter at heart, he dove into marketing in 2015 by launching an e-commerce company, selling private-labeled products on Amazon and Shopify. When he’s not crafting copy, you might spot him on a winding road trip to the coasts or through forests, in search of unexplored places.
